Secretariado

ANTES DA INFORMATIZAÇÃO PERFIL DA SECRETÁRIA ANTES DA INFORMATIZAÇÃO Máquina de trabalho Executar técnicas secretariais ( planejar, organizar arquivos, agendas, viagens, reuniões etc ) APÓS A INFORMATIZAÇÃO Ser comunicativa Produtiva Apresentar trabalho com qualidade

O FUNCIONÁRIO MODERNO Mercado de trabalho moderno  profissionais dinâmicos, atualizados e com poder de decisão (independente da função exercida). Adaptação dos funcionários  informatização Conhecimento das tecnologias

NECESSIDADES DO MERCADO DE TRABALHO DINAMISMO : essencial em um funcionário moderno  saber agir na hora certa.  agir sem perder tempo.  tomar decisões necessárias referentes às suas atividades.

ATUALIZAÇÃO: exigência do mercado de trabalho  conhecimentos tecnológicos  auxílio na execução das atividades.  aperfeiçoamento  cursos e especializações

FUNÇÕES DE UM ESCRITÓRIO Assessorar os coordenadores  função principal de um auxiliar. Transmitir e selecionar informações  atenção à todas as informações relacionadas às funções e transmitir ao chefe conforme importância. Executar tarefas diárias  conhecimento exato do que deve fazer.

TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO  Recursos necessários para manipular adequada e corretamente as tecnologias avançadas.

DESAFIO DO PROFISSIONAL: alcançar metas e objetivos organizacionais específicos; responder rápida e positivamente a qualquer necessidade de mudança nos negócios; capacidade de adequação a mudanças, combinando habilidade de liderança e comunicação; exercer papel decisivo nas questões de gestão da informação e aprimoramento dos processos organizacionais.

INFORMAÇÕES IMPORTANTES AO ENTRAR EM UMA EMPRESA Conhecimento na área de atuação da empresa. Produtos e serviços que a empresa oferece. Setores existentes. Quais os serviços terceirizados da empresa. Pessoas que terá contado direto. Subordinado a quem. Quem lhe passará as atividades a serem desempenhadas.

PERFIL DO FUNCIONÁRIO MODERNO Discrição  Manter-se sempre discreto. Pontualidade  Indispensável. Nunca ausentar-se sem notificar a empresa. Responsabilidade Saber o que fazer, quando fazer e como fazer. Ser consciente em suas tarefas.

Rigor Profissionalismo Rigor Profissionalismo. Estabelecer a qualidade necessária ao trabalho. Participação/Colaboração Assumir posturas que visem a coletividade, trabalhando em equipe. Desafios disposição à busca de novas formas de realização poderá levar ao sucesso pessoal e coletivo.

Postura adequada evitar conversas ao telefone; não comer no local de trabalho; não ser indelicado; evitar conversas no trabalho.

OBSTÁCULOS AO SEU SUCESSO NUMA EMPRESA: Ser indiscreto Desinteressar-se pelo trabalho e profissão Ser impaciente ou insolente Estimular fofocas Descuidar-se da apresentação Exagerar na apresentação pessoal Fazer transações comerciais particulares Ausentar-se por muito tempo da sala de trabalho sem autorização

TÉCNICAS DE RELACIONAMENTO  Respeite o próximo como ser humano.  Saiba ouvir, evite cortar a palavra de quem está falando.  Espere a sua vez.  Controle suas reações.  Respeite cada um pela sua personalidade.  Transmita paz ao ambiente.  Defina bem as palavras que serão usadas, para evitar mal-entendido.  Seja simpático e não use apelidos ou diminutivos entre clientes ou terceiros. Trate as pessoas como gostaria de ser tratado. (Etiqueta Social e Profissional – apostila páginas 19 e 20)

TIPOS DE DOCUMENTOS  Contábeis  recibos, contratos, contra-cheques, etc.  Projetos de qualquer área de criação  arquitetônicos, peças, desenhos, discos, etc.  Relações internas na empresa  comunicados, memorandos, atas, contratos, relatórios, etc.  Relações com os clientes  contratos, correspondências, etc.