Gestão de Cerimonial na Administração Pública Segundo o Decreto Estadual nº 11.074 de 05 de janeiro de 1978 de São Paulo Ramon Paulino Especialista em Cerimonial em Administração Pública pelo Governo do Estado de São Paulo - 2008

GESTÃO DE CERIMONIAL NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA Dos faraós, passando pelos chineses, todos praticavam regras de Cerimonial; Antes, mais pomposo e com rituais extremamente elaborados e demorados; Hoje em dia, preenche funções comunitárias importantes; Base do Cerimonial no Brasil: Decreto 70.274 de 09 de março de 1972;

Gestão de Cerimonial na Administração Pública Planejamento na Organização de Eventos: Reunião para agendamento do evento, escolha dos grupos responsáveis com as respectivas funções dos integrantes e PRAZOS; Cuidado com a data do evento para não coincidir com datas festivas; Reuniões Preparatórias: Essas reuniões devem envolver todas as pessoas que terão papel de decisão nos atos que se realizarão. É perda de tempo realizar reunião com pessoa que não pode decidir detalhes, pois essa é a finalidade da reunião; Reuniões Administrativas: colocar na mesa os detalhes que já foram providenciados do evento. Cobrar prazos; Anotação e avaliação do evento após sua realização, o que facilitará a correção de falhas ou dificuldades enfrentadas;

Planejamento do evento 1- Tipo de evento 2- Objetivo do evento 3- Escolha da data (feriados/ aniversário da cidade/ jogo) 4- Definição de local 5- Divisão de tarefas 6- Formação de comissões

Planejamento do Evento 7- Dinâmica das reuniões 8- Coordenadores, palestrantes, convidados 9- Programa do Evento (atraso?/ausência?) 10- Estratégia de Comunicação 11- Logo do evento 12- Logística do evento (palanque/faixas/flores/recursos audiovisuais) 13- Recursos financeiros

Gestão de Cerimonial na Administração Pública Detalhes a serem observados sempre pela gestão de eventos: 1- Decoração Comunicação visual/ layout Flores/ faixas Bandeiras 2- Listas de participantes/ convidados/ apoio Sala VIP, Ponto de Encontro, Local de Entrada 3- Fotografia/ filmagem / som/ data-show 4- Telecomunicações: telefones/ ramais/ fax Computadores/ internet/ xerox

5- Secretaria Material de escritório/ crachá 6- Recepção Credenciamento/ lista de convidados/ Cartão de cerimonial/ distribuição de material 7- Brindes/ mimos / presentes 8- Recepcionistas Aptas a prestarem quaisquer informações/ educação/ aparência/ postura 9- Sinalização do local

10- Materiais promocionais 11- Segurança interna/ externa 12- Serviço de café e água/ coffee- break 13- Transporte palestrante 14- Limpeza e manutenção do local 15- Instrução a todos que irão trabalhar... 16- Ambulatório 17- Pontos sensíveis do local (caixa de luz) 18- Apoio ao participante (serviço de recados) 19- Peculiaridades do evento

Mesas Diretoras Como princípio, deve-se adotar uma mesa com o número ímpar de participantes. Isto visa destacar a principal autoridade, aquela que preside a cerimônia, que pelo número ímpar de participantes ocupa o centro exato da mesa. Em havendo número par, a autoridade dividiria aquele espaço com uma outra e diminuiria a sua importância e destaque.

Mesas Diretoras Obs.: Há, no entanto, ocasiões em que a colocação em número par é interessante, especialmente no caso de haver autoridade de nível superior ao do presidente do evento. Neste caso, a autoridade que preside estaria sendo colocado à mesa ao mesmo nível do visitante.

