GESTÃO DE COMPRAS A Gestão de Compras assume um papel estratégico nos negócios, face o volume de recursos, principalmente, financeiros envolvidos, deixando cada vez mais para traz, a visão preconceituosa de que era uma atividade burocrática e repetitiva ou um centro de despesas e não um centro de lucros, pois, quaisquer ganhos de produtividade na função compras tem grande repercussão nos lucros.

GESTÃO DE COMPRAS Com a reestruturação pela qual passaram as empresas nos últimos anos, a evolução tecnológica e os novos relacionamentos com os fornecedores, cresce cada vez mais a importância das pessoas que trabalham nesta área, que é também conhecida como suprimentos, compras ou aquisições, por estarem bem informadas atualizadas e terem habilidades interpessoais e dinamismo.

FUNÇÃO COMPRAS A função compras é parte do processo logístico das empresas, ou seja, parte integrante da cadeia de suprimentos (supply chain). Muitas empresas passaram a adotar a denominação de gerenciamento da cadeia de suprimentos ou simplesmente, gerenciamento de suprimentos, um conceito voltado para o processo de onde se necessita saber o que, quanto, quando e como comprar, em vez do tradicional compras voltado para as transações em si e não para o todo.

FUNÇÃO COMPRAS Cabe a compras, também, o cuidado com os níveis de estoque da empresa, pois, embora altos níveis de estoque passam a significar poucos problemas para a produção, acarretam um custo exagerado para a sua manutenção , tais como: despesas com o espaço ocupado, custo do capital empregado, pessoal de almoxarifado, transportes e custo de estoques.

FUNÇÃO COMPRAS Baixos níveis de estoque podem, por outro lado, fazer com que a empresa trabalhe num limiar arriscado, onde qualquer detalhe, por menor que seja, acabe prejudicando a produção.

FUNÇÃO COMPRAS A necessidade de adequações aos sistemas just in time (JIT), de muitas empresas, levou a modificações importantes no que tange a custos e a criação da nova função de suprimentos. O chamado “negociador” (procurement) envolve, além do relacionamento puramente comercial com os fornecedores, também a pesquisa e o desenvolvimento dos mesmos, sua qualificação e o suporte técnico durante o relacionamento entre as partes, e que leva à necessidade de um aperfeiçoamento dos sistemas de informação.

FUNÇÃO COMPRAS Áreas de interação ou de interface: a) Qualidade; b) Engenharia de Produto e de Processo; c) Fabricação ou produção.

COMPRAS : FORMAS E TIPOS Hoje se fala em mercado global e, consequentemente, em compras globalizadas (Global Sourcing). Com o advento da abertura dos mercados mundiais, os produtos, peças e componentes são comprados no mundo inteiro.

COMPRAS : FORMAS E TIPOS A) EDI (Electronic data Interchange). Tecnologia para transmissão de um computador acoplado a um modem e a uma linha telefônica e com um software específico para comunicação e tradução dos elementos eletrônicos. O computador do cliente é ligado diretamente ao computador do fornecedor, independentemente, dos hardwares e softwares em utilização.

COMPRAS : FORMAS E TIPOS B) Internet Utilização do e-mail (correio eletrônico) como um veículo de transação comercial ou o e-commerce (comercio eletrônico). Basta estar ligado a um provedor e teremos toda a WWW (Word Wide Web) ao nosso alcance 24 horas por dia, acessando o mundo em comunicação bilateral.

ESTRATÉGIA DE AQUISIÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS E PATRIMONIAIS. A definição de uma estratégia correta de compras pode dar à empresa uma grande vantagem competitiva. A empresa então deve decidir o grau de relacionamento com os seus parceiros, clientes e fornecedores, para uma tomada de decisão: comprar ou fabricar. Se a empresa decidir produzir mais internamente, ganha dependência mas perde em flexibilidade, por outro lado, se decidir comprar mais de terceiros, em detrimento da fabricação própria, pode tornar-se dependente.

ESTRATÉGIA DE AQUISIÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS E PATRIMONIAIS. COMPRAR VERSUS FABRICAR A questão comprar ou fabricar inclui agora decisões sobre terceirização ou serviços prestados, que não são o negócio principal da empresa, tais como, limpeza, segurança, transportes, manutenção e até compras. A resposta a esta questão só pode ser obtida por meio de um estudo dos aspectos ligados à estratégia global, além, é claro, dos custos.

ÉTICA DE COMPRAS O problema da conduta ética é comum em todas as profissões, por isso, procura-se abordar a questão mais na sua forma operacional, entendendo que o assunto deva ser resolvido através do estabelecimento de regras de conduta devidamente divulgadas, conhecidas e praticadas por todos os envolvidos, buscando fixar limites claros entre o “legal” e o “moral”. A empresa deve estabelecer um código de ética não só para a gestão de compras e de vendas, mas, também para todo o pessoal da área técnica.

