A apresentação está carregando. Por favor, espere

A apresentação está carregando. Por favor, espere

ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS ® MANOEL ROMAN FILHO ORGANIZAÇÃO SISTEMAS e MÉTODOS CURSO : ADMINISTRAÇÃO.

Apresentações semelhantes


Apresentação em tema: "ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS ® MANOEL ROMAN FILHO ORGANIZAÇÃO SISTEMAS e MÉTODOS CURSO : ADMINISTRAÇÃO."— Transcrição da apresentação:

1

2 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS ® MANOEL ROMAN FILHO ORGANIZAÇÃO SISTEMAS e MÉTODOS CURSO : ADMINISTRAÇÃO

3 ® MANOEL ROMAN FILHO SISTEMA DE AVALIAÇÃO B1 = AVALIAÇÃO 1 X 0,9 + EXERCÍCIOS EM SALA X 0,1 B2 = AVALIAÇÃO 2 X 0,7 + PROJETO X 0,2 + EXERCÍCIOS EM SALA X 0,1

4 ® MANOEL ROMAN FILHO ASSUNTOS ABORDADOS

5 ® MANOEL ROMAN FILHO ASSUNTOS ABORDADOS

6 ® MANOEL ROMAN FILHO AULA SEMANA 1

7 ® MANOEL ROMAN FILHO Abrangência da OSM OSM Instruções Normativas, Formulários, Impressos e Estrutura Organizacional Instruções Normativas, Formulários, Impressos e Estrutura Organizacional Mapeamento e Modelagem de Processos Mapeamento e Modelagem de Processos Projetos Organizacionais Qualidade & Produtividade Qualidade & Produtividade Desenvolvimento de Sistemas Desenvolvimento de Sistemas Arranjo Físico (Layout)

8 ® MANOEL ROMAN FILHO 1- SISTEMAS Conceito : é um conjunto de partes coordenadas para realizar um conjunto de Finalidades ( Churchman). Cinco Considerações Básicas de um Sistema : 1- OBJETIVO TOTAIS do Sistema e as medidas de rendimento do sistema inteiro; 2- O AMBIENTE do Sistema- são as restrições ou as oportunidades; 3- Os RECURSOS do Sistema – são os meios que o sistema usa para Desempenhar suas atividades; 4- Os COMPONENTES do Sistema, suas atividades, finalidades e medidas de rendimento; 5- A ADMINISTRAÇÃO do Sistema, é a tomada de decisão relativa á quantidade de recursos que devem ser distribuídos no sistema. Sistemas

9 ® MANOEL ROMAN FILHO Sistema logístico

10 ® MANOEL ROMAN FILHO Exercício de aplicação do conceito: Sistema de Ensino – INPG Tarefa: Sistema de Transporte

11 ® MANOEL ROMAN FILHO V a r i á v e i s S o c i a i s V a r i á v e i s T e c n o l ó g i c a s V a r i á v e i s P o l í t i c a s V a r i á v e i s E c o n ô m i c a s Competidores Clientes Fornecedores Instituições Financeiras Sindicatos de Trabalhadores Os Meios de Comunicação ou Mídia Grupos de Interesses Especiais Governos Empregados Acionistas e o Board A Organização Stakeholders Internos Stakeholders Externos Ambiente de Ação Indireta A Fronteira Flexível de um Sistema Aberto Ambiente de Ação Direta Organização

12 ® MANOEL ROMAN FILHO 1 8 Recursos Capital Matéria-prima Tecnologia Recursos Humanos Entradas Concorrência Mercado Sistema Receptor Pedidos 6 Saídas INFLUENCIAS AMBIENTAIS GERAIS : - Governo - Economia - Cultura Sistema Processador (Organização) Produtos/Serviços Organização como um Sistema Adaptável

13 ® MANOEL ROMAN FILHO ENTRADASPROCESSOSAÍDAS Produtos Ou Serviços Insumos & Recursos EXEMPLO : ALUNO FEED BACK Sistema aberto