Obs. 2: Outro critério importante é o número de autoridades à mesa Obs. 2: Outro critério importante é o número de autoridades à mesa. Quanto maior a mesa, mais diluída fica a relevância de estar nela, e maior a probabilidade de se cometer erros na sua montagem; “O diabo mora nos detalhes” Paulo Coelho

Mesa com número ímpar de lugares n       4        2        1       3       5       n' Legenda: 1 – Presidente do ato ou maior autoridade 2 – Segunda maior autoridade 3 – Anfitrião (quando não for o presidente) 4 – Terceira autoridade na precedência 5 – Quarta autoridade 6 – n, n’ – ordem em que continua a montagem, para mesas de 7 lugares, 9 lugares, etc

Mesa com número par de lugares n       3       1        2       4        n'  Legenda: 1 – Presidente do ato ou maior autoridade 2 – Anfitrião (quando não for o presidente do ato) 3 – Segunda maior autoridade 4 – Terceira maior autoridade 5 – n, n’ – continuação da montagem para 8, 10 pessoas,

Autoridades em Veículos Em um veículo de quatro lugares, os melhores lugares são, em ordem de importância: o banco traseiro do lado direito; o banco traseiro do lado esquerdo; o banco dianteiro direito e, obviamente por último, o do motorista. Embora o banco traseiro tenha capacidade para um terceiro passageiro, este assento não deve ser ocupado por questões de conforto.

Autoridades em Veículos Em ônibus, o melhor lugar é o da primeira fila de passageiros, à direita, de modo que a autoridade tenha facilitado o seu embarque e desembarque, assim como tenha melhor visão da paisagem. Em um veículo coletivo, tipo van, os melhores lugares são aqueles da primeira fileira de passageiros, por sua facilidade de acesso, devendo a autoridade ficar no lugar mais próximo da porta, de modo que seja o primeiro a desembarcar.

Formas de Tratamento Ficam abolidos na Gestão Pública o uso: DD - Digníssimo MD - Mui Digno Pois a função pública já dignifica a pessoa não havendo necessidade de redundância; Ex: Excelentíssima Senhora Ana Júlia Carepa Governadora do Estado do Pará Ex2: Ilustríssimo Senhor Carlos Sardinha Secretário de Estado de Justiça

Formas de Tratamento Masculino e Feminino Embaixador: Embaixatriz (esposa) Embaixadora: exerce as funções de Embaixador Cônsul: Consulesa (esposa) A Cônsul: exerce as funções de Cônsul Presidente: masculino e feminino Exemplo: O presidente da Embratel A presidente da Embratel Obs.: Não existe CHEFA; existe A CHEFE;

Formas de Tratamento Doutor título obtido por defesa de tese Honoris Causa por notório saber Vossa x Sua Vossa: com quem se fala Sua: de quem se fala

Formas de Tratamento Ex - não é forma de tratamento Utilizar Governador do Estado no período de ....... Viúva não é forma de tratamento Nunca utilizar - Chamar pelo nome e dizer que é “esposa”; Companheira atual – é “esposa”.

Hino Nacional Brasileiro Do Hino Nacional: Quando for executado em cerimônias, verificar com a organização do evento se o será na íntegra, acompanhado do canto (obrigatório) ou se será apenas execução instrumental, sem repetição e sem canto. - Execução instrumental: música integral, sem repetição; solenidades curtas, pouca platéia; ambientes fechados. - Execução vocal: cantadas as duas partes; solenidades com grande platéia; ambientes fechados ou abertos;

Dispositivo de Bandeiras Hasteadas Duas Bandeiras A Bandeira do Brasil deve ficar do lado direito

Dispositivo de Bandeiras Hasteadas Três Bandeiras A Bandeira do Brasil deve ficar na parte central com a segunda bandeira em importância do lado direito da bandeira do Brasil

Dispositivo de Bandeiras Hasteadas Quatro Bandeiras A Bandeira do Brasil deve ficar no centro direito

Dispositivo de Bandeiras Em uma solenidade em ambiente fechado, as bandeiras serão destacadas à direita de tribunas, púlpitos, mesas de honra ou de trabalho, colocadas em pequenos mastros na posição vertical ou diagonal, sustentados em suporte;

Representações Em almoços e jantares, nenhum convidado poderá fazer-se representar; Nenhum convidado poderá fazer-se representar nas cerimônias oficiais a que comparecer o (a) Governador (a) do Estado;

