Documentos Digitais Aula 7

Gestão Documental Administrar ou gerenciar documentos arqui-vísticos, a partir da aplicação de conceitos e teorias difundidas pela Arquivologia, garante às empresas públicas ou privadas obter maior controle sobre as informações que produzem e/ou recebem, racionalizar os espaços de guarda de documentos, desen-volver com mais eficiência e rapidez suas atividades, atender adequadamente clientes e cidadãos.

Gestão Eletrônica de Documentos OBJETIVO: Criar uma vez; Reutilizar muitas; Manter adequadamente. Arquivar/ Eliminar Produzir/ Receber Aprovar/ Autorizar Destinar/Tramitar Reescrever/Substituir Acessar/ Pesquisar Adaptado de Nilmar Saisse,2006 3

Exigências a serem cumpridas para manutenção do documento de arquivo Imparcialidade: O documento arquivístico é produzido para registrar atividades de um órgão ou entidade. Não é escrito com a in-tenção de servir à posteridade nem com a expectativa de ser exposto ou ocultado ao olhar do público. O documento arquivístico é fonte de prova porque constitui uma parte real dos fatos que registra. Exigência: o programa deve definir e padro-nizar os documentos a serem criados para registrar suas atividades.

Organicidade: O documento arquivístico carac-teriza-se pela organicidade, ou seja, é produzido e acumulado nas organizações em função dos seus objetivos práticos, de forma contínua e progressi-va. Não é coletado artificialmente. Os documentos arquivísticos são ligados por um elo que é criado no momento em que são produzidos ou recebidos. Esse elo é determinado pelo motivo de sua cria-ção e é necessário à sua própria existência e à sua capacidade de cumprir seu objetivo. Os docu-mentos arquivísticos são, portanto, um conjunto indivisível de relações. Exigência: o programa deve conservar as rela-ções contextuais do documento. Os procedimen-tos de gestão arquivística devem registrar e man-ter essas relações e a seqüência das atividades realizadas.

Unicidade: O documento arquivístico é único no conjunto documental ao qual per-tence; podem existir cópias em um ou mais grupos de documentos, mas cada cópia é única em seu lugar, porque o complexo de suas relações com os demais documentos do grupo é sempre único. Exigência: o programa de gestão Arqui-vística deve prever a identificação de cada documento individualmente no contexto mais amplo das atividades.

Fidedignidade: Um documento arquivístico fidedigno é aquele que tem a capacidade de sustentar os fatos que atesta. Para tanto há que ser dotado de completeza, criado pela autoridade competente e ter seus procedimentos de criação bem controlados. Exigência: o programa deve assegurar que os documentos Arquivísticos sejam produzi-dos com o grau de completeza requerido, no momento em que ocorre a ação, ativida-de ou fato, ou imediatamente após, pelos indivíduos envolvidos diretamente na condu-ção das atividades e devidamente autoriza-dos

Autenticidade: Um documento arquivístico autêntico é aquele que é o que diz ser, inde-pendente de se tratar de minuta, original ou cópia, e que é livre de adulterações ou qual-quer outro tipo de corrupção. Exigência: o programa deve implementar e documentar políticas e procedimentos que controlem a transmissão, a manutenção e a destinação dos documentos, de forma a ga-rantir que os mesmos estejam protegidos contra acréscimos, supressão, alteração, uso e ocultamento indevidos

Integridade: Um documento Arquivístico íntegro é aquele que se apresenta com-pleto e não sofreu nenhuma corrupção ou alteração não autorizada nem documen-tada. Exigência: o programa deve especificar quais anotações e aditamentos podem ser feitos em um documento depois de ter sido criado, em que circunstâncias podem ser autorizadas e quem pode aprovar tal autorização. Quaisquer anotações, adita-mentos e/ou supressões em um documen-to devem ser indicados explicitamente e devem ser passíveis de serem rastreados

Acessibilidade: Um documento arquivístico aces-sível é aquele que pode ser localizado, recuperado, apresentado e interpretado. Exigência: o programa deve ser capaz de recupe-rar o documento de qualquer atividade, em qual-quer tempo e de apresentá-lo da mesma forma como o foi no momento da sua criação e do seu recebimento. Para assegurar a acessibilidade, o programa de gestão arquivística deve garantir a transmissão de documentos para outros sistemas sem perda de informação e funcionalidade.