A apresentação está carregando. Por favor, espere

A apresentação está carregando. Por favor, espere

Gestão Documental. Documentos de Arquivo Registro das funções e atividades de uma instituição Produção natural e orgânica (invisível) Diferentes suportes.

Apresentações semelhantes


Apresentação em tema: "Gestão Documental. Documentos de Arquivo Registro das funções e atividades de uma instituição Produção natural e orgânica (invisível) Diferentes suportes."— Transcrição da apresentação:

1 Gestão Documental

2 Documentos de Arquivo Registro das funções e atividades de uma instituição Produção natural e orgânica (invisível) Diferentes suportes e formatos Integra o patrimônio público

3 Informação – registro em diferentes suportes: papel filme CD fita magnética...

4 Documento – produção em diferentes formatos: caderno folha avulsa livro tira de microfilme rolo de filme cartaz planta projeto

5 Senso comum: Arquivos

6 Sobre os Arquivos: arquivo morto burocracia inútil papel velho trabalho administrativo sem visibilidade Senso comum

7 Senso comum: O que é histórico?

8 O documento não precisa envelhecer para possuir valor histórico. Documento antigo Corroído Empoeirado Amarelado Senso comum

9 Gestão Documental

10 Por que é necessária? produção documental volumosa, diversificada e inevitável; controle sobre a massa documental produzida e acumulada.

11 Onde está o documento?

12 Gestão Documental Sem a gestão documental: a instituição tem o ônus da guarda e não tem o benefício do acesso.

13 Gestão Documental Sem a gestão documental: o documento não é localizado e não tem como exercer sua função como fonte de informação e prova.

14 Gestão Documental Por quanto tempo guardar o documento? O que PODE ser eliminado? O que DEVE ser preservado? Como organizar os documentos?

15 A Gestão Documental responde a estas questões

16 Gestão Documental cuida do ciclo de vida do documento; controla o percurso que os documentos fazem desde a produção até sua destinação final.

17 Gestão Documental Ação estratégica de Governo: transparência e eficiência administrativa; economia de recursos; agilidade e subsídio na tomada de decisão;

18 Gestão Documental Ação estratégica de Governo: modernização da máquina pública; controle social.

19 Gestão Documental É atividade técnica: exige intervenção humana de natureza técnica; padroniza normas e procedimentos que regulam o ciclo de vida do documento.

20 Gestão Documental Traz benefícios: Arquivos organizados; Identificação dos valores dos documentos; Prazos de guarda definidos;

21 Gestão Documental Traz benefícios: Decisão sobre preservar ou eliminar; Facilidade em recuperar a informação.

22 Onde está a informação? Informação arquivísticaDocumentos públicos ArquivosAcesso à informação pública Gestão DocumentalTratamento da informação

23 A finalidade da gestão documental é garantir o acesso à informação

24 Gestão Documental Define critérios que orientam a construção do patrimônio documental.

25 Ação institucional – sensibilizar o alto escalão de governo – planejar recursos no PPA – capacitar os recursos humanos Gestão Documental É preciso:

26 Construção de conhecimento: – produção documental; – valor dos documentos; – prazos de guarda; – destinação; – restrição de acesso. Gestão Documental

27 Que área ou setor de seu município está precisando mais de uma ação de gestão documental? Cochicho

28 Interfaces entre a Gestão e o Acesso

29 Acesso: um dos aspectos mais importantes da política de gestão documental

30 Em qual dos cenários é possível se falar em acesso à informação?

31 Cabem à administração pública, na forma de lei, a gestão da documentação governamental e … Gestão Documental

32 … as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. – Art. 216, §2º da CF, regulamentado pela Lei Federal nº 8.159/1991 Gestão Documental

33 Acesso à informação Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, …

34 Acesso à informação … ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado. – Art. 5º, XXXIII, da CF, regulamentado pela Lei Federal nº /2011

35 Gestão & Acesso: legislação específica LF 8.159, de 09/01/1991 Gestão de documentos (Arts. 1º e 3º) Localização LF , de 18/11/2011 Tratamento da informação (Art. 4º, V) Recuperação

36 Responsabilidade dos agentes e da administração pública com o patrimônio documental

37 LF 8.159, de 09/01/1991 – Art. 25 LF 9.605, de 12/02/ 1998 – Art. 62 DF 3.179, de 21/09/1999 – Art. 49

38 Conceitos Fundamentais

39 Documentos de Arquivo Registros de informação, em qualquer suporte, produzidos ou acumulados por um órgão público no exercício de suas funções e atividades.

