Gestão Estratégica de Projetos: o caso SENAI

Missão “Promover a educação profissional e tecnológica, a inovação e a transferência de tecnologias industriais, contribuindo para elevar a competitividade da Indústria Brasileira.”

Grandes Números Atuação em 29 setores econômicos; 744 Unidades Operacionais (316 unidade móveis); Média de 2 milhões de alunos matriculados anualmente – (cerca de 1.985.185 em 2004); 1.800 programas oferecidos; 151.259 serviços de assistência técnica, tecnológica e laboratorial prestados em 2004.

A Evolução do Processo de Administração Estratégica do SENAI Construção do 1º Plano Estratégico Nacional 1996-2010 (1995); Desdobramento das Focalizações Regionais (1997); Desdobramento dos Planos Estratégicos Estaduais (1988-1999); Implementação da Gestão de Projetos Estratégicos (a partir de 1998); Revisão e Atualização do Plano Estratégico 2000-2010 (2000); Implementação do Modelo de Avaliação da Performance (2002 - 2005); Lançamento dos Editais de Projetos Estratégicos (2004 - ).

Resultado Esperado: Nova Sistemática de Implementação da Estratégia Avaliação ambiental Externa Avaliação ambiental Interna Missão Visão Referenciais Estratégicos Painéis de Desempenho: Mapa Estratégico, Indicadores e Metas Gestão Estratégica de Projetos Valor Agregado Social Colaboradores Comprometidos com a Estratégia Excelência em Gestão Saúde Financeira Clientes e Sociedade Satisfeitos Maximização do Cumprimento da Missão

Mapa Estratégico do Sistema SENAI

Modelo de Gestão Estratégica de Projetos

Editais de Projetos do Sistema SENAI OBJETIVOS PRINCIPAIS Fortalecer o papel do SENAI Departamento Nacional como instigador de iniciativas inovadoras; Alinhar ações do Sistema SENAI com áreas tecnológicas e linhas de atuação prioritárias; Alocar orçamento em ações que fortaleçam a atuação das unidades regionais junto às indústrias; Envolver as unidades internas na avaliação das propostas de projetos e no monitoramento dos projetos aprovados junto aos regionais; Aprovar e selecionar projetos estratégicos, segundo critérios técnicos previamente estabelecidos; Transparência na aplicação dos recursos e visibilidade dos resultados.

Critérios de Avaliação Nota mínima para aprovação 60 pontos

Princípios do Modelo A Comissão Nacional de Planejamento é o fórum responsável pela definição de critérios, seleção dos projetos, bem como pelo acompanhamento da carteira de projetos aprovados; Cada projeto tem um gestor, responsável direto por toda a execução e gerenciamento de recursos, prazo e comunicação; O monitoramento do dia-a-dia do projeto é realizado por Unidade Organizacional do Departamento Nacional, conforme o escopo do projeto, que designa um “Padrinho” para cada projeto; A Unidade de Planejamento, Orçamento e Gestão é responsável pela elaboração dos Editais com o envolvimento das áreas técnicas do DN e pelo monitoramento físico e financeiro da carteira de projetos.

Gestor do Projeto - Responsabilidades Apresentar proposta de projeto, conforme modelo estabelecido; Executar, controlar e gerir os recursos repassados por todos os parceiros envolvidos; Coordenar a execução do projeto; Atualizar o Sistema SGPE mensalmente apresentando as seguintes informações: Atualização do cronograma físico (% de realização) das atividades de cada etapa e metas relacionadas; Atualização do cronograma financeiro; Descrição resumida da evolução do projeto incluindo resultados, observações, lições aprendidas; Atualizar resultados da pesquisa de satisfação do cliente do projeto. Organizar prestação de contas parciais e final das despesas; Centralizar o processo de aquisição e contratação de produtos e serviços; Prestar quaisquer informações sobre o projeto ao DN, quando necessário; Apoiar possíveis auditorias mediante a apresentação de relatórios e de documentação fiscal.

