GERENCIAMENTO DE PROJETOS COM A FERRAMENTA GPEx INSTRUTORES: JOÃO AUGUSTO ALEXANDRIA DE BARROS

REFERÊNCIAS Um Guia de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK@), 5ª edição, PMI, 2013; Normas para Elaboração, Gerenciamento e Acompanhamento de Projetos no Exército Brasileiro (NEGAPEB – EB20-N-08.001), 2ª Edição, 2013; Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2TM, OGC, Reino Unido, 2011.

REFERÊNCIAS PORTAL GPEx – portalgpex.cds.eb.mil.br; GPEx (CITEx) – gpex.eb.mil.br; e GERENTE Projeto GPEX/EB – Cel R1 Gerhardt (860-5209 ou 61 3415-5209 ou ramal 5209).

INTRODUÇÃO Mudanças; Temporário; Multifuncional; Único; Incerteza. Projeto Mudanças; Temporário; Multifuncional; Único; Incerteza.

EXECUÇÃO, PLANEJAMENTO, MONITORAMENTO E CONTROLE METODOLOGIA NEGAPEB Autorização SUMÁRIO DO PROJETO IMPLANTAÇÃO INICIAÇÃO PLANOS EXECUÇÃO, PLANEJAMENTO, MONITORAMENTO E CONTROLE PROGRESSO CONTROLE ENCERRAMENTO ENTREGA

PROPOSIÇÃO DE UM PROJETO 1º Ato de um provável projeto: Ordem verbal, DIEx, Email, etc. “Start Up” do projeto. Ainda não é projeto. Gera uma tomada de decisão da autoridade patrocinadora. No GPEx: Criar demanda.

DEMANDA Criando uma Demanda Projetos > demandas > filtros e ações > criar uma nova demanda Papéis: Responsável: Gerente do projeto; Supervisor: “orientador” do Projeto; Cliente: Usuário principal; Autoridade: patrocinador; Designados: equipe de projeto; e Contatos: Fornecedores e outros usuários.

DEMANDA Analisando a Demanda Projetos> demandas Clicar duas vezes na demanda Ação > Analisar demanda

ABORDAGEM INICIAL Projeto Projeto Simples (5W2H) Ação de Cmdo No GPEx: O quê ? Quem ? Onde? Quando? Por quê? Como ? Quanto ? Ação de Cmdo No GPEx: Criar Projeto

NOVO PROJETO Criando um Projeto Método completo; Método rápido; ou EAP.

MÉTODO COMPLETO Criando um Projeto pelo Método Completo Projetos > lista de projetos > filtros e ações > novo projeto Importante: Nome; Envolvidos (gerente, supervisor, Autoridade, Cliente); Nível de acesso; Expediente; Stakeholders.

MÉTODO RÁPIDO Criando um Projeto pelo Método Rápido Projetos > Projeto rápido Projeto > Novo Projeto Editando um Projeto pelo Método Rápido Projeto > Editar projeto

MÉTODO EAP Criando um Projeto pelo Método EAP Projetos > Estrutura Analítica do Projeto (WBS) Criar Projeto OU Projetos > Estrutura Analítica do Projeto (WBS) gráfica Projeto > Novo Projeto

MÉTODO EAP Editando um Projeto pelo Método EAP Ação > Editar Tarefa ou Projeto OU Projeto > Editar

LIÇÕES APRENDIDAS Criando uma Lição Aprendida Projetos > Lições Aprendidas > Filtros e ações > Nova Lição Aprendida

INTRODUÇÃO Escopo QUALIDADE RISCOS Tempo Custo BENEFÍCIOS

GERENCIAMENTO DE PROJETOS Planejar Planejar Delegar Controlar Monitorar

ESTUDO DE VIABILIDADE Justificando o Projeto Ver > NEGAPEB > Estudo de Viabilidade

DIRETRIZ DE INICIAÇÃO Criando a Diretriz de Iniciação Ver > NEGAPEB > Diretriz de Iniciação

SUMÁRIO DO PROJETO A juntada daDiretriz de Iniciação e o Estudo de Viabilidade representa o Sumário do Projeto. A Autoridade decide sobre o início ou não do projeto.

DIRETRIZ DE IMPLANTAÇÃO Criando a Diretriz de Implantação Ver > NEGAPEB > Diretriz de Implantação Importante: Implantação; e Organização do Projeto.

EXERCÍCIO 01 Email recebido: “Prezado Companheiro, tendo em vista a necessidade de estabelecer critérios adequados de instrução para a manutenção dos capacetes do Batalhão de Infantaria Leve, solicito propor um manual único, com as diversas multifuncionalidades envolvidas em um prazo máximo de 1 (um) ano”

EXERCÍCIO 01 Missão: Criar uma Demanda; Criar o Projeto; Apresentar um Sumário do Projeto; Criar uma Diretriz de Implantação; Insira uma Lição Aprendida.

CARACTERÍSTICAS DETALHAMENTOS ESCOPO CUSTO TEMPO BENEFÍCIOS RISCOS QUALIDADE

DETALHAMENTOS TEMPO CUSTO ESCOPO

DURAÇÃO DAS TAREFAS Inserindo uma duração para uma Tarefa Método Completo; Método Rápido; e EAP.

