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ABERTURA DE ORDEM DE SERVIÇO E CONTROLE DE DOCUMENTOS POR DIVISÃO DE PASTAS

TREINAMENTO PS-017 OBJETIVO: Definir diretrizes para as atividades de abertura de ordem de serviço, bem como a disposição padrão dos registros passivos inerentes as atividades de uma determinada ordem de serviço.

As responsabilidades e autoridades deste procedimento são conforme o quadro abaixo: Atividade Função Gerente / Gestor RD / Analista Qualidade CADColaboradores Abertura de OS XX Inclusão de documentos na pasta da OS XX Registrar documentos no SGQ XXXX Incluir ou excluir Pastas Digitais/Físicas X

Abertura da pasta digital da Ordem de Serviço Após receber o pedido de compra enviado pelo cliente, o colaborador do departamento comercial, recebe a proposta assinada pelo cliente, acessa o Sistema de Gerenciamento “E- SOFT” e o banco de dados do SGQ e inclui os dados da proposta comercial, necessários para a realização das atividades da Ordem de Serviço.

Após incluir as informações, o colaborador do departamento comercial, abre a pasta digital da Ordem de Serviço, acessando o endereço eletrônico “Y:\Engenharia\OS ”, abrindo a pasta e copiando como uma nova pasta, renomeando da seguinte forma: YY: Ano de abertura da OS ZZZ : Numeração seqüencial (sempre balizar pela última OS aberta) Cliente: Descrever o nome do cliente mais o escopo do serviço de forma sucinta.

Disponibilização da Ordem de Serviço/ Execução do escopo da proposta comercial O colaborador do departamento comercial comunica ao gerente de contratos, através de reunião, preferencialmente, que a OS está registrada e disponibilizada em meio digital.

O gerente de contratos entra em contato com o gestor da obra onde elaboram o planejamento das ações a serem realizadas, através de cronogramas, correio eletrônico ou qualquer outro meio de comunicação que se fizer necessário.

Abertura da Pasta Física da Ordem de Serviço O gestor da obra verifica o tipo de serviço da OS : AST : Assistência Técnica CAM: Fornecimento de Instalação de Campo ENG : Fornecimento de Engenharia e serviços “turn-key” EQT : Fornecimento de Equipamento MAN: Manutenção RTF : Retrofit.

Preenchimento do cabeçalho O Gestor da obra solicita à recepcionista ou outro colaborador qualquer a abertura da pasta física da OS, no endereço eletrônico “Z:\Papelaria\Formulários Gerais/ Formulário Modelo Capa da pasta física da Ordem de Serviço”

Preenche o cabeçalho : Imprime a capa da OS, anexa na pasta física e entrega ao gestor da obra.  Ordem de Serviço : Preencher com numeração da OS, conforme enviado pelo departamento comercial  Cliente : Preencher com o nome da empresa que contratou a ELBI  Cliente Final: Preencher com o nome da empresa onde o serviço será executado  Objeto: Preencher com o objeto do contrato, ou seja, uma breve descrição do que será em si a obra.

Inclusão dos documentos na pasta física da Ordem de Serviço Todos os documentos inerentes à Ordem de Serviço, são arquivados na pasta da OS respeitando um padrão determinado conforme:

Correspondências com Clientes Correio eletrônico Fax enviados e recebidos Cartas enviadas e recebidas Documentos Relacionados a Fornecedores PASTA 1 PASTA 2 Correspondências Cotações Ordem de Compra. Notas Fiscais

PASTA 3 Documentos do Cliente Projetos Cronogramas Normas Entre outros

PASTA 4 Documentos Gerados Informações Comerciais Ata de Reunião RDO - Relatório Dário de Obra Romaneio GD – Guia de Remessa de Documentos Planejamento e Check-list Projetos Segurança do Trabalho Diversos Medição Fotos FFFO

PASTA 5 Ordem de Serviço / Pedido de Compra / Contrato Ordens de Serviço Pedidos de Compra Contratos PASTA 6 Rascunhos Documentos utilizados que não são controlados no SGQ.

Inclusão de documentos na pasta digital da Ordem de Serviço (acréscimo de subpastas) Correspondências com Clientes Correio eletrônico Fax Cartas PASTA 1 Enviadas Recebidas

Documentos Relacionados a Fornecedores PASTA 2 Correspondências Cotações Ordem de Compra. Notas Fiscais Correspondências Cotações Ordem de Compra

PASTA 4 Documentos Gerados Informações Comerciais Ata de Reunião RDO - Relatório Dário de Obra Romaneio GD – Guia de Remessa de Documentos Planejamento e Check-list Projetos Segurança do Trabalho Diversos Medição Fotos FFFO Informações Comerciais Ata de Reunião RDO Romaneio GD – Guia de Remessa de Documentos Planejamento e Check-list Projetos Segurança do Trabalho Diversos Medição Fotos

Observação: Nas pastas 03, 05,06 e 07 não existem subpastas no meio Digital

A Agradece o empenho e a participação