Fluxo de Apresentação de Projetos via Editais Apresentação das propostas de projetos pelos Departamentos Regionais no início do planejamento do próximo exercício e na revisão orçamentária Uso do SGPE Pré – Qualificação (análise do projeto pelo DN em relação às linhas de atuação, objetivos estratégicos, setores priorizados e regras do edital) Análise técnica e priorização pelo DN (análise e pontuação de acordo com critérios de seleção) Análise do alinhamento Estratégico Avaliação de mérito e aprovação pelo Fórum de Planejamento Divulgação de Resultados

Linhas de Ação Priorizadas em 2005 Implantação, ampliação ou modernização de laboratórios para desenvolvimento de novos produtos; Implantação, ampliação ou modernização da rede de laboratórios de metrologia; Certificação de produtos; Pesquisa aplicada e inovação tecnológica; Implantação, atualização do acervo e modernização da infra-estrutura dos núcleos de informação tecnológica; Modernização da infra-estrutura de ambientes de ensino para desenvolvimento de novos produtos de educação profissional; Expansão da Aprendizagem; Certificação de pessoas; Desenvolvimento de ações educacionais e de tecnologia que demandem cooperação internacional; Educação a distância.

Áreas Tecnológicas Priorizadas em 2005 Alimentos e Bebidas Automotiva Construção Civil Eletroeletrônica Energia, Petróleo e Gás Madeira e Mobiliários Metal Mecânica  Telecomunicações Vestuário, Têxtil e Confecções

Formulário de Planejamento Objetivos (o que); Justificativa (por que); Cliente (quem se beneficia diretamente); Parceiros técnicos e financeiros (quem ajuda e participa dos resultados); Produtos (resultados tangíveis); Referenciais estratégicos (objetivos do BSC); Gestor (responsável formal); Metas (produtos quantificados); Equipe Técnica (quem trabalha); Cronograma de Execução e período de execução (como e quando); Despesas (quanto custa por ano e por conta orçamentária); Memória de cálculo e origem dos recursos (quanto); Análise de viabilidade econômica e social com apresentação de plano de negócio (comprovação da rentabilidade econômico e/ou social do projeto); Descrição dos Impactos esperados, indicador (BSC) e periodicidade para a avaliação estratégica.

Monitoramento, Execução e Controle

Execução do Projeto “Fazer acontecer” o planejamento; Monitorar o progresso das etapas, atividades e metas no Sistema SGPE; Analisar as distorções e registrar observações no relatório consolidado do projeto; Verificar necessidade de re-planejar o projeto dentro do prazo de execução estabelecido.

Registro Permanente da Execução pelo Gestor do Projeto

Verificação da Execução do Projeto pelos Gestores no Sistema SGPE Necessidade do gestor rever cronograma, registrar observação ou atualizar o projeto quando há desvio superior a 30% nas despesas e ou 3 meses de atraso no término projetado. Situação de Desvio Prazo em situação ok!

Acompanhamento de Prazos: desvio de prazos em mais de 120 dias obrigam ação corretiva