14 ® MANOEL ROMAN FILHO AULA SEMANA 2

15 ® MANOEL ROMAN FILHO ORGANIZAÇÃO

16 ® MANOEL ROMAN FILHO 1- Organização como Função Administrativa e parte integrante do Processo Administrativo, significa o ato de organizar, estruturar, integrar os recursos e os órgãos responsáveis de sua administração e estabelecer as relações entre eles e as atribuições de cada um.. a-Organização Formal, é a organização baseada em uma divisão de trabalho racional que especializa órgãos e pessoas em determinadas atividades, é portanto, a planejada ou a que está definida no organograma, sacramentada pela direção e comunicada a todos através dos manuais.É a organização formalizada oficialmente. b- Organização Informal,é a organização que emerge espontânea e naturalmente enter as pessoas que ocupam posições na organização formal, são grupos com funções definidas, porém, não aparece no organograma ou em qualquer outro documento formal/oficial. Organização - Conceitos

17 ® MANOEL ROMAN FILHO 1- Determinar as atividades específicas necessárias ao alcance dos objetivos planejados ( especialização) 2- Agrupar as atividades homogêneas em uma estrutura lógica ( Departamentalização) 3- Designar as atividades ás específicas posições e pessoas ( Cargos e Tarefas) Organização - Conceitos

18 ® MANOEL ROMAN FILHO Organização - Abrangência 1- Empresarial :é a organização que abrange a empresa como uma totalidade, é o chamado desenho organizacional,que pode assumir três tipos : linear, funcional e a linha-staff. 2- Departamental: é a organização que abrange cada departamento da empresa, é o chamado desenho departamental 3- Tarefas e Operações :é a organização que focaliza cada tarefa, atividade ou operação especificamente, é o chamado desenhos dos cargos ou tarefas, e é feita através da descrição e análise de cargos.

19 ® MANOEL ROMAN FILHO 1- 0rganização empresarial consiste em um conjunto de encargos funcionais e hierárquicos, orientados para o objetivo econômico de produzir bens e serviços ( é um meio para atingir objetivos e não um fim), estando condicionada pela natureza do ramo de atividade do negócio. As principais características da organização formal são : A- Divisão do Trabalho é dividir um grande processo detalhado em pequenas tarefas,obtendo a simplificação, padronização, a maior eficiência e produtividade- Taylor) B- Especialização-como conseqüência da divisão do trabalho, cada orgão ou cargo passa a ter funções específicas e especializadas. C- Hierarquia-como conseqüência da especialização surge a função de comando,cuja missão é dirigir e controlar todas as atividades para que cumpram harmoniosamente as suas respectivas missões.Portanto além de uma estrutura de funções uma organização precisa de uma estrutura hierárquica (níveis de autoridade) D- Distribuição da autoridade e da responsabilidade-representa a área de autoridade em função do nível hierárquico. Autoridade - é o direito de dar ordens e o poder de exigir obediência. Responsabilidade- é a obrigação para que se realize tais deveres. 1-Organização Empresarial

20 ® MANOEL ROMAN FILHO Mecanismos de Especialização : medida que uma organização cresce ela tende a se diferenciar e a especializar cada vez mais as unidades que compõem a sua estrutura organizacional.Para os autores clássico a especialização evolui em dois sentidos: 1- Especialização Vertical - necessidade de aumentar supervisão/chefia acrescentando níveis hierárquicos no organograma. 2- Especialização Horizontal - necessidade de aumentar a perícia, a especialização,a eficiência, acrescentando orgãos especializados no mesmo nível hierárquico,é conhecida pelo nome de departamentalização. Departamentalização: constitui a combinação/agrupamento adequados das tarefas/atividades necessárias á organização em grupos específicos. Tipos de Departamentalização conforme Teoria Neoclássica : 1- Função - ( vendas, produção,compras,finanças,engenharia,qualidade,..) 2- Produtos ou Serviços-( farmacêutica,veterinária,química,higiene e limpeza) 3- Localização Geográfica ( Brasil, EUA, França, Austrália, ) 4- Clientes - ( masculino,feminino e infantil) 5- Processos - influência pura da tecnologia( solda,corte,pintura) 6- Projetos - organização temporária ( gerente do projeto,compras,engenharia,,,) 2-Organização Departamental

