GERENCIAMENTO DE ROTINAS NAS UNIDADES JUDICIÁRIAS DA JUSTIÇA FEDERAL Justiça Federal

Objetivos Gerais  Cumprir meta 5;  Desenvolver a cultura de gerenciamento de rotinas (Gestão de Processos de Trabalho).

Objetivos Específicos  Apresentar o conceito e histórico da meta 5;  Apresentar noções básicas de gerenciamento de rotinas;  Identificar a importância do gerenciamento de rotinas no contexto do planejamento estratégico da 5ª Região (novo modelo de gestão).

Objetivos Específicos  Apresentar os papéis  Apresentar a ferramenta bizagi  Apresentar o fluxo e as boas práticas do Procedimento Comum Ordinário Cível

CONCEITO E HISTÓRICO Meta Prioritária 5: Implantar método de gerenciamento de rotinas (gestão de processos de trabalho) em pelo menos 50% das unidades judiciárias de 1º grau. Metodologia sugerida pelo CNJ 1.Escopo para JF: fluxo do processo civil comum ordinário, da distribuição da petição inicial até a sentença 2. Metodologia sugerida: oficinas de mapeamento e modelagem de processos executados por Diretores e Servidores das unidades judiciárias e validados por Magistrados. 3.Ferramenta: Bizagi 4.Cumprimento da Meta: Fluxo do processo otimizado implantados em pelo menos 50% das unidades judiciárias até 31 de dezembro de 2010

Definição de processos de trabalho “Ordenação específica das atividades de trabalho no tempo e no espaço com um começo, um fim, entradas (input) e saídas (outputs) claramente identificados. “Conjunto de atividades ligadas que toma um insumo e o transformam para criar um resultado”.

Exemplo de processos de trabalho Entradas Insumos: Todo material para a instrução do processo judicial: Petições, Informações, requerimentos, etc. Saídas Produtos: Sentença, Certidões, etc.

Gerenciamento de Rotinas É o conjunto de atividades que procura, entre outros: Identificar problemas (gargalos / sobreposição) de atividades; Identificar o tempo de execução de cada atividade;

Gerenciamento de Rotinas Identificar possibilidades de delegação; Elaborar manuais das rotinas, facilitando a multiplicação dos conhecimentos; Padronizar as rotinas das unidades conforme suas competências;

Gerenciamento de Rotinas Definir procedimentos mais ágeis; Acompanhar o desempenho na execução dos processos de trabalho. Evitar retrabalhos;

O NOVO MODELO DE GESTÃO DA JUSTIÇA FEDERAL

planejamento estratégico Planejamento Estratégico parte do processo de gestão de uma organização, permitindo a construção do futuro que se deseja, a partir de objetivos viáveis e realistas. Esclarece a missão, traduz a visão e a estratégia em objetivos claros, associados a indicadores, metas e prazos. ALINHA AS ESTRATÉGIAS DA ORGANIZAÇÃO PARA OBTENÇÃO DE RESULTADOS COERENTES E QUALIFICADOS

Missão da Justiça Federal Garantir à sociedade uma prestação jurisdicional acessível, rápida e efetiva no âmbito da Justiça Federal da 5ª Região

Visão de Futuro da Justiça Federal Consolidar-se, até 2014,perante a sociedade, como referência de segurança jurídica, transparência,efetividade e rapidez na prestação jurisdicional, bem com de eficiência administrativa

Eficiência Operacional Objetivos Estratégicos Agilizar os trâmites judiciais e administrativos Otimizar a gestão dos custos operacionais

Novo Modelo de Gestão da Justiça Federal EstratégiaEstratégia ProcessosProcessos Para onde Desejamos ir ? Quando devemos Chegar la ? O que estamos Fazendo ? Como modificar O que estamos Fazendo para Chegar onde Desejamos ir ? ProjetosProjetos Hoje Amanha 1 2 3

ONDE ESTÁ O CONHECIMENTO SOBRE OS PROCESSOS DA JUSTIÇA FEDERAL ?

PESSOAS Relatório de Auditoria Sistemas Informatizados Notícias/Clippings e Sites Externos Planejamento estratégico Pesquisa de satisfação Prospecção de novas tecnologias e métodos Relatório Estatísticos sobre Processos Judiciais

COMO UTILIZAR O CONHECIMENTO DA JUSTIÇA FEDERAL SOBRE SEUS PROCESSOS PARA MELHORÁ-LOS

A necessidade de se conhecer e compartilhar os procedimentos da Justiça Federal

COLEÇÃ0 DE BOAS PRÁTICAS DOS PROCESSOS PADRÃO JUSTIÇA FEDERAL COLEÇÃ0 DE BOAS PRÁTICAS DOS PROCESSOS PADRÃO JUSTIÇA FEDERAL Contribuir

COLEÇÃO DE BOAS PRÁTICAS DOS PROCESSOS PADRÃO JUSTIÇA FEDERAL COLEÇÃO DE BOAS PRÁTICAS DOS PROCESSOS PADRÃO JUSTIÇA FEDERAL Disseminar BOA PRÁTICA BOA PRÁTICA BOA PRÁTICA BOA PRÁTICA BOA PRÁTICA

GESTÃO DE PROCESSOS PRÁTICA GESTÃO DE PROCESSOS PRÁTICA

Aplicando a Gestão de Processos PROCESSOSESTRATÉGIAPROCESSOSESTRATÉGIA Mapa Estratégico PROCESSOSESTRATÉGIAPROCESSOSESTRATÉGIA Mapa Estratégico 5) MONITORAR O DESEMPENHO dos Processos 4) DISSEMINAR e IMPLANTAR boas práticas 3) UNIFORMIZAR o repositório de boas práticas 2) Modelar processos e CONTRIBUIR com boas práticas 1) DESDOBRAR ESTRATÉGIA para Processos

