Perfil do auditor e problemas comportamentais nas auditorias

Auditor na Estrutura Organizacional O auditor, por definição, é uma pessoa experimentada, de alto nível, trabalhando em staff, sem autoridade para interromper qualquer atividade que esteja avaliando, não podendo dar ordens diretas ao pessoal “de linha”, mas comunicando tudo o que julgou fora dos padrões normais de serviço ao responsável pela Qualidade ou à alta administração.

Perfil do Auditor O perfil do Auditor é formado por características de natureza puramente técnicas e comportamentais. As auditorias – para sua maior eficiência – dependem, essencialmente, da atuação e experiência dos auditores e que a postura/comportamento dos mesmos é tão importante quanto os conhecimentos técnicos.

Perfil do Auditor Principais características: Boa cultura e largo espectro técnico; Sólida constituição psicossomática para suportar as vicissitudes inerentes à própria função; Reconhecido e respeitado por todos pela sua experiência e conhecimento (principalmente nas auditorias internas). Habilidade no relacionamento humano; Capacidade de chefia e liderança,treinado e capaz de conduzir uma reunião. (auditor lider); Capaz de trabalhar em grupo e em condições difíceis;

Perfil do Auditor Principais características: Hábil na comunicação oral e escrita; Organizado e pontual; Humildade, reconhecer que sua posição é de “apenas” relatar o que foi verificado. Discreto, tolerante, polido, educado, persistente, objetivo, prudente, cuidadoso e com personalidade. Integridade moral e honestidade de propósitos; Capacidade de análise ( separar o trivial do importante, julgar com discernimentos os problemas; Experiência anterior na participação em auditorias.

Problemas Comportamentais nas Auditorias Problema: ASSOCIAÇÃO DA AUDITORIA À SINDICÂNCIA. Detecção: Auditados, tendo em vista o desconhecimento dos objetivos, passam a procurar responsáveis pelas não-conformidades, visando eventual punição. Solução: Esclarecer amplamente, na reunião preliminar, reunião de abertura e em todas as outras oportunidades possíveis, os objetivos da auditoria.

Problemas Comportamentais nas Auditorias Problema: AMNÉSIA Detecção: Auditados propositalmente se esquecem de prover documentos e informações solicitadas anteriormente. Solução: Verificar em outros momentos, a disponibilidade dos documentos e informações solicitadas. Lembrar ao auditado que existem informações e documentos ainda por serem vistos.

Problemas Comportamentais nas Auditorias Problema: PÂNICO Detecção: Auditados, tendo em vista o desconhecimento dos objetivos, ficam descontrolados emocionalmente, temendo consequências e deixando de fornecer informações confiáveis. Solução: Informar previamente o real objetivo da auditoria. Evitar presença de grupos numerosos durante as entrevistas com o pessoal executante, em face da possibilidade de intimidação do entrevistado (este tipo de problema é mais comumente observado em níveis hierárquicos inferiores, principalmente quando a alta administração estiver presente).

Problemas Comportamentais nas Auditorias Problema: REVERSÃO DA AUDITORIA Detecção: Auditados, por motivos diversos, passam a questionar os auditores. Solução: Repassar os objetivos da auditoria, informar que eventuais dúvidas poderão ser analisadas posteriormente e redirecionar os trabalhos, visando ao prosseguimento da auditoria.

Problemas Comportamentais nas Auditorias Problema: APATIA Detecção: Auditados apresentam-se indiferentes às constatações observadas. Solução: Procurar conscientizar os auditados da importância do trabalho a ser realizado e da dependência de todos para o sucesso global.

Problemas Comportamentais nas Auditorias Problema: BUSCA DE JUSTIFICATIVA Detecção: Auditados passam a ter um atitude excessivamente explicativa, para as não-c0nformidades detectadas, procurando desculpas para cada uma delas. Solução: Enfatizar que para o cumprimento total do programa da auditoria é necessário ater-se somente às perguntas que estão sendo formuladas e que posteriormente as causas das não-conformidades deverão ser discutidas pelos auditados. Salientar que não se está procurando culpados, nem justificativas.

Problemas Comportamentais nas Auditorias Problema: BUSCA DE RESPONSÁVEIS Detecção: Auditados passam a buscar outros responsáveis para as falhas detectadas, que estão sob sua responsabilidade. Solução: Apontar claramente a falha do sistema, através da análise detalhada do problema e não procurar definir responsáveis.