MANUAIS PROFESSORA BETH

Introdução MANUAL - Conceito “(...) todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, funções, atividades, políticas, objetivos, instruções e orientações que devem ser obedecidos e cumpridos pelos executivos e funcionários da empresa, bem como a forma como estes devem ser executados, quer seja individualmente, quer seja em conjunto.”

Objetivos: Reunir informações de forma sistematizada, criteriosa e segmentada Ser instrumento de permanente consulta Ser uma ferramenta acessória, sem limitar a criatividade

Vantagens Fontes permanentes de informações e consultas Facilitam a efetivação de normas, procedimentos e funções Propiciam coerência e continuidade na execução das tarefas

Vantagens Facilitam o treinamento de funcionários Novos Antigos (reciclagem) Permitem maior delegação de autoridade Descentralização Maior predisposição para assumir responsabilidades Constituem-se em um histórico administrativo

Desvantagens Apesar de serem ponto de partida, não são solução para todos os tipos de problemas possíveis Custo normalmente alto Quando muito sintéticos, tendem a ser pouco úteis

Quando muito detalhados, tendem a se desatualizar rapidamente Ignoram os aspectos informais Se incompletos ou malfeitos, causam mais problemas Inclusive devido a redações pouco claras, prolixas ou deficientes Em geral são pouco flexíveis Podem limitar a criatividade e o julgamento pessoal

Indicações e requisitos Indicações de uso: Dúvidas frequentes do público-usuário Demora e formação de filas Desconhecimento de uma determinada rotina Treinamentos

Requisitos: Necessidade real Diagramação estruturada e adequada às finalidades Um bom índice e sumário Ser flexível e possuir redação simples e clara Sofrer revisões e atualizações constantes Ser distribuído a todos os funcionários

Manual de organização (FUNÇÕES) Caracteriza os aspectos formais das relações entre as diferentes unidades organizacionais Define os deveres e responsabilidades relacionados a cada um dos cargos de chefia ou assessoria

Objetivos: Identificar, formal e claramente, como a organização está organizada Estabelecer os níveis de autoridade e as responsabilidades de cada unidade organizacional Manual de Organização

Conteúdo: Objetivos da organização Os diversos organogramas da organização Relação das funções a serem executadas pelas unidades Manual de Organização

Manual de políticas e diretrizes Uma política e diretriz pode servir de parâmetro para tomada de decisão. Dar orientação aos executivos nas tomadas de decisão As políticas devem estar bem fundamentadas e consistentes, baseadas numa explicação das relações de trabalho da organização

Objetivos: Oferecer condições para que os executivos concentrem-se em decisões que fujam aos padrões normais da organização Permitir um maior nível de delegação Manual de Políticas e Diretrizes

Conteúdo: Conjunto das diversas políticas existentes na organização: marketing, tecnologia, logística, recursos humanos, etc. Manual de Políticas e Diretrizes

Manual do empregado Particularmente importantes em médias e grandes organizações, principalmente nos níveis mais baixos destas Observar a aparência e diagramação para maior motivação

Objetivos: Permitir uma boa interação entre o funcionário e a organização Explicitar os direitos e deveres do novo funcionário Facilitar o treinamento do novo funcionário Manual do Empregado

Conteúdo: Breve resumo histórico da organização Atividades desenvolvidas e objetivos da organização Descrição do regime de autoridade Descrição do sistema de incentivos Manual do Empregado

Manual de instruções especializadas Agrupa normas e instruções de aplicação específica a determinada atividade ou tarefa “Manual do vendedor” “Manual da telefonista” Recomendável quando há um número de funcionários nas funções especificadas que justifique seu uso

Objetivos: Melhor treinamento de um grupo específico do funcionários Tornar-se um guia de trabalho e consulta para o grupo de funcionários Manual de instruções especializadas

Conteúdo: Tarefas básicas inerentes ao cargo Sua interação com outros cargos da organização Manual de instruções especializadas

Manual de normas e procedimentos Descrevem as atividades que envolvem as diversas unidades Detalham como as atividades devem ser executadas

Objetivos: Proporcionar uma execução uniforme dos serviços descritos Atribuir às unidades organizacionais, competência para definir as orientações a serem incluídas no manual Manual de Normas e Procedimentos

Conteúdo: Normas: indicação de quem executa (ou pode executar) os diversos trabalhos do processo administrativo Procedimentos: indicação de como são executados os diversos trabalhos do processo administrativo Manual de Normas e Procedimentos

Formulários: definição dos documentos e sua forma de utilização Fluxogramas: gráficos dos diversos procedimentos descritos

Recomendações finais O manual é elaborado para quem não sabe, ou tem dúvidas Deve conter todas as orientações necessárias, inclusive as óbvias Aconselha-se elaborar o manual com folhas soltas (ou eletronicamente) para facilitar a atualização

O manual não é um documento comum O manual não é um documento comum. Sua entrega deve ser feita pela própria gerência Atenção com a estética, inclusive redação e apresentação

A elaboração do manual deve ser adaptada às características da organização O manual perderá sua utilidade se as mudanças forem transmitidas apenas de forma verbal, ele precisa ser atualizado

REFERÊNCIA OLIVEIRA, Djalma P. R. Sistemas, Organização & Métodos. São Paulo: Atlas, 2002