Rodney J. Carneiro Gerente de Sistemas SISTEMA DE INFORMAÇÃO

DADO, INFORMAÇÃO E CONHECIMENTO O QUE SÃO SISTEMAS DE INFORMAÇÃO PARA QUE SERVEM OS SISTEMAS INFORMAÇÃO PROBLEMAS DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO 4.1 PROBLEMAS NA FASE DO PROJETO 4.2 PROBLEMAS NA FASE DE IMPLEMENTAÇÃO 4.3 PROBLEMAS DURANTE A FASE DE OPERAÇÃO E MANUTENÇÃO 5. O SISTEMA VALE O INVESTIMENTO? 6. CONCLUSÃO

Informação e Conhecimento Informações não estruturadas Relacionadas aos ambientes interno e externo da organização, suas transações, etc (notas fiscais, contratos, notícias, ofícios, memorandos, etc). Dados brutos Dados estruturados Informações estruturadas Planilhas, tabelas de BD, relatórios, etc. Informações processadas Dados sumarizados, classificados, armazenados, analisados e interpretados, etc. Conhecimento Informação/conhecimento como base para tomada de decisão

Dados, Informação e Conhecimento Dados são os componentes básicos a partir dos quais a informação é criada. Informação são dados com significado, inseridos em um contexto. Conhecimento é o que orienta as pessoas no uso da informação para que possam trabalhar. DADOS INFORMAÇÃO CONHECIMENTO

Muitos dados, pouca informação e conhecimento Alto volume de dados e necessidade de resposta rápida.

Por que a busca pelo conhecimento? Não há vantagem competitiva sustentável senão através do que a empresa SABE, como consegue UTILIZAR o que sabe e a rapidez com que APRENDE algo novo. Competitividade Alta produtividade Qualidade

Gestão da Informação Gerenciamento de todo ambiente de informações de uma empresa.

Gestão do Conhecimento Um processo permanente, articulado e intencional, composto pela geração, codificação e compartilhamento do conhecimento na organização a fim de torná-la mais inteligente e competitiva.

Sistemas de Informação O que são? ambiente Organização: Recursos e ações direcionados a objetivos. Ações (Transações) SI pode ser definido como um conjunto de componentes inter-relacionados trabalhando juntos para coletar, recuperar, processar, armazenar e distribuir informação com a finalidade de facilitar o planejamento, o controle, a coordenação, a análise e o processo decisório em empresas e organizações

Multidisciplinaridade O estudo de Sistemas de Informação bem como o seu desenvolvimento envolve perspectivas múltiplas e conhecimentos multidisciplinares que incluem diversos campos do conhecimento tais como, ciência da computação, ciência comportamental, ciência da decisão, ciências gerenciais, ciências políticas, pesquisa operacional, sociologia, e contabilidade e Administração.

A atividade de desenvolvimento de sistemas para processos organizacionais e inter-organizacionais envolve o uso criativo de tecnologia da informação para aquisição de dados, comunicação, coordenação, análise e apoio à decisão. Há métodos, técnicas, tecnologia e metodologias para essa atividade. A criação de sistemas em organizações inclui questões de inovação, qualidade, sistemas homem-máquina, interfaces homem-máquina, projetos sócio-técnicos e gerenciamento de mudanças.

Sistemas de Informação podem ser definidos como uma combinação de recursos humanos e computacionais que inter-relacionam a coleta, o armazenamento, a recuperação, a distribuição e o uso de dados com o objetivo de eficiência gerencial (planejamento, controle, comunicação e tomada de decisão), nas organizações. Adicionalmente, os sistemas de informação podem também ajudar os gerentes e os usuários a analisar problemas, criar novos produtos e serviços e visualizar questões complexas.

Sistemas de Informação Infra-estrutura de TI Sistemas de Nível Estratégico Planejam. estratégico, Predições, etc Sistemas de Nível Gerencial Gerência de Cursos, Coordenação de Proj. etc. Sistemas de Nível de Conhecimento Editoração, Digitalização de documento e imagem, EAD etc. Sistemas de Nível Operacional Financeiro, Programas/Proj, Cursos, Cadastros, etc Hardware Software SGBD Rede Com. Dados

Sistemas de Informação Para que servem? S I Modelo Interpretativo Dados Interpretação Informação Tomador de Decisões Ação Casos Passados, Decisõs, Problemas e Experiencias Resultados Apoio à execução de tarefas, gerência e suporte à tomada de decisões

Para que servem? Sistemas de Informação são mais conhecidos pelos benefícios que trazem para a gestão dos negócios em que se tenta eliminar os desperdícios, as tarefas demasiadamente repetitivas, com ou sem o uso de papel, de maneira a melhorar o controle dos custos, a qualidade do produto ou serviço, maximizando os benefícios alcançados com a utilização de tecnologia da informação.

