Como elaborar o controle de distribuição de documentos

Como elaborar o controle de distribuição de documentos Não é de hoje que percebo a dificuldade que empresas menores possuem em controlar certos aspectos do sistema de gestão, em muito dos casos, não por falta de capacidade mas sim por falta de recursos mais sofisticados ou falta de habilidades que não são tão inerentes ao responsáveis pela área da qualidade ou, como o assunto em questão, aos responsáveis pelo controle de documentos.

Como elaborar o controle de distribuição de documentos Um caso clássico era o do controle de distribuição de documentos. Segundo os procedimentos, todos possuíam métodos para identificar o documentos revisados e obsoletos, através de carimbos, impressões coloridas, marcas d’água e um sem fim de métodos, cada qual devidamente adequado ao propósito e tamanho da empresa.

Como elaborar o controle de distribuição de documentos Um exemplo: Fulano emitia um documento em determinada revisão. Este documento era distribuído e o receptor assinava o comprovante de recebimento. Passava-se o tempo e Fulano emitia outra revisão daquele mesmo documento. Ele sabe que alguém recebeu o documento, mas não sabe muito bem quem foi, quando e quantas cópias foram (apesar de muitas empresas utilizarem mapas de documentos). Logo, ele precisará consultar o recibo de entrega.

Como elaborar o controle de distribuição de documentos Muitas empresas falham aqui, pois não conseguem rastrear de forma adequada o recibo, pois durante a emissão do referido documento e sua nova revisão, muitos outros recibos foram emitidos e agora alguém necessitará de muita boa vontade para procurar o tal recibo, de tal forma que a entrega do novo documento revisado dependerá dessa procura.

Como elaborar o controle de distribuição de documentos Prontamente empenhado em solucionar tal dificuldade enfrentada por empresas ou organizações menores, que não dispunham de sofisticados recursos para controle, emissão e distribuição de documentos, elaboramos uma planilha que poderia ser útil à este contexto.

Como elaborar o controle de distribuição de documentos Trata-se de uma planilha que consegue ao mesmo tempo registrar tantos quantos forem necessários os documentos emitidos e os números dos recibos para cada distribuição, como também ser o próprio recibo de entrega do documento. Ela permite que a listagem dos documentos distribuídos seja impressa, de modo a ser assinada pelos receptores. Posteriormente possibilita a consulta pelo número do registro, revisão, documento ou codificação para resgatar o registro gerado e identificar quem recebeu, quando e quantas foram as vias.

Como elaborar o controle de distribuição de documentos O funcionamento é bem simples, basta preencher os dados do registro, tais como: - Nº. do registro - Documento - Identificação (codificação do documento) - Datas de elaboração, revisão e aprovação - Qtde. de vias que cada receptor irá receber (em A,B, C e/ou D) - Identificação dos receptores (A, B, C e/ou D)

Como elaborar o controle de distribuição de documentos Ao imprimir, selecione as células que contêm os documentos que irá distribuir e imprima a seleção. Ao imprimir os campos para a assinatura ficarão visíveis. A planilha também possui um controle para identificar os documentos que já foram distribuídos e aqueles que já foram recolhidos. Esta planilha está disponível na seção de downloads.

Como elaborar o controle de distribuição de documentos Guia desenvolvido pela equipe Qualittas Consulting – Consultoria em Sistemas de Gestão Acesse htt://qualittas.consulting.wordpress.com e visite nosso site