Planejamento de Materiais Exercício 2009 setembro/2008

GESTÃO DE MATERIAIS Seção de Armazenamento e Distribuição Serviço de Administração de Materiais

DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO DIRAD Missão : Desenvolver, disponibilizar e implementar soluções e práticas de gestão administrativa para o alcance da missão da Fiocruz. Visão : Ser a Unidade de Gestão Administrativa reconhecida institucionalmente como padrão de excelência e inovação.

SEÇÃO DE ARMAZENAMENTO E DISTRIBUIÇÃO – SARD Responsável pelo fluxo de materiais das Unidades Centralizadas atendidas pela DIRAD. Ressuprimento, recebimento, armazenagem e distribuição de materiais de expediente, informática, químicos, laboratoriais, hospitalares, nitrogênio líquido, gelo seco e água mineral. Atualmente a SARD, através do Subprograma Almoxarifado com Ênfase na Qualidade e Satisfação do Cliente, fornece apoio logístico ao Instituto Fernandes Figueira, Instituto de Pesquisa Evandro Chagas e Instituto Oswaldo Cruz.

Processos RESSUPRIMENTO Suprimento: Coisa que serve para satisfação de necessidades Ação de suprir Suprir: Completar o que falta Abastecer-se do necessário RECEBIMENTO / ACEITAÇÃO ARMAZENAGEM DISTRIBUIÇÃO INVENTÁRIO

RESSUPRIMENTO Processo que abrange o conjunto de atividades de controle e análise da movimentação de materiais, visando a determinação de quantidades a serem adquiridas e o período adequado para as compras, a fim de permitir a continuidade operacional da Instituição, em conformidade com os objetivos e diretrizes determinadas para a Gestão de Estoques. Este processo deve ser planejado para que não haja faltas que paralisem suas atividades, nem excessos que aumentem seus custos. A gestão de materiais tem a responsabilidade de ter os materiais necessários na quantidade certa, no local certo e no tempo adequado à disposição dos seus usuários/clientes.

Planejamento e execução Levantamento dos itens e quantidades, com base no consumo dos últimos 12 meses, para solicitação de compras através de processo de Registro de Preço. Identificar a necessidade de aquisição de material através do Ponto de Ressuprimento definido na fase de planejamento. Levantamento e análise da quantidade necessária p/ reabastecimento do estoque com base no consumo médio mensal dos últimos 12 meses. Emitir ordem de fornecimento do material/fornecedor para empenhamento pela Seção de Orçamento. Enviar empenho e ordem de fornecimento ao fornecedor. Agendar entrega junto ao fornecedor. Acompanhar o processo até o momento da entrega.

Método Utilizado (Registro de Preços) Identificar os materiais com saldo em estoque inferior a 60 dias de cobertura através do Relatório de Ressuprimento SGA Almoxarifado. No mesmo relatório, extrair o consumo médio mensal. De acordo com o consumo médio, completar o saldo atual com a quantidade necessária para cobertura de estoque para 90 dias.

SGA Almoxarifado Ressuprimento LOGIN

ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

RELATÓRIOS DE ESTOQUE

RESSUPRIMENTO DE MATERIAIS

PARÂMETROS PARA RESSUPRIMENTO Unidade Fiocruz a ser ressuprida. 2. Seleção de período para cálculo de consumo médio. 3. Seleção do período para cálculo do ressuprimento. 4. Consultar dados anteriormente calculados. 5. Calcular e imprimir. 1 2 3 4 5

RELATÓRIO DE RESSUPRIMENTO DE MATERIAIS

Planejamento do Ressuprimento Identificar material com saldo inferior a 60 dias. Exemplo: Copo plástico descartável para água 200 ml. Saldo atual : 3.000 pcts CMM : 2.000 pcts Saldo em dias : 45 dias Necessidade: 3.000 pcts = ( ( CMM x 3) – Saldo atual )

PRAZO DE RESSUPRIMENTO EM DIAS ÚTEIS Prazo para solicitação/envio : 2 dias Prazo para autorização : 2 dias Prazo para empenhamento/envio : 3 dias Prazo para envio do empenho/OF ao fornecedor e agendamento de entrega : 1 dia Prazo para entrega : até 10 dias Prazo para recebimento/aceitação : 2 dias Prazo para registro no sistema : 1 dia Prazo para armazenamento : 1 dia Total em dias úteis : 22 dias ( 30 dias corridos ) Estoque abastecido em 30 dias corridos.

Saldo em estoque no dia do reabastecimento: 1 Saldo em estoque no dia do reabastecimento: 1.000 pcts ( saldo p/ 15 dias ) + Qtde empenhada e recebida : 3.000 pcts (45 dias) = Saldo atual : 4.000 pcts ( 60 dias de cobertura de estoque ) Neste momento existe a necessidade de uma nova solicitação para ressuprimento, aumentando o giro de estoque, com a adoção de solicitações mensais de empenhamento.

BENEFÍCIOS Aumento do giro de estoque; Diminuição do volume armazenado; Redução do risco de materiais com validade vencida em estoque; Redução da possibilidade de estocagem de itens obsoletos ou em desuso; Utilização do orçamento em parcelas mensais; Planejamento com prazos definidos para cada etapa, facilita a implantação de indicadores de desempenho.

Procedimento utilizado em 2008 para ressuprimento de materiais

Sistema desenvolvido em Access; Levantamento por Unidade e Setor do consumo de materiais estocáveis nos últimos 12 meses; Consumo valorizado; Confirmação ou alteração das quantidades informadas; Possibilidade de inclusão de novos itens; Relatório final de consumo estimado, por Unidade.

Situações Especiais Eventos : informar com mínimo de 45 dias de antecedência para aquisição das quantidades necessárias; Mudança de equipamento/procedimento : informar o Almoxarifado para interrupção do abastecimento ou aquisição de novos materiais. Ex: toner e cartucho de tinta para impressoras.

Procedimento utilizado no planejamento para o exercício 2009 Materiais de informática: consulta direta aos usuários com a utilização do sistema adotado em 2008; Demais materiais: consumo médio mensal x 12 + margem de segurança.

E-mail: adrianororiz@fiocruz.br Tel: (21) 3836 2040 Fax: (21) 3836 2250 Seção de Armazenamento e Distribuição Serviço de Administração de Materiais Departamento de Operações Comerciais Diretoria de Administração