SINAL DE DEMANDA É a forma sob a qual a informação chega à área de compras para desencadear o processo de aquisição de um bem material ou patrimonial. No caso de bens patrimoniais, o sinal de demanda pode vir, por exemplo, de um estudo de viabilidade ou de uma necessidade de expansão.

SINAL DE DEMANDA Nos recursos materiais a forma mais comum do sinal de demanda é a solicitação de compras de materiais (matéria prima, insumos, peças para montagem, etc.) através de um programa de compras e/ou de produção.

FUNÇÃO COMPRAS Função responsável pelo : estabelecimento do fluxo dos materiais na empresa, pelo seguimento junto ao fornecedor, e c) pela agilização da entrega.

FUNÇÃO COMPRAS Os objetivos da função de compra podem ser subdivididos em quatro categorias : 1) obter mercadorias e serviços na quantidade e com a qualidade necessárias; 2) obter mercadorias e serviços ao menor custo 3) garantir o melhor serviço possível e pronta entrega por parte do fornecedor; 4) desenvolver e manter boas relações com os fornecedores e desenvolver fornecedores potenciais.

FUNÇÃO COMPRAS Para satisfazer a esses objetivos, devem ser desempenhadas algumas funções básicas : . Determinar as especificações de compra, qualidade, quantidade e entrega (tempo e local) certas; . Selecionar o fornecedor (fonte certa) ; . Negociar os termos e condições de compra ; . Emitir e administrar pedidos de compras.

FUNÇÃO COMPRAS A função de compras pode ser dividida em dois tipos de atividades : procurement*: inclui as funções de estabelecer especificações, selecionar fornecedores, determinar preços e negociar. * abrange várias funções da área de compras

FUNÇÃO COMPRAS A função de compras pode ser dividida em dois tipos de atividades : programação e acompanhamento do fornecedor, e relacionam-se com a liberação de pedidos para os fornecedores para programar a entrega. Os objetivos são executar o MPS e o MRP, garantir boa utilização dos recursos, minimizar o WIP e manter o nível desejado de serviços ao consumidor.

CICLO DE COMPRAS 2 - Selecionar fornecedores. (solicitação de cotações) 1 - Receber e analisar as requisições de compra. 3 - Determinar o preço correto. 4 - Emitir pedidos de compra.

CICLO DE COMPRAS 5 - Fazer um acompanhamento para garantir que os prazos sejam cumpridos. 6 - Receber e aceitar mercadorias. 7 - Aprovar a fatura para pagamento do fornecedor.

CICLO DE COMPRAS 1) Receber e analisar as requisições de compra As requisições de compra têm início com o departamento ou a pessoa que será o usuário final. No ambiente do MRP, o planejador libera um pedido planejado autorizando o departamento de compras a processar o pedido.

CICLO DE COMPRAS 1) Receber e analisar as requisições de compra No mínimo, as requisições de compra contêm as seguintes informações : . Identidade do requisitante, aprovação assinada e conta em que será debitado o custo. . Especificação do material. . Quantidade e unidade de medida. . Data e local de entrega exigidos. . Qualquer outra informação complementar .

CICLO DE COMPRAS 1) Receber e analisar as requisições de compra Na compra de um item ou serviço de um fornecedor, vários fatores estão incluídos. Por isso, as empresas além de desenvolverem especificações para o produto, tem suas exigências, conforme sua situação no momento da compra. Essas exigências são divididas em três categorias amplas : a) exigências de quantidade, b) exigências de preço, e c) exigências funcionais.

CICLO DE COMPRAS 1) Receber e analisar as requisições de compra Exigências de Quantidade A demanda de mercado determina as quantidades necessárias. A quantidade influencia o modo como o produto será projetado, especificado e fabricado : - se a demanda for apenas de um item ele será projetado para ser fabricado a um custo mínimo ; ou um item padronizado adequado será selecionado ; - se a demanda for por milhares de itens, o item seria projetado para tirar proveito das economias de escala.

CICLO DE COMPRAS 1) Receber e analisar as requisições de compra Exigências de Preço Representa o valor econômico que o comprador atribui ao item, ou seja, a quantia que ele está disposto a pagar. Se o produto final do comprador deve ser vendido a um preço baixo ele não estará disposto a pagar um preço muito alto por uma peça componente.

