TREINAMENTO CADA 2015 PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E TABELA DE TEMPORALIDADE DE ATIVIDADES-MEIO DA UNESP Me. Maria Blassioli Moraes Profa. Dra. Maria Leandra Bizello Profa. Dra. Sonia Troitiño Outubro 2015

O que é Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade?

Ambos são instrumentos de Gestão de Documentos. A Gestão de Documentos é o tratamento arquivístico dos documentos nas primeiras fases do ciclo de vida documental e da gestão administrativa. O ciclo de vida dos documentos é a concepção de que o documento passa por fases distintas ao longo de sua existência.

Ciclo de Vida dos Documentos A primeira idade é a fase corrente: produção e uso A segunda idade é a fase intermediária: custódia e possível consulta administrativa A terceira idade é a fase permanente: custódia e consulta informativa, após avaliação e destinação.

A Gestão de Documentos é fundamental para a racionalização administrativa, simplifica a produção e o uso de documentos, melhora a forma de organizar e recuperar documentos, refle- tindo em um depósito mais organizado. (Cruz Mundet)

Programa de Gestão de Documentos Voltado para o controle de documentos e racionalização burocrática, afim de garantir agilidade e eficácia administrativa no acesso à informação. Concretiza-se através de um grande sistema de integração de arquivos, nas suas mais diversas fases e está composto por subsistemas de classificação, avaliação, descrição e recuperação de documentos.

Atividade Relacionada às ações, encargos ou serviços decorrentes do exercício de uma função. Atividade-meio: ligadas às funções indiretas ou auxiliares para o funcionamento do órgão. Atividade-fim: ligadas às funções diretas ou essenciais para o funcionamento do órgão.

Classificação Arquivística de Documentos A classificação é o procedimento de organização que objetiva estabelecer as relações que os documentos de arquivo apresentam entre si, em decorrência das funções e atividades que os geraram. A classificação supõe a compreensão do contexto de produção de documentos. (Gonçalves)

Plano de Classificação de Documentos O Plano de Classificação é a estrutura hierárquica e lógica que reflete as funções e as atividades de uma organização, assim como os documentos produzidos nesse âmbito. (Cruz Mundet) Instrumento fundamental do contexto profissional que determina a gestão de documentos e viabiliza a implementação do programa. É feito a partir da análise da estrutura organizacional, atividades e documentos produzidos pela instituição.

Plano de Classificação de Documentos Esquema de distribuição de documentos em classes (função, subfunção, atividade e documento, no caso da Unesp), de acordo com um método de arquivamento específico, elaborado a partir das estruturas, funções e análise da produção documental. Objetivo: dar visibilidade às funções e às atividades do organismo produtor do arquivo, deixando clara as ligações entre elas.

Plano de Classificação de Documentos É uma construção coletiva, na qual o conhecimento emanado por todos os agentes produtores de documentos é organizado e relacionado de modo inequívoco e contextual.

Avaliação Documental Processo de análise do ciclo de vida do documento no qual são estabelecidos prazos de guarda e destinação de acordo com os valores que lhe são atribuídos (imediato e mediato). Visa a racionalização dos arquivos, a eficiência administrativa e a garantia de preservação do patrimônio documental. É operacionalizada por meio da Tabela de Temporalidade de Documentos

Tabela de Temporalidade Instrumento decorrente do Plano de Classificação, apresenta os prazos de guarda dos documentos nas diversas fases do seu ciclo de vida e seus valores, conforme uso e legislação. Determina o destino do documento: eliminação ou guarda permanente. Apresenta as bases legais nas quais a destinação está assentada.

Efeitos Redução da massa documental Agilidade na recuperação dos documentos e das informações Eficiência administrativa Melhor conservação dos documentos de guarda permanente Racionalização da produção e do fluxo de documentos (trâmite) Liberação de espaço físico Incremento à pesquisa