Planificação de viagem Paulo Martins
viagens Sob a designação de viagens, tem por bases saídas para locais mais distantes; mais prolongadas (normalmente excede um dia); substancialmente mais trabalhosas e exigente e, frequentemente, para o estrangeiro.
calendarização O “planning” e o “timing” devem ser cuidadosamente equacionados para uma correcta planificação seja de que trabalho for, revestindo-se de particular importância a calendarização atempada de qualquer deslocação ou viagem. A calendarização deve de ser feita; Na agenda do dirigente e do assessor; No “planning” especifico que consiste: As informações a obter; Os contactos a estabelecer; As tarefas a desempenhar.
Contactos a estabelecer As deslocações exigem toda uma serie de contactos e de comunicações preparatórias, cujo teor e destinatários diferem de acordo com as finalidades pretendidas. Obter as informações de ordem vária; Marcação de visitas e de reuniões; Inscrições em jornadas de trabalho; Participação activa nas mesmas; Reserva de lugares e de quartos; Obtenção de apoio logístico e financeiros.
Determinação do itinerário A determinação do itinerário pode obedecer a critérios diversos: economia de tempo ou de dinheiro, sequência lógica de ordem geográfica ou negocial, condicionantes do transporte ou das transportações, etc. É assim necessário estabelecer em 1º lugar um critério a seguir, para depois fazer o estudo do itinerário que melhor serve as finalidades de deslocação.
Documentação e procedimentos burocráticos A documentação e os procedimentos burocráticos preparatórios da viagem incidem basicamente sobre os aspectos seguintes: Passaportes, vistos, certificados de vacinas; Carta de condução, carta verde, autorização automóvel e seguros; Procurações e credenciais; Documentação diversa necessária á negociação ou á jornada profissional.
Aspectos financeiros Há igualmente que organizar os aspectos financeiros da viagem, nomeadamente no que se refere a: Moeda e câmbio; Cartões de crédito e viagens.
Moeda e cambio As moedas e respectivas cotações são estabelecidas diariamente pelo banco de Portugal, tendo qualquer dependência ou agencia bancária á lista de câmbios das moedas oficialmente cotadas.