Para melhorar a eficiência gerencial, os Sistemas de Informação das organizações devem ser integrados e serem projetados para antecipar as incertezas do futuro em um ambiente dinâmico que inclui, além dos seus usuários e desenvolvedores, o relacionamento com outras organizações como: clientes (com finalidade comercial ou social), fornecedores, competidores, agências de regulamentação, etc.

Empresa da Era do Conhecimento Criatividade e Inovação TECNOLOGIA INFRA-ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Empresa da Era do Conhecimento PESSOAS Redes Groupware Workflow GED Data Warehouse ERP/BI Aprendizagem Compartilhamento Intuição Estrutura Estilo gerencial Modelos mentais Cultura Visão holística

CASE ROMAGNOLE Antes de 1996 todos os sistemas desenvolvidos em Cobol. Preocupação com o BUG do Milênio Em 1996 houve aquisição de Ferramenta de desenvolvimento Terceirização dos projetos utilizando um analista como coordenador de projeto e uma equipe terceirizada

Problemas de um Sistema de Informação Uma das mais importantes atividades desenvolvidas pelo CPD é o desenvolvimento de sistemas A busca da redução de custo conduziu ao desenvolvimento de um grande número de sistemas de processamento por transação, esses sistemas manipulavam informações do tipo: Requisições de compras, controle da produção, logística de distribuição, contas a pagar e receber

Problemas Durante a Fase do Projeto Existência de muitos sistemas de processamento que requerem uma substancial demanda de recursos. Ao invés de tentar entender o que os usuários necessitam, muitos CPD´s fornecem ferramentas que permitem ao usuário extrair, do banco de dados suas informações. O Desenho de uma solução é algo abstrato para muitos usuários, na maioria das vezes eles não sabem o que querem e como especificar suas necessidades.

Estudo de Viabilidade de um Projeto O primeiro critério está ligado à redução de custos. Disponibilizar uma tecnologia com alto potencial de ajudar o usuário está sobrepondo a questão do custo. O estudo de viabilidade torna-se importante na medida em que ele ajuda o usuário em questões técnicas.

Problemas Durante a Implementação Implementação começa 2 semanas antes do final do Projeto. Os Sistemas obtém sucesso no campo tecnológico mas falham no campo organizacional, levando os usuários a uma total insatisfação, não permitindo também alcançar o potencial máximo do sistema.

Como saber se o sistema é um Sucesso? Utilização do Sistema: Forçar a utilização do sistema não é uma boa medida de sucesso, mas o uso voluntário Satisfação do Usuário: Qdo o uso é voluntário, pode-se analisar a satisfação do usuário com relação ao sistema Anseios Alcançados: Corresponde ao antigimento dos objetivos e dos requerimentos propostos inicialmente

Como saber se o sistema é um Sucesso? Contribuição: Medir o Grau de Contribuição que o Sistema trouxe para a empresa, em termos de redução de custos, habilidade de realizar uma tarefa que não poderia ser feita sem o computador e também a vantagem competitiva alcançada. Retorno sobre o Investimento: Este é um ponto de difícil medição. Sistemas são, na maioria dos casos, justificados por resultados intangíveis

Fases de Analise e Especificações A Primeira Atividade é Entender os Procedimentos existentes. Nesta Fase usuários e analistas de sistemas determinam os requisitos necessários para o novo sistema. Eles devem especificar a lógica de processamento e as entradas e saídas necessárias. Preocupação que se deve ter com os fatores de qualidade e segurança do sistema.

Fatores de Qualidade e Segurança do Sistema devem ser: Util – Atender às necessidades do usuário, ser confiável Robusto – ser tolerante a falhas e permitir continuidade operacional mesmo em condições adversas, ou seja, ter opções que aceitem alternativas de processamento. Utilizável – Fácil de operar, requerer pouco treinamento, permitir recuperação e correção de erros. Monitorável – Produzir dados de acompanhamento do desempenho, do uso e de recuperação do trabalho realizado

Fatores de Qualidade e Segurança do Sistema devem ser: Evolutivo – Poder ser ampliado/adaptado à novas condições operacionais, isto é acompanhar a evolução provável das plataformas de informática. Rentável – Economizar recursos, produzir benefícios compatíveis com os custos de desenvolvimento e operacionalização.

Desenvolvimento dos Sistemas . É uma atividade de intenso trabalho. Envolve a participação de usuários, analistas de sistemas, programadores e também da Gerência de Sistemas. . Existem algumas insatisfações que geralmente ocorrem durante esta fase. Os usuários podem ficar descontentes porque o desenvolvimento do sistema leva muito tempo e não satisfaz aos seus requerimentos. . Insatisfação tanto do profissional de informática, como do usuário e devem na medida do possível ser evitados

Desenvolvimento de Sistemas Tipos de Insatisfações na fase Desenvolvimento: Perda da participação do usuário. A não clareza do entendimento do sistema. Fraca documentação sobre as especificações do sistema. Acreditar que será fácil aplicar a nova tecnologia. Baixa produtividade de programação. Dificuldades no gerenciamento do projeto. Resistência do usuário em função de incertezas e alterações.

