Trabalho GQSI “GED” Gerenciamento Eletrônico de Documentos Professor : Hélio Azevedo Grupo 4 : Adriano Granata Diego Bosso Kauê Hortense 5º SI Maitê Rezende Sidnei Carvalho

Introdução Ao longo dos anos as organizações modernas tem acumulado suas informações em documentos textuais formais e informais. Porém, em sua maioria, sem a utilização de uma gestão da informação adequada , grande parte dessa informação perde rápido e sensivelmente teu valor ,além de dificultar a tomada de decisão por parte de seus administradores.

Introdução: A humanidade gerou, nos últimos 50 anos, a mesma quantidade de informação que nos 5 mil anos anteriores. Esse número duplicará nos próximos 26 meses. Em 2010, a informação duplicará a cada 11 horas. Este trabalho aborda a solução tecnológica GED como uma alternativa viável na gestão da informação.

Definição- GED Gerenciamento eletrônico de documentos ou Gestão eletrônica de documentos; é um meio fácil de gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos; é um conjunto de tecnologias e procedimentos para o gerenciamento de documentos e informações em meio digital.

Tecnologias Document Imaging - os documentos em meio físico são convertidos para o meio digital; Document Management – os documentos são gerenciados fisicamente, sem a conversão para o meio digital; Workflow – gerencia o fluxo de documentos dentro de um sistema organizacional; Enterprise Content Management (ECM) – trata da disponibilização da massa de documentos ao público alvo; Entre outras tecnologias.

Tecnologias- Funcionalidades As tecnologias do GED estão divididas em cinco funcionalidades básicas: Captação; Gerenciamento; Armazenamento; Distribuição; Preservação. Dentro dessas funcionalidades, cada tecnologia tem uma função específica. Essas tecnologias, trabalhando reunidas ou isoladamente, promovem a organização de informações não-estruturadas.

Como funciona ??? O GED é um processo que envolve armazenamento de documentos, recuperação, indexação, busca e colaboração. Os documentos podem ter as mais variadas origens e mídias, como papel, microfilme, imagem, som e mesmo arquivos já criados na forma digital. Isso significa que implementar uma solução de GED não significa apenas guardar arquivos eletrônicos, mas viabilizar a construção e o gerenciamento do capital intelectual da companhia.

Como funciona ??? Documentos em papel, antes difíceis de serem consultados, podem ser digitalizados e disponibilizados através da Web. Documentos eletrônicos, de diversos formatos, podem ser pesquisados e recuperados a partir de qualquer palavra de seu conteúdo. Em resumo, o acesso às informações é enormemente facilitado. Como resultado, crescem a produtividade e a eficiência da organização.

Vantagens: Acessar aos documentos de forma ágil e segura; Preservar os documentos e organizá-los eletronicamente, para assegurar a informação necessária, na hora exata, para a pessoa certa; Alta velocidade na recuperação de informações;

Vantagens: Implementa categorização de documentos, tabelas de temporalidade, ações de disposição e controla níveis de segurança; É vital para a manutenção das bases de informação e conhecimento das empresas; Lida com qualquer tipo de documentação.

Quem utiliza ? Qualquer tipo de empresa, pequena, média ou grande, pode usar o GED. Nas médias e grandes empresas, o GED poderá ser aplicado para setores específicos (RH, Treinamento, Contabilidade, Marketing, Informática).

Conclusão O uso de GED é muito importante quando da necessidade de recuperação de desastres, como por exemplo, o evento ocorrido em Nova Iorque, em 11 de setembro de 2001. Aliado às técnicas de backup, há a preservação da informação ainda que o documento original seja destruído. E nestes casos, o valor do GED torna-se mísero em vista do capital que os documentos salvos retornam à empresa.

Conclusão Atualmente, uma empresa que tem implantado o GED possui uma grande vantagem competitiva em relação a um concorrente que utiliza o gerenciamento manual de informações. Isto dá-se pelo motivo de que com o gerenciamento eletrônico dos documentos, a organização pode elevar o nível de atendimento à seus clientes,oferecendo respostas mais ágeis e eficientes as solicitações e reduzindo a perda de capital por extravio de documentação.

Referências: http://www.cenadem.com.br/bcases.php http://pt.wikipedia.org/wiki/Gerenciamento_eletr%C3%B4nico_de_documentos www.msdn.com.br http://www.triscal.com.br/portal/page/portal/Triscal/Servi%E7os%20e%20Consultoria/GED

Dúvidas ???