CICLO DE COMPRAS 1) Receber e analisar as requisições de compra Exigências Funcionais As exigências funcionais são as mais importantes, influem diretamente nas anteriores, e estão intimamente ligadas à qualidade de um produto ou serviço, pois estão relacionadas com a utilização final do item e com seu desempenho esperado. São as mais difíceis de definir. Elas devem satisfazer a necessidade ou o propósito real do item. Em muitos casos a necessidade real tem tanto aspectos práticos quanto estéticos.

CICLO DE COMPRAS 1) Receber e analisar as requisições de compra Especificações Finais A especificação final é um equilíbrio das exigências, resultado da combinação entre elas. Quanto melhor esta combinação, mais bem-sucedida será a especificação. A especificação final pode ser descrita dos seguintes modos :

Descrição por Marca CICLO DE COMPRAS 1) Receber e analisar as requisições de compra Descrição por Marca Especificações Finais : Na compra por marca, o cliente deposita sua confiança na reputação e na integridade do fornecedor. Pressupõe-se que o fornecedor quer manter a reputação da marca e manterá e garantirá a qualidade do produto.

Descrição por Marca CICLO DE COMPRAS 1) Receber e analisar as requisições de compra Descrição por Marca Especificações Finais : A maioria das objeções à compra por marca está centrada nos custos. Itens de marca geralmente têm níveis de preço mais altos. Outra desvantagem é que a especificação por marca restringe o número de fornecedores em potencial.

Descrição por Especificação CICLO DE COMPRAS 1) Receber e analisar as requisições de compra Especificações Finais : Descrição por Especificação Neste tipo de descrição o comprador descrever detalhadamente o que deseja, mas ela geralmente incluem um ou mais elementos a seguir : Características físicas ou químicas. O comprador define as propriedades químicas e físicas dos materiais desejados. Derivados de petróleo, produtos farmacêuticos e tinta são especificados dessa forma.

Descrição por Especificação CICLO DE COMPRAS 1) Receber e analisar as requisições de compra Especificações Finais : Descrição por Especificação Material e método de produção. O método de produção determina o desempenho e a utilização de um produto. Por exemplo, o aço laminado a quente e o aço laminado a frio são produzidos de formas diferentes e têm características diversas.

Descrição por Especificação CICLO DE COMPRAS 1) Receber e analisar as requisições de compra Especificações Finais : Descrição por Especificação Desempenho. É utilizado quando o comprador está principalmente interessado no desempenho que se exige do produto. Por exemplo, uma bomba de água pode ter a especificação de capacidade de bombear muitos litros por minuto. As especificações de desempenho são geralmente fáceis de preparar e tiram vantagem do conhecimento específico do fornecedor.

CICLO DE COMPRAS 2) Selecionar fornecedores/ Solicitar cotações Identificar e selecionar fornecedores são importantes responsabilidades do departamento de compras. Para itens rotineiros deve-se manter uma lista de fornecedores aprovados. Se o item não foi comprado antes ou se não houver um fornecedor aceitável em arquivo, deve-se fazer uma pesquisa. Se o pedido é de pequeno valor ou para itens padronizados, um fornecedor provavelmente poderá ser encontrado em um catálogo, em um jornal especializado ou em uma lista telefônica.

CICLO DE COMPRAS 2) Selecionar fornecedores/ Solicitar cotações Para itens maiores, é desejável emitir uma solicitação de cotação, requerimento por escrito que é enviado a um número suficiente de fornecedores para garantir que cotações competitivas e confiáveis sejam recebidas. Não é um pedido de venda. Os fornecedores completam e devolvem as cotações ao comprador, que as analisa quanto a preço, especificações, termos e condições de venda, entrega e termos de pagamento.

CICLO DE COMPRAS 2) Selecionar fornecedores/ Solicitar cotações Para itens cujas especificações podem ser descritas precisamente, a escolha é geralmente feita com base no preço, entrega e termos de venda. Para os itens cuja especificações não podem ser descritas com precisão, os itens cotados irão variar. As cotações devem ser avaliadas quanto a sua adequação técnica. A escolha final baseia-se em um equilíbrio entre os fatores técnicos e o preço. Geralmente, tanto o departamento requisitante quanto o departamento de compras estão envolvidos na decisão.