DURAÇÃO DAS TAREFAS Inserindo uma duração para uma Tarefa pelo Método Completo Clicar na Tarefa (Detalhes da Tarefa) Ação > Editar Tarefa > Datas Salvar

DURAÇÃO DAS TAREFAS Inserindo uma duração para uma Tarefa pelo Método Rápido Ver > Interface Rápida Inserir o número de Dias OU Inseriras datas de Início e Término

DURAÇÃO DAS TAREFAS Inserindo uma duração para uma Tarefa pela EAP Ver EAP Ação > Editar Tarefa ou Projeto > Datas Salvar

DEPENDÊNCIAS Início – Início (II) Início – Término (IT) Término – Início (TI) Término – Término (TT) Latência Menor distância

DEPENDÊNCIAS Criando Dependências Método Completo; Método Rápido; e EAP.

DEPENDÊNCIAS Criando Dependências pelo Método Completo Ação > Editar Tarefa >Predecessoras

DEPENDÊNCIAS Criando Dependências pelo Método Rápido Ver > Interface Rápida Colunas Predecessoras / Sucessoras (utilizar * para menor “distância”. OU Diretamente no Gráfico Gantt

DEPENDÊNCIAS Criando Dependências pelaEAP Ver > EAP (WBS) Ação > Editar tarefa >Predecessoras

ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO Criando a EAP para o Projeto Ver > NEGAPEB > Estrutura Analítica

CRONOGRAMA INICIAL Criando um Cronograma Inicial Ver > NEGAPEB >Cronograma

EVENTOS Reuniões, visitas, ações, processos, etc. Inserindo eventos Inserir > Evento

PLANILHA DE CUSTOS Inserindo uma Planilha de Custos em uma Tarefa Clicar na tarefa (Detalhes da tarefa) Inserir > Planilha de Custos

RECURSOS Cadastrando recursos Menu > Recursos Filtros e Ações > Novo recurso Inserindo um recurso Clicar na tarefa (Detalhes da tarefa) Inserir > Recurso

ENTREGA Criando uma Entrega para uma Tarefa Inserir Entrega Clicar em cima da tarefa Ação > Editar Tarefa > Entregas Salvar

DECLARAÇÃO DE ESCOPO Criando uma Declaração de Escopo Ver > NEGAPEB > Declaração de escopo

EXERCÍCIO 02 Email recebido: “Prezado Companheiro, tendo em vista a necessidade de estabelecer critérios adequados de instrução para a manutenção dos capacetes do Batalhão de Infantaria Leve, solicito propor um manual único, com as diversas multifuncionalidades envolvidas em um prazo máximo de 1 ano – Prossiga na Missão!!!” Importante Reuniões semanais de controle; Toda atividade deve prever uma entrega.

EXERCÍCIO 02 Missão: Apresentar a EAP do Projeto (2º Nível); Cronograma inicial; Inserir uma Planilha de Custos; Inserir Entregas; Criar Eventos nas Tarefas; Criar uma Declaração de Escopo.

EXERCÍCIO 02 Informações adicionais: Impressão de volume de 100 Páginas: R$ 12,00/Volume; Edição de imagens: R$ 1,80/Figura; Revisão e Serviço editorial: R$ 12.000,00/Mês; Consultorias em geral: R$25.000,00/Mês; Custos de deslocamentos: R$ 12.000,00/Mês; Custos operacionais e logísticos: 1.850,00/Mês.

EXERCÍCIO 02 Informações adicionais: Nos arquivos do COTER e SGEx projetos de manuais apresentaram o seguinte índice para desenvolvimento: 10 páginas/Mês; Aproveitando “caronas” em pregões de impressão, consegue-se imprimir até 100 volumes de no máximo 200 folhas em 1 mês.

PLANOS DE PROJETO Plano de gerenciamento de riscos; Plano de gerenciamento de mudanças; Plano de gerenciamento da qualidade; Plano de Gerenciamento de Comunicações; Plano de gerenciamento das Partes interessadas; Plano de gerenciamento de recursos humanos; e Planejamento de custo e do Orçamento.

PLANO DE CUSTOS E DO ORÇAMENTO DO PROJETO Criando um Plano de Custos e de Orçamento do Projeto Ver > NEGAPEB > Planejamento de Custo e do Orçamento

PROGRAMAS E PORTFÓLIOS Programa é um grupo de projetos relacionados, gerenciados de modo coordenado para a obtenção de benefícios e controle que não estariam disponíveis se fossem gerenciados individualmente.

PROGRAMAS E PORTFÓLIOS Portfólio é um conjunto de programas, projetos e ações, e até mesmo de outros portfólios, agrupados por afinidade de execução ou finalística, para facilitar a coorde nação e o gerenciamento eficaz e permitir a implementação da estratégia de organização. As entregas dos componentes do portfólio não têm necessariamente que ser interdependentes e coordenadas, caso contrário, seria um programa.