TESTES Todo e qualquer sistema necessita ser testado. Os programadores irão primeiro testar individualmente seus programas e depois farão testes de interação com os demais programas do sistema. Os usuários deverão providenciar um conjunto de dados para teste, e revisar os resultados obtidos com os testes. Um ponto de preocupação é que os testes podem mostrar somente a presença de erros, eles não garantem a ausência de erros. É mandatório que se faça um teste paralelo de sistemas, no qual o novo e o antigo sistema executam juntos, utilizando o mesmo conjunto de dados, permitindo verificar se não há discrepâncias nos resultados.

Treinamento Os sistemas desenvolvidos geralmente requerem novos procedimentos. Se as mudanças nos procedimentos forem muito grandes, esforços devem ser direcionados para o treinamento dos usuários, que deverão aprender novas maneiras de trabalhar.

PROBLEMAS DURANTE A FASE DA OPERAÇÃO . Os profissionais que trabalham na operação, geralmente possuem experiência e conhecimento diferente dos analistas de sistemas. . O conjunto de atividades desenvolvidas na operação depende muito da empresa e do tipo de sistemas que esta sendo executados. . Em uma empresa com operação centralizada e com vários computadores, as atividades de gerenciamento da operação são muito maiores, poderá haver vários níveis de gerenciamentos. . Os medidores da fase de Operação são: Disponibilidade e Tempo de Resposta.

Operação - Disponibilidade O primeiro objetivo para os usuários é um sistema de informação que está disponível sempre que precisar utilizá-lo. O gerente de operação necessita manter registros sobre a disponibilidade dos sistemas. Os relatórios apontando os percentuais de disponibilidade são geralmente bons, porque eles utilizam o denominador 24 horas por dia. O monitoramento deve ser feito em intervalos de tempo pre-definidos, com uma atenção especial ao período em que vários usuários tentam utilizar o sistema ao mesmo tempo.

Operação - Tempo de Resposta O tempo de resposta é o tempo transcorrido entre o momento em que o usuário pressiona a tecla enter do terminal até o momento que o sistema responde com uma mensagem indicando que está pronto para uma próxima interação. O usuário demonstra um considerável desprezo a tempo de resposta demorados, isso porque o seu trabalho pode ser seriamente afetado. O Gerente de Sistema deve sempre se preocupar com o tempo médio de resposta e sua distribuição durante o dia.

PROBLEMAS DURANTE A FASE DE MANUTENÇÃO A manutenção é um erro crítico dentro do ambiente de informática. Representa 48% das despesas de informática. Erros Emergenciais 17% Erros com alterações de dados 19% Melhorias do usuário ou aumento de eficácia 60% Outros 4%

PROBLEMAS DURANTE A FASE DE MANUTENÇÃO Sistemas bem desenhados reduzem o nível de melhorias necessárias. Mas em contra partida, se o sistema está sendo utilizado, é normal esperar que os usuários apresentem novas sugestões. O Gerente deve fornecer também informações sobre as atividades de manutenção, afim de determinar a necessidade de incrementar o número de recursos para manutenção.

O SISTEMA VALE O INVESTIMENTO? Para esse tipo de análise, normalmente são utilizadas as ferramentas tradicionais da Administração Financeira: TAXA INTERNA DE RETORNO RETORNO DO INVESTIMENTO (ROI) É importante ter consciência de que justificativas técnicas, tais como redução do número de teclas digitadas não apontam, para investimentos em sistemas de informação que tornem o negócio da empresa mais competitivo.

O SISTEMA VALE O INVESTIMENTO? É difícil quantificar os benefícios do investimento em sistemas de Informação, por serem intangíveis, em sua maioria, também não é fácil quantificar o custo do negócio perdido, que pode estar ligado a aspectos internos à empresa (por exemplo, custos mais elevados para realização de determinadas tarefas) ou a aspectos externos (relacionados ao valor percebido pelos clientes, perda de competitividade, etc).

CONCLUSÃO Desenvolver um sistema de informação requer Investimento, compreensão, apoio da alta administração e a vontade que as organizações tem de se tornar mais competitivas e a necessidade de perpetuar no mercado. Portanto, todas as dificuldade existentes para sua implantação podem ser superadas alicerçadas por esta vontade.

OBRIGADO Rodney Januario Carneiro Gerente de Sistemas email: rodney@romagnole.com.br HOME PAGE: www.romagnole.com.br www.fafiman.br/rodney