21 ® MANOEL ROMAN FILHO Seção/Setor/Grupo - é o nível de organização abaixo do departamento e a quantidade de níveis vertical ou horizontal,depende do porte da empresa. TAREFA/ATIVIDADE: é a menor parte do trabalho realizado por um recurso específico que consome outros recursos -É O FOCO das análises. PROCESSO : é uma série/seqüência de tarefas ou etapas que recebem insumos(materiais,informações,pessoas,máquinas,métodos) e geram produtos(produto físico,informação,serviço), usados para fins específicos por seu receptor.( maximizando o valor do cliente). OS 4 PROCESSOS EMPRESARIAIS CENTRAIS : (Adair &Murray) -1- Confecção do Produto/Serviço 2- Geração de Pedidos 3- Execução de Pedidos 4- Atendimento ao Cliente 3-Organização por Tarefas/Atividades

22 ® MANOEL ROMAN FILHO O OBJETIVO IMEDIATO E FUNDAMENTAL DE TODO E QUALQUER TIPO DE ORGANIZAÇÃO É PRODUZIR / PROCESSAR ALGO EM FORMA DE PRODUTO OU SERVIÇO, E PARA SER EFICIENTE, SE FAZ NECESSÁRIO DIVIDIR O TRABALHO EM UMA SÉRIE DE PEQUENAS TAREFAS. (Revolução Industrial - Administração Científica - Frederick Taylor) OS FATORES POSITIVOS : - MAIOR DETALHAMENTO E SIMPLIFICAÇÃO DAS TAREFAS - ESPECIALIZAÇÃO E PADRONIZAÇÃO DAS TAREFAS - MAIOR PRODUTIVIDADE E MELHOR RENDIMENTO DO PESSOAL - REDUÇÃO DOS CUSTOS DA PRODUÇÃO ( MÃO DE OBRA + MATERIAIS - MAIOR EFICIÊNCIA DA ORGANIZAÇÃO 1-Organização Empresarial : Divisão do Trabalho

23 ® MANOEL ROMAN FILHO A estrutura de uma organização pode ser simplesmente definida como a soma total das maneiras pelas quais o trabalho é dividido em tarefas distintas e como é feita a coordenação entre eles.(Criando Organizações Eficazes - Henry Mintzberg) Os cinco mecanismos de coordenação podem abranger as maneiras fundamentais pelas quais as organizações coordenam suas tarefas,isto é : 1- Ajustamento Mútuo - obtém a coordenação do trabalho pelo processo simples da comunicação formal,isto é, o trabalho permanece nas mãos dos operadores. O conhecimento se desenvolve na proporção que o trabalho se desenrola, o sucesso depende da habilidade dos especialistas em se adaptar cada um com o outro no decurso de suas rotas sem mapas. 2-Supervisão Direta - consegue a coordenação por meio de uma pessoa tendo a responsabilidade pelo trabalho dos outros, dando instruções a eles e monitorando suas ações. Um líder é nomeado a fim de coordenar os trabalhos que pode ser padronizado. Os Cinco Mecanismo de Coordenação

24 ® MANOEL ROMAN FILHO 3- Os processos são padronizados quando as execuções do trabalho são especificadas ou programadas, é estabelecida a sequência de instruções e o procedimento de como realizá-las ( Manual de procedimentos, Pontos de controle estabelecidos, alertas,). 4- As saídas são padronizadas quando os resultados do trabalho são específicados,por exemplo, as dimensões do produto ou o desempenho, com as saídas padronizadas a coordenação entre as tarefas fica predeterminada. 5- As habilidades (e conhecimentos) são padronizados quando o tipo de treinamento necessário para executar o trabalho é especificado, isto é, o trabalhador recebe um treinamento antes de ser admitido na organização.Relação trabalho requerido X habilidades exigidas. Os Cinco Mecanismo de Coordenação

25 Instrução de Trabalho Documento que instrui passo a passo como uma atividade deve ser executada. Na elaboração de uma Instrução, devem ser seguidos os mesmos critérios utilizados para Procedimentos. Uma Instrução difere de um Procedimento pelo nível de detalhamento do seu texto, direcionado para orientar usuários nas atividades e tarefas exclusivamente operacionais. O ideal é que toda Instrução referencie um Procedimento, pois não existe equipamento, sistema ou formulário que não esteja inserido no contexto de um processo/atividade. A Instrução é o documento mais apropriado ao treinamento de novos funcionários.