PORTFÓLIO Criando um Portfólio Criar um projeto Aba Portfólio Incluir Projetos

PROGRAMA Criando Programa Projetos > Programas > Lista de Programas Filtros e Ações > Criar Novo Programa Posteriormente Escolha o Projeto a ser incluído no Programa Ação > Editar Projeto > Relacionado > Programa > Salvar

PLANILHA DE GASTOS Criando uma Planilha de Gastos Dois cliques na tarefa Inserir Planilha de Gastos Criando Etapas da Despesa Ação > Definir estágios da despesa > planilha de Gastos

PLANO DE PROJETO Criando um Plano de Projeto Ver > NEGAPEB > Plano de Projeto

PLANOS Criando Plano de Risco Ver> NEGAPEB > Plano de Gerenciamento de Riscos Criando Plano de gerenciamento de qualidade Ver> NEGAPEB > Plano de Gerenciamento de Qualidade

PLANOS Criando Plano de gerenciamento de mudanças Ver> NEGAPEB > Plano de Gerenciamento de Mudanças Criando Plano de gerenciamento de comunicações Ver> NEGAPEB > Plano de Gerenciamento de Comunicações

CRONOGRAMA FÍSICO-FINANCEIRO Criando Plano de Risco Ver> NEGAPEB >Cronograma Físico-Financeiro Inicial

EXERCÍCIO 03 Email recebido: “Prezado Companheiro, tendo em vista a necessidade de estabelecer critérios adequados de instrução para a manutenção dos capacetes do Batalhão de Infantaria Leve, solicito propor um manual único, com as diversas multifuncionalidades envolvidas em um prazo máximo de 1 ano”

EXERCÍCIO 03 Missão: Criar um Plano de Custo e de Orçamento do Projeto; Criar um Portfólio; Criar uma Planilha de Gastos; Criar um Plano de Projeto; Criar um Plano de Riscos. Apresentar o cronograma Físico-Financeiro; Plano de gerenciamento de qualidade; Plano de gerenciamento de mudanças; Plano de gerenciamento de comunicações;

EXERCÍCIO 03 Informações adicionais: Impressão de volume de 100 Páginas: R$ 12,00/Volume; Edição de imagens: R$ 1,80/Figura; Revisão e Serviço editorial: R$ 12.000,00/Mês; Consultorias em geral: R$25.000,00/Mês; Custos de deslocamentos: R$ 12.000,00/Mês; Custos operacionais e logísticos: 1.850,00/Mês.

EXERCÍCIO 03 Informações adicionais: Nos arquivos do COTER e SGEx projetos de manuais apresentaram o seguinte índice para desenvolvimento: 10 páginas/Mês; Aproveitando “caronas” em pregões de impressão, consegue-se imprimir até 100 volumes de no máximo 200 folhas em 1 mês.

SIAFI Importando NC/NE/NL/OB Ação > SIAFI > Importar NC/NE/NL/OB

REGISTROS Tipos de Registros: Registro deIssue* Registro de Qualidade Registro de Riscos Descrição do Status do Projeto * Algo que aconteceu, não estava planejado e necessita de atenção gerencial.

ACOMPANHAMENTO Acompanhamento do Projeto Relatórios Relatório de Controle de Mudança Relatório de Situação Registros Termo de aceite de Produtos/Serviços Registros em geral

BASELINE Criando Linha de base Inserir > BaseLine

RELATÓRIOS Criando Relatórios Ver > NEGAPEB >Relatório de Controle de Mudança Ver > NEGAPEB > Relatório de Situação

CONTROLE Controlando o Projeto Estágios da despesa Ação > Imprimir > Estágios da despesa Indicadores Inserir > Indicador Ação > Editar Projeto > Indicador Principal > Salvar

TERMO DE ENCERRAMENTO Concluindo o Projeto Ver > NEGAPEB > Termo de Encerramento

CICLO DE VIDA DO PROJETO Criando um ciclo de vida do Projeto Ver> NEGAPEB > Ciclo de vida

EXERCÍCIO 04 Email recebido: “Prezado Companheiro, tendo em vista a necessidade de estabelecer critérios adequados de instrução para a manutenção dos capacetes do Batalhão de Infantaria Leve, solicito propor um manual único, com as diversas multifuncionalidades envolvidas em um prazo máximo de 1 ano”

EXERCÍCIO 04 Missão: Simule o andamento e apresente pelo menos: um Registro e um Relatório de Situação; Simule o fim do projeto e emita o termo de encerramento de Projeto.

EXERCÍCIO 04 Informações adicionais: Impressão de volume de 100 Páginas: R$ 12,00/Volume; Edição de imagens: R$ 1,80/Figura; Revisão e Serviço editorial: R$ 12.000,00/Mês; Consultorias em geral: R$25.000,00/Mês; Custos de deslocamentos: R$ 12.000,00/Mês; Custos operacionais e logísticos: 1.850,00/Mês.

EXERCÍCIO 04 Informações adicionais: Nos arquivos do COTER e SGEx projetos de manuais apresentaram o seguinte índice para desenvolvimento: 10 páginas/Mês; Aproveitando “caronas” em pregões de impressão, consegue-se imprimir até 100 volumes de no máximo 200 folhas em 1 mês.