O documento administrativo como fonte de história da Justiça Federal

Arquivo de Guarda Permanente É constituído pelo conjunto de documentos, que tendo perdido sua utilidade administrativa, devem ser definitivamente preservados pelo seu valor histórico, probatório e informativo É formado a partir da avaliação e aplicação da tabela de temporalidade dos documentos. Seu acervo deve receber tratamento técnico diferenciado, assim como condições específicas de guarda e acesso. Esses documentos são inalienáveis e imprescritíveis. Nesta fase a consulta aos documentos é totalmente aberta ao público, não podendo haver restrição de acesso ao documento de valor permanente.

Todo documento de guarda permanente é histórico? Classificar um documento como sendo histórico é uma avaliação subjetiva e delicada. Os critérios históricos não são objetivos, sendo definidos a partir do conhecimento de cada documento existente nos acervos das instituições. A historicidade de um documento é determinada apenas pelo olhar do pesquisador. É o tipo de foco de pesquisa que irá caracterizar a historicidade do objeto.

História institucional: é possível verificar a construção da instituição em âmbito local ou regional, no decorrer do tempo, observando-se a atuação de Magistrados, a forma de andamento processual, bem como outras informações constantes de documentos jurídicos e administrativos;

A utilização do Arquivo Permanente para fins administrativos Mesmo quando, a princípio, o arquivo permanente deixou de ser útil à Administração, não se deve perder de vista o seu caráter informativo. Às vezes, um documento de guarda permanente pode ser o único capaz de responder a certas necessidades administrativas. Os documentos de guarda permanente são essenciais para reconstituir a evolução do Órgão ou para realizar estudos retrospectivos.

Alguns documentos administrativos de guarda permanente

Folha de abertura do Livro de Termos de Compromisso dos funcionários da Justiça Federal no Estado de São Paulo - 1911

Termo de compromisso para o lugar de primeiro suplente do substituto do juiz federal no município de Cotia

Ofício recebido pela Diretoria do Foro Remetente: Conselho da Justiça Federal Assunto: ciência do Provimento 54/74 e do Edital de Eliminação de Autos 1/74

Prédio da Praça da República

Fitas K-7 doadas pelo Núcleo de Comunicação Social

Cuidados de Preservação Objetivo: prolongar a vida útil dos materiais que dão suporte à informação. O acesso à informação está diretamente relacionado à garantia de integridade física dos documentos.

Mudança nas práticas cotidianas Evitar os rasgos, vincos ou dobras, que contribuirão, no longo prazo, para a “quebra” da folha ou suporte que contém a informação. Não realizar lanches ou refeições na área onde os documentos se encontram. A ingestão ou guarda de alimentos e bebidas favorecem a ocorrência de infestações biológicas, criando condições propícias para o desenvolvimento de insetos e fungos. A poeira também propicia o desenvolvimento de colônias de fungos e outros microorganismos nas superfícies dos documentos, agindo também como elemento abrasivo.

"a distância entre a administração e a história, no que concerne aos documentos, é apenas uma questão de tempo". (Bellotto, Heloisa Liberalli 1991 Arquivos permanentes: tratamento documental. São Paulo, T. A. Queirós)

Bibliografia BRASIL. Conselho da Justiça Federal. Resolução n.º 23, de 19 de setembro de 2008. Estabelece a Consolidação Normativa do Programa de Gestão Documental da Justiça Federal de 1º e 2º graus. Disponível em: http://intranet.jfsp.jus.br/assets/Uploads/gestaodocumental/res0232008cjf.pdf LOPES, Thais Menandro. Processo judicial: importância como fonte histórica e cuidados de preservação. São Paulo, 2010. Disponível em: http://www.jfsp.jus.br/assets/Uploads/administrativo/NUCE/Textos/Processo-judicial-como-fonte-histrica.pdf ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol. Os Fundamentos da Disciplina Arquivística. Publicações Dom Quixote, Lisboa, 1998.