26 ® MANOEL ROMAN FILHO Etapas do Processo Etapas do Processo Necessidade de Padronizar uma Atividade Instrução de Trabalho 3 5 Levantamento Elaboração da Minuta 1 Consenso Emissão da IT Divulgação e Treinamento Elaboração da Instrução de Trabalho Elaboração da Instrução de Trabalho

27 ® MANOEL ROMAN FILHO 1 Reunir documentos referentes à atividade (OF, desenhos etc.) 2 Verificar junto aos operadores como a atividade é executada. (Inclusive operadores de outros turnos) 3 Registrar a seqüência das operações na ordem de execução. Informar as particularidades (macetes) 4 Verificar se a atividade é executada de maneiras diferentes. 5 Discutir com os operadores a melhor maneira de execução. 6 Obter o consenso dos operadores. 1 Fazer Levantamento Realizado Elaboração da Instrução de Trabalho Elaboração da Instrução de Trabalho

28 ® MANOEL ROMAN FILHO 2 1 Elaborar fluxograma da atividade. 2 Escrever Minuta da Instrução de Trabalho Elaborar Minuta Minuta Elaborada Dicas: Assegure a participação de executor Utilize linguagem apropriada Utilize recursos de figuras, ilustrações, se necessário Seja sintético Elaboração da Instrução de Trabalho Elaboração da Instrução de Trabalho

29 ® MANOEL ROMAN FILHO Obter Consenso 3 1 Apresentar Minuta aos operadores para discussão. 2 Registrar dúvidas e sugestões apresentadas. 3 Analisar sugestões e esclarecer dúvidas. 4Fazer as correções necessárias 5Obter o consenso dos participantes Elaboração da Instrução de Trabalho Minuta Aprovada

30 ® MANOEL ROMAN FILHO 4 Instrução Emitida 1 Elaborar Instrução de Trabalho conforme padrão. 2 Cadastrar Instrução de Trabalho no ENS. 3 Acompanhar o processo até a aprovação Elaborar Instrução de Trabalho Elaboração da Instrução de Trabalho Elaboração da Instrução de Trabalho

31 ® MANOEL ROMAN FILHO 5 Equipe Treinada 1 Definir público a ser treinado. 2 Divulgar a Instrução de Trabalho. 3 Elaborar programa de treinamento. 4Aplicar treinamento. 5Efetuar o registro do treinamento aplicado. Aplicar Treinamento Elaboração da Instrução de Trabalho Elaboração da Instrução de Trabalho

32 Instruções de Trabalho - Recomendações TÓPICO CONSIDERAÇÕESOBSERVAÇÕES LINGUAGEM Usar termos utilizados pelos próprios usuários da IT. Considerar o nível de conhecimento de termos técnicos Use termos comuns e os que são utilizado no local de trabalho Evitar expressões subjetivas como execute cuidadosamente a operação, alto, baixo, lento etc. fazer indicações concretas dos parâmetros a serem usados. Use tabelas / quadros mostrando os parâmetros Usar ilustrações, figuras, fotografias, desenhos, tabelas, gráficos e critérios comparativos de aceitação para demonstrar visualmente as operações. VISUALIZAÇÃO DO PADRÃO Uma imagem vale mais do que mil palavras AUTORIDADE E DECISÕESDefinir e informar na IT quem tem autoridade para decidir a continuidade do processo Defina quem tem autoridade para decidir o que SEGURANÇA DO OPERADOR Considerar a segurança do operador, bem como as facilidades para a execução A segurança e o conforto do operador devem ser garantidos ATIVIDADES CRÍTICAS Usar valores numéricos para explicar cada etapa da atividade, principal- mente para as atividades críticas e que envolvam a segurança. Insira alertas (atenção) para as atividades que envolvam risco ABSTRAÇÕES