Papéis no gerenciamento de rotinas Especialistas; Analistas de Processo; Coordenadores dos escritórios nacionais, regionais e seccionais;

APRESENTAÇÃO DA FERRAMENTA BIZAGI

APRESENTAÇÃO DO FLUXO

APRESENTAÇÃO DAS BOAS PRÁTICAS

Boas práticas BP1 – Diretor/servidor entrega os autos pessoalmente ao assessor em caso de medidas urgentes. Assessor: Imediato contato com o magistrado. Assessor: Devolução ao Diretor/Servidor; (analisar petição inicial);

Boas práticas BP 2 – Urgência: Através de Mandado (plantão) - Normal: Mandado, Cota de Vista, AR mão própria, ou sistema de postagem eletrônica (cumprir tutela ou citar/intimar);

Boas práticas BP 3 – Publicação: Diária, com a ressalva de ser implantada parcialmente ao longo do tempo (ex: duas vezes por semana até Jan 11, três vezes por semana até jun 11);

Boas práticas BP 4 – Audiências: Filmadas quando autorizadas por lei;

Boas práticas BP 5 – Utilizar, como regra, a remessa oficial dos autos aos órgãos públicos para citações/intimações, por meio de convênios firmados entre a Seção Judiciária e a respectiva Procuradoria (Fazenda Nacional, PRF, AGU e outros);

Boas práticas BP 6 - No ato de nomeação do perito, após formulação dos quesitos do juízo (se couber), determinar: - Intimação do perito por telefone/ , certificando nos autos. Não havendo resposta, proceder conforme o usual; - Abertura de prazo para apresentação de quesitos; - Intimação do perito para formular sua proposta; - Fixação do valor da perícia (avaliar a complexidade e casos de justiça gratuita); - Indicação dos assistentes técnicos;

Boas práticas - Em casos de ausência de fixação de valor de perícia, intimação das partes para falarem sobre a proposta de honorários. Havendo concordância, intimá-la para efetuar o depósito. Havendo discordância encaminhar para apreciação do juiz; - Sempre que possível, agendamento pelo telefone/ (certificando nos autos) da data de início dos trabalhos; - Informação ao perito de sua responsabilidade de agendamento com os assistentes técnicos, quando necessário;

Boas práticas - Informação ao perito o prazo para conclusão dos trabalhos, cientificando-o de possível renovação do prazo, mediante justificativa por escrito, sem a necessidade de devolução dos autos; - Início da perícia somente após a efetivação do depósito; - Liberação da integralidade dos honorários periciais somente após os eventuais esclarecimentos prestados pelo perito; - Marcação de audiência para que sejam sanados os questionamentos, quando houver pedido de esclarecimento;

Boas práticas BP 7 – Utilização e atualização de banco de dados centralizado de peritos e viabilizar consultas, utilizando, preferencialmente, os peritos do Juizado;

Boas práticas BP 8 – Delegação de Atos: Utilização do Provimento 01/2009 da CG do TRF5.

Boas práticas BP 9 – Expedição de ato normativo no âmbito da Seção Judiciária autorizando o cumprimento de citação/intimação, independente de despacho, das Cartas Precatórias/Ordens, bem como as suas devoluções, pelo Diretor de Secretaria, mediante ofício ou remessa;

Boas práticas BP 10 - Instituir método de gerenciamento de prazos: - Extração de relatório; - Método controle de alertas; - Prazo máximo de monitoramento mensal, podendo ser menor; - Após o primeiro ano reduzir o prazo de monitoramento para quinzenal ou menor;

Boas práticas BP 11 – Utilização da Súmula 273 do STJ para precatórias;

Boas práticas BP 12 – Quando possível utilizar o despacho por itens (despacho cheio), previamente cadastrado no sistema.

Boas práticas BP 13 - Institucionalizar encontros bimestrais entre diretores de secretaria por parte da Direção do Foro e grupo eletrônico regional (pauta compartilhada entre diretores com posterior consolidação);

Boas práticas BP 14 – Inserir no despacho de marcação de audiência a responsabilidade da parte em trazer suas testemunhas, independente de intimação;

Boas práticas BP 15 – Extrair relatório de prazo vencido (mov. 14), para ser entregue aos órgãos públicos, quando da retirada dos processos com vista;

Boas práticas BP 16 - Remeter carta precatória para as Subseções darem cumprimento ao expediente, dentro de sua base territorial, bem como nos municípios que tenham sido previamente acordados com a Subseção, procurando evitar caráter itinerante, com abrangência regional;

Boas práticas BP 17 – Fazer remessa interna via malote dos expedientes para a central de mandados, onde houver, das Subseções;

Boas práticas BP 18 – No ato de elaboração de algumas minutas, juntar, quando possível, a execução da ordem (Ex. despacho determinando oficiar, acompanhado do expediente correspondente);

Boas práticas BP 19 – Continuidade dos investimentos em cursos de aperfeiçoamento, voltados para a realidade da Justiça Federal;

Boas práticas BP 20 – No ato de determinação de emenda, indicar o vício a ser sanado.

Contatos – Escritórios de Processos Geraldo Alves Tribunal Regional Federal da 5ª Região (81) Edmilson Farias Seção Judiciária de Sergipe (79)