CICLO DE COMPRAS 3) Negociação de preços/Determinar o preço correto Os preços podem ser negociados se o comprador tem conhecimento e influência para fazê-lo. Um grande comprador tem mais influência do que o pequeno. Por meio da negociação, o comprador e o vendedor tentam resolver as condições de compras para o benefício de ambas as partes. Habilidade e um planejamento bem feito são necessários para o sucesso da negociação. Também é exigido muito tempo e esforço, de modo que o lucro potencial deva justificar o gasto. Um fator importante na abordagem de negociações ‘‘e o tipo do produto. Há quatro categorias :

CICLO DE COMPRAS 3) Negociação de preços/Determinar o preço correto Por meio da negociação, o comprador e o vendedor tentam resolver as condições de compras para o benefício de ambas as partes. Um grande comprador tem mais influência do que o pequeno. Um fator importante na abordagem de negociações é o tipo do produto. Há quatro categorias :

CICLO DE COMPRAS 3) Negociação de preços/Determinar o preço correto Por meio da negociação, o comprador e o vendedor tentam resolver as condições de compras para o benefício de ambas as partes. Um grande comprador tem mais influência do que o pequeno. Um fator importante na abordagem de negociações é o tipo do produto. Há quatro categorias :

CICLO DE COMPRAS 3) Negociação de preços/Determinar o preço correto Commodities. São produtos cujo preço é fixado pela demanda e pelo suprimento do mercado, e pode flutuar muito. A negociação relaciona-se a contratos para preços futuros.Ex.: cobre, carvão, trigo, carne e metais.

CICLO DE COMPRAS 3) Negociação de preços/Determinar o preço correto Produtos Padronizados. São itens fornecidos por muitos fornecedores. A escolha é ampla e os preços determinados pelos catálogos de preços. Não existe muito espaço para negociação, exceto em caso de grandes compras.

CICLO DE COMPRAS 3) Negociação de preços/Determinar o preço correto Itens de pequeno valor. São itens como produtos de manutenção e limpeza, que representam compras de valor tão baixo que não há muito propósito na negociação de preços. O objetivo principal é manter baixo o custo dos pedidos. As empresas negociam um contrato com um fornecedor que pode oferecer muitos itens, e fixam um sistema simples de pedidos que reduz o custo dos mesmos.

CICLO DE COMPRAS 3) Negociação de preços/Determinar o preço correto Itens feitos por encomenda. São itens produzidos segundo especificações ou aqueles para os quais a empresa recebe cotações de várias fontes. Os preços podem ser negociados.

CICLO DE COMPRAS 3) Negociação de preços/Determinar o preço correto As cotações devem ser avaliadas quanto a sua adequação técnica. A escolha final baseia-se em um equilíbrio entre os fatores técnicos e o preço. Geralmente, tanto o departamento requisitante quanto o departamento de compras estão envolvidos na decisão.

CICLO DE COMPRAS 4) Emissão da ordem de compra Ordem de compra é uma oferta legal de compra. Aceita pelo fornecedor, torna-se um contrato legal para entrega das mercadorias de acordo com os termos e condições especificados no contrato de compra. O pedido de compra é preparado com base na requisição de compra ou nas cotações. Envia-se uma cópia ao fornecedor, o departamento de compras retém uma cópia e outras são enviadas para outros departamentos, tais como : o requisitante, contabilidade, financeiro e recepção.

CICLO DE COMPRAS 5) Seguimento e entrega O fornecedor é responsável pela entrega pontual dos itens pedidos. O departamento de compras deve garantir que os fornecedores realmente entreguem no prazo. Se houver dúvidas quanto ao cumprimento dos prazos, o departamento deve descobrir isso a tempo de tomar medidas corretivas. Isso pode envolver a agilização do transporte, fontes alternativas de suprimentos, atuação junto ao fornecedor ou reprogramação da produção.

CICLO DE COMPRAS 6) Recepção e aceitação das mercadorias Quando entregues as mercadorias, o departamento de recepção as inspeciona para garantir que foram enviados os itens corretos, na quantidade certa e que não foram danificados no transporte. Com sua cópia do pedido de compra e a bill of lading fornecida pelo transportador, o departamento de recepção aceita as mercadorias e escreve um recibo, observando qualquer variação. Se as mercadorias estiverem em ordem, elas serão enviadas para o departamento solicitante ou para o estoque.

CICLO DE COMPRAS 6) Recepção e aceitação das mercadorias Uma cópia do recibo é enviada para o departamento de compras, observando qualquer variação ou discrepância em relação ao pedido de compra. Se o pedido é considerado completo, o departamento de recepção fecha sua cópia do pedido de compras e avisa ao departamento de compras. Se o pedido não estiver completo, o pedido é mantido em aberto, esperando a complementação.

CICLO DE COMPRAS 7) Aprovação da fatura para pagamento Quando é recebida a fatura do fornecedor, há três informações que devem concordar: o pedido de compra, o relatório de recebimento e a fatura. Os itens e as quantidades devem ser os mesmos em todos os documentos. Todos os descontos e termos do pedido original devem ser comparados com a fatura. É função do departamento de compras verificar esses aspectos e resolver quaisquer diferenças. Uma vez aprovada, a fatura é enviada ao departamentos de contas a pagar.