33 TÓPICO CONSIDERAÇÕESOBSERVAÇÕES CLAREZA/ OBJETIVIDADE Qualquer pessoa habilitada deve ser capaz de executar a atividade com base na IT A IT deve ser clara e objetiva para quem a lê SENSO DE REALIDADE Devem considerar as as operações/atividades indicadas condições reais, não as ideais e/ou teóricas A IT deve ser elaborada baseado nas condições do local de uso CRITÉRIOS DEFINIDOS Os limites de tolerância devem estar claros e definidos PARTICULARIDADES Descrever as particularidades para execução Inclua na it os macetes da operação METAS/TOLERÂNCIAS Definir metas e a forma de atingi-las. Ex: mantenha a temperatura em 120°c ± 10°c ao invés de mantenha a temperatura em 120°c Escreva aumente a temperatura de 100° para 120° girando a válvula em ¼ de volta. MELHORIA DO PADRÃO Considere que os padrões devem ser constantemente aprimorados (melhoria contínua). Manter histórico das revisões efetuadas Indique o critério para aceitação da atividade Instruções de Trabalho - Recomendações Instruções de Trabalho - Recomendações

34 ® MANOEL ROMAN FILHO Instruções de Trabalho - Recomendações QUALIFICAÇÃO DO OPERADOR Identifique quem será o executor da atividade TÓPICO CONSIDERAÇÕESOBSERVAÇÕES Definir a função e a qualificação necessária do pessoal responsável pela execução das operações. PASSO A PASSO Descrever as operações na seqüência em que são executadas Obedeça a seqüência do processo VERIFICAÇÃO E AÇÃO Descrever não só as atividades de verificação, mas também as ações subseqüentes para cada condição Descreva o que fazer após a verificação IMPREVISTOS E AÇÕES Descreva os procedimentos e as ações a serem tomadas quando ocorrerem interrupções ou imprevistos durante a execução. Exemplo: pare o processo e relate o ocorrido ao encarregado. Utilizar o método 5W e 1 H para verificar se todas as operações necessárias à execução da atividade estão previstas na it, se são consistentes e não provocam efeitos adversos em outras atividades. Aplicar o teste de consistência 5W E 1 H TESTE DE CONSISTÊNCIA

35 ® MANOEL ROMAN FILHO Análise de Consistência – Método 5W e 1H CONDIÇÃO 5W 1 H PLANEJADO ATUAL IDEAL ALTERNATIVA CUIDADO PRODUTIVIDADE QUEM (WHO) QUEM O QUE ONDE QUANDO COMO POR QUE Fará ? faz ou tem Seria bom para Também poderia Não deve Está fazendo feito ? fazer ? fazer ? fazer ? errado ? Será feito ? Se faz ou tem Seria bom Também se Não se deve É desperdício / sido feito ? fazer ? poderia fazer? fazer ? inadequado Será feito ? Se faz ou tem Seria bom Também poderia Não se deve É desperdício / sido feito ? fazer ? se fazer ? fazer ? inadequado Será feito ? Se faz ou tem Seria bom Também poderia Não se deve É desperdício / sido feito ? fazer ? se fazer ? fazer ? inadequado Será feito ? Se faz ou tem Seria bom Poderia/deveria Não se deve Causará sido feito ? fazer ? (outros métodos) fazer ? desperdício ? Essa pessoa Isso deve ser Deve ser feito Deve ser feito Deve ser feito Existem motivos irá fazer ? feito ? nesse lugar ? nessa hora? dessa forma ? para se fazer ? O QUE (WHAT) ONDE (WHERE) QUANDO (WHEN) COMO (HOW) PORQUE (WHY)

36 ® MANOEL ROMAN FILHO Instrução de Trabalho – Fluxograma linear É SUCATA ? ENVIA MATERIAL QUARENTENA RECEBE MATERIAL ANALIS INICIAL N S TRANSFORMA EM SUCATA DEFINE DISPOSIÇÃO O QUE QUEM COMO REGISTRO Inspetor da Entrega o material na aérea de quarentena com a documenta- Nota de Sucata Qualidade ção gerada na rejeição do item Responsável pela Alimenta a planilha Controle de Itens Segregados, informando Planilha de Controle Quarentena o número do documento, data de entrada, número do Inspetor e acondiciona o item na prateleira. Responsável pela Analisa a documentação verificando o correto preenchimento Nota de Sucata Quarentena dos documentos recebidos. Responsável pela Providencia a destruição do item conforme IT Planilha de Controle Quarentena Comissão de Revisão de Material Analisa a discrepância e define a disposição Sucatar Usar no estado Retrabalhar devolver Nota: A CRM pode solicitar emissão de uma OFC com instru- ções de retrabalho. Nota de Sucata Comunicado de Discrepância