Acompanhamento das Despesas: desvio de despesas em 35% demanda ação corretiva

Monitoramento - Exemplo de Relatório DR-Título Início Valores em R$ Data Último Repasse Saldo a Prestar Contas % Realização de Etapas Última Atualização Gestor Total do Projeto Realizado Repassado DN Capacitação na elaboração de Projeto de Mecanismo de Desenvolvimento Limpo e Créditos de Carbono. 7/2/2005 245.000,00 19.800,00 33.000,00 23/2/2005 39,00 26/09/2005 Implantação dos Serviços Laboratoriais de Ensaios para Cadeia Produtiva da Construção Civil 1/2/2005 260.000,00 15.537,59 40.000,00 46,00 28/09/2005 Modernização e ampliação da infra-estrutura dos laboratórios de alimentos do SENAI Região Sul 3/1/2005 1.220.000,00 282.605,56 160.000,00 14/1/2005 35,00 Curso de Eletrônica Embarcada 15/1/2005 486.698,50 50.301,12 0,00 42,00 Capacitação a Distância para Aplicação da NR 10 - INSTALAÇÕES E SERVIÇOS EM ELETRICIDADE 24/1/2005 159.884,75 24.514,35 19.641,30 53,00 24/08/2005 Modelo para Implantação de Tecnologias em Gestão Empresarial 1/1/2005 296.000,00 84.289,10 100.000,00 26/9/2005 48,00 08/08/2005 Produção de Materiais de Referência Elastoméricos Certificados 240.000,00 46.104,60 99.000,00 23/8/2005 59.400,00 66,00 21/09/2005 Inclusão de duas novas metodologias no Programa Inovar para Competir 1/12/2004 247.500,00 93.038,74 39.500,00 59,00 15/09/2005 Implantação de ensaios de flamabilidade 1/7/2005 219.682,48 68.543,00 29/8/2005 15,00 29/09/2005

Conclusão do Projeto

Quando um projeto termina? Conclusão das etapas e atividades com registro de 100%; Registro final das despesas realizadas no “relatório consolidado”; Prestação de Contas Final; Aplicação da pesquisa de satisfação do cliente na última etapa do projeto; Registro dos resultados do projeto pelo gestor no relatório consolidado; Formalização da conclusão do projeto pelo Diretor Regional responsável; Apresentação de resultados do projeto no Fórum de Planejamento; Registro de lições aprendidas.

Pós-implementação

Pós-implementação – Avaliação de Impactos Missão Visão Referenciais Estratégicos Painéis de Desempenho: Mapa Estratégico, Indicadores e Metas Avaliação dos impactos dos projetos no painel de desempenho, incluindo: Rastreabilidade dos impactos previstos no planejamento do projeto; Verificação do comportamento do indicador estratégico selecionado quando do planejamento do proejto Aplicação de pesquisa qualitativa junto ao gestor do projeto e clientes; Realização de reunião de análise estratégica para verificar efeito do projeto na meta estratégica. Gestão Estratégica de Projetos Aprendizado Estratégico

Os 10 Fatores Críticos de Sucesso do Modelo de Gestão Estratégica de Projetos do SENAI Os projetos devem ter duração limitada (No SENAI = 18 meses) de modo a permitir o controle efetivo da execução e a rastreabilidade dos impactos estratégicos. Projetos são empreendimentos inovadores e de mudança. Logo, a gestão de carteira contém número limitado de empreendimentos. É fundamental estabelecer procedimentos padronizados e informatizados para o planejamento, execução e controle de carteiras de projetos alinhadas ao painel de desempenho (BSC). A gestão de projetos é macro-processo exclusivo da área de Planejamento. Antes de aprovar e selecionar projetos, há necessidade de se definir critérios objetivos de priorização que levem em conta o impacto estratégico, bem como viabilidade técnica-econômica do empreendimento;

Os 10 Fatores Críticos de Sucesso do Modelo de Gestão Estratégica de Projetos do SENAI O planejamento detalhado facilita o controle e reduz riscos na execução; O monitoramento de prazos e despesas pressupõe métricas iguais similar ao de processo de gestão de escritório de projetos; No planejamento, identificar os impactos esperados e sua forma de medição (indicadores estratégicos). No SENAI, cada descrição de impacto está vinculada com um indicador estratégico de modo possibilitar quantificação de resultado futuro; A gestão da carteira de projetos deve estar vinculada com a gestão orçamentária; O desenvolvimento de cultura de gestão de projetos demanda investimentos permanentes em capacitação.

Muito Obrigado! Unidade de Planejamento, Orçamento e Gestão do SENAI lamego@dn.senai.br 61-3317-9159 Muito Obrigado!