Discursos Do Discurso: da menor para a maior autoridade; Caso Excepcional: Em cerimônias oficiais, em que o (a) Governador (a) do Estado venha prestar homenagem a alguém ou instituição, este (a) deverá ser o (a) primeiro (a) a fazer uso da palavra. Obs.: O (A) Governador (a) não está protocolarmente obrigado (a) a nomear individualmente, no vocativo dos discursos que proferir, as demais autoridades participantes das cerimônias oficiais a que presidir;

Classificação de Eventos CATEGORIA Institucional Promocional ÁREA DE INTERESSE Artística Informativa Lazer Científica Cívica Social Cultural Política Desportiva - Folclórica Governamental Religiosa - Educativa Empresarial Turística

Conferência X Palestra Autoridade no tema Conhecedor do tema Platéia: numerosa Platéia: pequena Formal Informal Presidente de mesa Coordenador de mesa Perguntas escritas Escritas ou diretas Tribuna Palestrante circula Operador audiovisuais Sem operador Sem filmagem ou gravação Permitido Duração Ideal: 1h30 1h30

Seminário Discussão de tema, sob todos os aspectos As idéias são semeadas Não há tomada de decisão Coordenador de mesa Forma de apresentação Palestra, conferência, debate, painel, mesa-redonda, etc. Duração: 1 dia Mais de um dia: jornada.

Simpósio Apresentação de tema, dividido em subtemas Há tomada de decisão Apresentadores de renome e especialistas Coordenador de mesa Audiência selecionada Palestra, conferência, debate, painel, mesa-redonda, feira, exposição, mostra, etc. Anais Duração: 1 a 3 dias.

Congresso Reunião periódica - associações Objetivo: debater e concluir sobre tema, exposto em subtemas semeia a informação e há tomada de decisão Público: interessados no tema atuam no segmento Apresentações: conferência, painel, palestra ... Eventos menores paralelos: simpósios e seminários Regimento, regulamento Anais Duração: até 5 dias.

Encontro Reunião de pessoas de mesma categoria profissional Utilizado em classes específicas Organização igual ao congresso Coordenador de mesa Palestra, conferência, debate, painel, mesa-redonda, feira, exposição, mostra, etc. Anais Duração: 1 a 2 dias.

Convenção Evento interno Realizado fora do ambiente da empresa Objetivos: conhecer novas diretrizes treinamento / reciclagem / entrosamento troca de experiências e informações Número de participantes: indeterminado Duração: 3 a 5 dias Realização: anual

Fórum Livre debate de idéias e argumentos Grande audiência Objetivo: conscientização ou busca de adesão a determinado tema Ideal para debate sobre problemas sociais Apresentador: líder de grupos participantes Inscrição prévia Moderador Participação da platéia: não ativa - aplausos

Videoconferência Conferência eletrônica Vantagens: limita gastos com viagens racionaliza as reuniões informações recebidas por todos ao mesmo tempo, independente do local onde estão. Desvantagens: participação do grupo não é ativa pouca interação entre os participantes.

Eventos com Comidas e Bebidas Café da manhã; Coffee Break (parada para o café); Brunch: café da manhã ou almoço estilo buffet; sem pratos quentes; objetiva “venda” de idéias ou produtos; horário das 10 às 14 horas; Chá da Tarde: reunião descontraída; chá, chocolate, sucos, salgadinhos, doces; objetivo mais usado é angariar fundos para campanhas empresariais; horário ideal: a partir das 15 horas

Eventos com Comidas e Bebidas Happy Hour: Drink de final de tarde; objetivos são o entrosamento e a confraternização; cada um paga sua conta; ambiente é fora da empresa; horário ideal a partir das 17h30. Coquetel: objetivo é a confraternização; canapés e salgadinhos; bebidas diversas;servido com convidados em pé; pode ter mesas de apoio; qualquer horário é ideal, mas evitar às 12h ou 19h.

“Um homem que pensa mas não aprende com os outros estará sempre em PERIGO” - Confúcio - OBRIGADO!