37 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS ® MANOEL ROMAN FILHO Estudos de Casos Organização & Sistemas

38 ® MANOEL ROMAN FILHO AULA SEMANA 3

39 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS ® MANOEL ROMAN FILHO PROCESSOS Leitura Prévia dos Artigos

40 ® MANOEL ROMAN FILHO HIERARQUIA DOS PROCESSOS Processos Empresariais Processos SubProcessos Tarefas Atividades ORGANIZAÇÃO

41 ® MANOEL ROMAN FILHO CLIENTESCLIENTES FORNECEDORESFORNECEDORES PROCESSOS CENTRAIS 1- Confecção do Produto 2- Geração de Pedidos 3- Execução de Pedidos 4- Atendimento ao Cliente PROCESSOS SUPORTE 5- Finanças 6- Informação 7- Pessoas 8- Planejamento 9- Qualidade 10-Compras 11-Logística 12- Marketing 13-Jurídico 14 - Gerais VISÃO DE SISTÊMICA DE UMA ORGANIZAÇÃO

42 ® MANOEL ROMAN FILHO Figura: Qualquer Negócio é Formado Por Pequenos e Grandes Processos com Múltiplos Clientes e Fornecedores Processo AProcesso BProcesso C Entradas Saídas PROCESSO MESTRE Fonte: Will Kaydos, 1998 Termos Macro e Micro para Organização

43 ® MANOEL ROMAN FILHO Figura: O Trabalho é realizado por Processo que atravessam Departamentos Departamento A ENTRADAS Fonte: Will Kaydos, 1998 B4 Atividade -A1 B1C1 A2B2C2 A3B3C3 Departamento BDepartamento C SAÍDAS Processo 1 Processo 3 Processo 2 Perspectiva do Processo versus Perspectiva do Departamento. Necessidade de Gerentes de Processo. Objetivo melhorar o Processo como um todo. Medição deve incluir além das Saídas, as Entradas e Processamento. Não negligenciar a medição da Qualidade do Processo

44 ® MANOEL ROMAN FILHO Relacionamento entre Medidas: Perspectiva da Empresa EMPRESA Fornecedores Competidores Regulamentações Governamentais Pedidos, Trocas Taxas, Acordo com Leis, Suporte comunitário Salários, Benefícios, Seguro,Oportunidade Lucro, Dividendos, Crescimento Bens e Serviços Retornos, Perdas (material, trabalho, capital) Forças Econômicas Clima, Política Capital, Pessoas, Energia, Materiais GOVERNO EMPREGADOS ACIONISTAS CLIENTES Figura: A Empresa com um Processo Produtivo Fonte: Will Kaydos, 1998

45 ® MANOEL ROMAN FILHO Figura: Medindo um Processo Produtivo Qualidade do Procedimento de Entrada Qualidade do Trabalho de Entrada Processo Produtivo - Atividades que Adicionam Valor Fator Meio Ambiente Entrada de Trabalho Produtividade Saída Qualidade dos Procedimentos Saída Qualidade do Produto Saída do Produto Perdas Recursos Fonte: Will Kaydos, 1998 Entradas e Saídas devem ser medidas para entender o PORQUE o desempenho está neste nível.

46 ® MANOEL ROMAN FILHO Relacionamento entre Medidas: Perspectiva do Departamento Figura: Medindo Desempenho do Departamento Fonte: Will Kaydos, 1998 O desempenho de cada departamento (A,B,C) é determinado por quão bem seu é desempenho em cada atividade em diferentes sub-processos para diferentes clientes A1A2 B1 A3 B2 C1C2A4 B3 C3 A B C Sub-processo 1 Sub-processo 2Sub-processo 3 O desempenho do Departamento deve ser medido por sua eficiência e eficácia para cada um de seus clientes.


Carregar ppt "ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS ® MANOEL ROMAN FILHO ORGANIZAÇÃO SISTEMAS e MÉTODOS CURSO : ADMINISTRAÇÃO."

Apresentações semelhantes


Anúncios Google