Importância relativa dos indicadores G.I.O Gildo de Almeida Leonel

9.1- Importância relativa dos indicadores O sistema de indicadores numa organização é um conjunto de articulado de quantificadores de parâmetros referentes às partes interessadas da organização, importantes ou potencialmente importantes para o sistema de informações usado para compreender, avaliar e administrar a organização.

9.1- Importância relativa dos indicadores “Características mensuráveis de processos, produtos ou serviços, utilizadas pela organização para acompanhar, avaliar e melhorar o seu desempenho”. OS INDICADORES NECESSITAM DA DEFINIÇÃO DO QUE MEDIR E O PADRÃO DE REFERÊNCIA DE COMPARAÇÃO …

Observam-se os objetivos relacionados aos níveis de: O que medir... Observam-se os objetivos relacionados aos níveis de: Organização Processo Sociedade

9.1- Importância relativa dos indicadores Importância funcional dos indicadores Cabe ao responsável pela Gestão do Sistema de Informações (GSI) disponibilizar os indicadores para que as partes interessadas façam uso deles. Nem todos os indicadores possuem a mesma relevância: há indicadores mais importantes do que outros — e a sua importância é dada pelo tipo de função que tem o órgão que faz uso do indicador.

9.1- Importância relativa dos indicadores Importância funcional dos indicadores Assim, temos na organização: Indicadores principais (primários), cujo existência e cujo desempenho é essencial à vida da organização não podendo ser eliminados ou descuidados sem graves prejuízos.

9.1- Importância relativa dos indicadores Indicadores principais Indicadores para monitorar o êxito e operacionalização das estratégias; Indicadores para avaliar e melhorar as práticas associadas ao sistema de liderança; Indicadores de desempenho relativos ao mercado; Indicadores referentes à satisfação, insatisfação e fidelidade dos clientes;

9.1- Importância relativa dos indicadores Indicadores de desempenho do planejamento e controle da produção: Produção; Compras; Estoque; Fornecedores; Logística Externa

Exemplo Analisando o trabalho de uma área de produção, verificou-se que cinco diretores expediram 1000 boletins em 1 hora de trabalho. Assim, teríamos: Produção: 1000 boletins Recursos consumidos: 5 diretores e 1hora IP = 1000 = 200 boletins/diretor/hora 5

80% de conformidade ou 20% de oportunidade de melhoria! Exemplo Se a diretora da Escola X expediu 40 boletins errados em 200 boletins que se preparou ao todo, o indicador de qualidade irá apontar: (160 boletins corretos x 100) = 80% 200 boletins totais 80% de conformidade ou 20% de oportunidade de melhoria!

9.1- Importância relativa dos indicadores Importância funcional dos indicadores Assim, temos na organização: Indicadores de apoio (secundários), acessórios, cujo desempenho afeta de maneira indireta a vida da organização;

9.1- Importância relativa dos indicadores Indicadores de apoio Indicadores referentes às práticas associadas aos sistemas de trabalho; Indicadores referentes às práticas associadas à educação, ao treinamento e ao desenvolvimento das pessoas; Indicadores referentes ao bem-estar e satisfação das pessoas; Indicadores pertinentes à manutenção das instalações;

9.1- Importância relativa dos indicadores Importância funcional dos indicadores Assim, temos na organização: Indicadores sociais (terciários) que mostram quanto a organização está ajustada à coletividade

9.1- Importância relativa dos indicadores Indicadores sociais indicadores de desempenho referentes às práticas associadas à responsabilidade pública e cidadania; Indicadores relativos à sociedade.

Gerenciamento do desempenho “MEDIMOS PARA QUE POSSAMOS MONITORAR, CONTROLAR E APERFEIÇOAR O DESEMPENHO DO SISTEMA EM TODOS OS TRÊS NÍVEIS.” (Geary A Rummler)

. A partir dos indicadores, podemos definir índices e, a partir destes, estabelecer padrões e metas Índice: é o valor numérico do indicador num determinado momento. Padrão: é um índice arbitrado ou convencionado como referência de comparação para o indicador. Meta: é o índice desejado para o indicador a ser alcançado por um processo num determinado período de tempo.

PADRÕES DE DESEMPENHO Padrões Históricos => A utilização dos padrões históricos consiste em comparar o desempenho atual com desempenhos anteriores. Os padrões históricos devem ser usados quando se deseja verificar se a operação está melhorando em relação ao passado. Padrões de Desempenho Alvos => Esses padrões são estabelecidos arbitrariamente para refletir um nível de desempenho visto como adequado ou razoável. Ex.: ganhar $1 milhão.

PADRÕES DE DESEMPENHO Padrões de Desempenho da Concorrência => A idéia deste padrão é comparar o desempenho da organização com o da concorrência. A vantagem deste tipo de padrão é que não se concentra em padrões internos, sendo estratégico para o melhoramento. Padrões de Desempenho Absolutos => São padrões relacionados com objetivos teóricos como o de “zero defeitos”, ou seja, o alcance do grau de excelência.

9 .2 - Indicadores referentes à gestão das informações O órgão responsável pela gestão do conhecimento tem também projetos e processos. Já vimos que quanto à Gestão do Conhecimento e Análise o órgão deve cuidar: •da gestão das informações (internas e comparativas) • da gestão das informações relativas ao capital intelectual •da monitoração ambiental • das informações pertinentes à análise crítica do desempenho global

9 .2 - Indicadores referentes à gestão das informações Os indicadores do setor devem ser do tipo: •Indicadores informativos - que descrevem o setor e as mudanças que acontecem nele; •Indicadores preditivos - capazes de proporcionar variáveis que tentam prever níveis potenciais futuros referentes ao setor; •Indicadores orientados para o problema que apontam para situações setoriais específicas; • Indicadores de avaliação de programa que mostram o progresso e a eficácia dos programas referentes ao setor; e • Indicadores de delineamento de alvos que podem ser usados para identificar metas a alcançar (benchmarks) pelo setor

9 .2 - Indicadores referentes à gestão das informações Indicadores principais do setor de gestão de informações: • Indicadores para monitorar a operacionalização dos projetos pertinentes ao setor; • Indicadores referentes à satisfação, insatisfação dos clientes internos (outros setores e outros funcionários); • Indicadores de desempenho relativos a projetos de produtos (desde a concepção até a implementação); • Indicadores relativos aos principais processos de gestão da informação (para assegurar o desempenho dos serviços do setor e o atendimento das expectativas dos clientes);

9 .2 - Indicadores referentes à gestão das informações Indicadores de apoio do setor de gestão de informações: • Indicadores referentes às práticas associadas à educação, ao treinamento e ao desenvolvimento das pessoas: índices de inovação e sugestões, treinamento multifuncional, eficácia do treinamento; • Indicadores referentes ao bem-estar e satisfação das pessoas: segurança, absenteísmo, rotatividade, queixas, greves, clima organizacional; • Indicadores pertinentes à manutenção da tecnologia da informação; • Indicadores pertinentes à manutenção dos softwares da informação;

9.3 - Sistemas de Indicadores No que diz respeito ao conjunto de indicadores que o órgão responsável pela gestão das informações duas grandes categorias se destacam: • Os indicadores referentes aos projetos da empresa, isto é indicadores de avaliação dos programas da empresa, com o objetivo de mostrar o progresso e a eficácia deles; E • Os indicadores referentes aos processos da empresa (considerando os inputs, e outputs do processo bem como o desempenho do mesmo).

Exercícios: O que é um “sistema de indicadores”? 2. Para que servem os indicadores, dentro de uma organização? Quais os indicadores principais da Gestão da Informação? Qual a diferença entre indicadores primários, secundários e terciários?

Exercícios: O que é um “sistema de indicadores”? 2. Para que servem os indicadores, dentro de uma organização? Quais os indicadores principais da Gestão da Informação? Qual a diferença entre indicadores primários, secundários e terciários?

Classifique, segundo a importância, os seguintes indicadores: Exercícios: Classifique, segundo a importância, os seguintes indicadores: Produtividade do setor produtivo em ton/homem/mês; Quantidade de reclamações recebidas no mês, referente ao produto carro-chefe da empresa; Quantidade de reclamações recebidas no mês, referente a um outro subproduto da empresa; Eficiência do treinamento com base em prova de avaliação ; Retorno referente a programa social da empresa; Vendas no mês; Equidade salarial

Uma organização desenvolveu o seguinte programa: Estudo de caso: Uma organização desenvolveu o seguinte programa: Programa para elevar o RSI (Retorno sobre investimento) Projeto para diminuir despesas de R$250mil para R$200mil Projeto para adequar patrimônio líquido de R$300mil para R$250mil; Projeto para elevar receitas de R$600mil para $900mil;

Programa para elevar o RSI (Retorno sobre investimento) Estudo de caso: Programa para elevar o RSI (Retorno sobre investimento) Projeto para elevar receitas de R$600mil para $800mil; Subprojeto para lançar produto XYZ para proporcionar uma receita adicional $100mil Subprojeto para elevar produtividade de vendedores de Grau 3 para 3,5, para proporcionar uma receita adicional de $50mil Subprojeto para abrir filial para proporcionar uma receita adicional de $150mil;

Uma organização desenvolveu o seguinte programa: Estudo de caso: Uma organização desenvolveu o seguinte programa: Programa para elevar o RSI (Retorno sobre investimento) Projeto para elevar receitas de R$600mil para $800mil; Subprojeto para abrir filial para proporcionar uma receita adicional de $150mil; Selecionar região; Selecionar imóveis disponíveis na região; Definir imóvel; Adquirir imóvel; Adequar imóvel (obras de engenharia e arquitetura); Contratar pessoal; Inaugurar Planos-de-ação

Uma organização desenvolveu o seguinte programa: Estudo de caso: Uma organização desenvolveu o seguinte programa: Programa para elevar o RSI (Retorno sobre investimento) Projeto para elevar receitas de R$600mil para $800mil; Subprojeto para abrir filial para proporcionar uma receita adicional de $150mil; Contratar pessoal; Especificar cargos dos funcionários desejados; Analisar promoções internas; Contatar agência recrutadora; Selecionar candidatos pré-selecionados pela empresa; Admitir candidatos; Treinar Ações operacionais:

Estudo de caso: Uma organização apresenta os seguintes processos: emissão de Nota Fiscal a cada produto vendido (processo que se repete a cada vez que se vende um produto ou mais); abertura das portas ao público, às 8:00h da manhã (processo diário); pagamento aos funcionários, no quinto dia útil do mês (processo que se repete todos os meses); emissão de balancete no dia 10, referente ao período anterior (processo que se repete cada dia 10 dos meses); emissão de balanço trimestral (processo que se repete a cada três meses)