40 Documentos de Arquivo Registram o exercício de funções e atividades Garantem a eficácia administrativa e jurídica dos atos Subsidiam e comprovam as ações administrativas Registram o exercício de funções e atividades Garantem a eficácia administrativa e jurídica dos atos Subsidiam e comprovam as ações administrativas Valor de prova Asseguram direitos do cidadão e da instituição Valor informativo Preservam a memória institucional Valor de prova Asseguram direitos do cidadão e da instituição Valor informativo Preservam a memória institucional

41 Principais características naturalidade (produção natural) organicidade (contexto de produção

42 Principais características autenticidade (valor de prova) unicidade (cada documento é único)

43 Arquivo Público Conjunto de documentos produzidos e recebidos por um órgão em decorrência de suas funções e atividades. Edifício ou órgão de custódia de documentos.

44 Arquivo Público Instituição responsável pela formulação e implementação de política pública de gestão, preservação e acesso – órgão normativo.

45 Gestão Documental Conjunto de procedimentos e operações técnicas relativas à: – produção – classificação – avaliação – tramitação – arquivamento – reprodução de documentos

46 É o efetivo controle de documentos em todas as fases do seu ciclo de vida Gestão Documental PRODUÇÃO CLASSIFICAÇÃO AVALIAÇÃO TRAMITAÇÃO USO ARQUIVAMENTO ACESSO Gestão Documental

47 Assegura: o acesso à informação, a racionalização e a eficiência dos arquivos.

48 Gestão Documental Ciclo de vida dos documentos 2ª idade – Arquivo Central e/ou Arquivo Intermediário Final de vigência; documentos que aguardam prazos longos de prescrição ou precaução Raramente consultados Aguardam a destinação final: eliminação ou guarda permanente 1ª idade – Arquivo Corrente Documentos vigentes, frequentemente consultados 3ª idade – Arquivo Permanente Documentos que perderam a vigência administrativa, porém são providos de valor secundário ou histórico-cultural 1ª idade – Arquivo Corrente Documentos vigentes, frequentemente consultados 2ª idade – Arquivo Central e/ou Arquivo Intermediário Final de vigência; documentos que aguardam prazos longos de prescrição ou precaução Raramente consultados Aguardam a destinação final: eliminação ou guarda permanente 3ª idade – Arquivo Permanente Documentos que perderam a vigência administrativa, porém são providos de valor secundário ou histórico-cultural.

49 Deve ser formulada como política pública. Gestão Documental Depende da institucionalização do Arquivo Público (órgão normativo).

50 Arquivo Público Formula e implementa a política de: – gestão, – preservação e – acesso aos documentos e informações.

51 Exige um Sistema de Arquivos: – Articula os órgãos produtores; – Integra as fases: corrente, intermediária e permanente; – Articula as atividades de arquivo e protocolo; Política de Gestão Documental

52 – Padroniza normas e procedimentos; – Define responsabilidades (órgãos). Política de Gestão Documental Exige um Sistema de Arquivos:

53 Sistema de Arquivos Órgãos e Entidades Integrantes do SAESP

54 Órgãosetorial Órgãosetorial Órgãosetorial Órgãosetorial Órgãosetorial Órgãocentral

55 Sociedade de Economia Mista Secretarias Autarquias EmpresasPúblicas Fundações Arquivo Público do Estado Órgão Central do SAESP Arquivo Público do Estado Órgão Central do SAESP Secretarias Autarquias Fundações EmpresasPúblicas Sociedade de Economia Mista

56 Quais são os problemas que o seu município enfrenta por não ter uma política de gestão documental? Cochicho

57 Instrumentos da Gestão Documental

58 1.Plano de classificação 2.Tabela de temporalidade 3.Tabela de documentos sigilosos e pessoais 4. Sistemas informatizados

59 Arquivo Público Municipal, em parceria com as áreas envolvidas na produção dos documentos no exercício de suas atribuições, por meio da criação de grupos multidisciplinares. Quem vai produzir os instrumentos de gestão?

60 Profissionais de diversas áreas de formação (competências): Perfil do grupo de trabalho Administração Direito História Finanças Informática Arquivística Gestão do conhecimento Áreas específicas

61 Instrumentos da Gestão Documental Plano de Classificação

62 Representação lógica das funções, subfunções, atividades e séries documentais do organismo produtor, resultante da classificação. Plano de Classificação

63 Classificar um documento significa identificar o contexto em que ele foi produzido, isto é, relacioná-lo à função, subfunção e à atividade que determinou a sua produção. Classificação de Documentos

64 Etapas para a elaboração do Plano de Classificação

65 Escolha da metodologia: – Estrutural ou Funcional Estrutural (alterações constantes) Funcional (funções e atividades permanecem inalteradas) Etapa 1

66 Escolha da metodologia: – Atividades-Meio (comum a todos: Orçamento e Finanças, RH, Comunicação, Bens materiais e patrimoniais, …) OU Etapa 1

67 Escolha da metodologia: – Atividades-Fim (específicas de cada órgão: Saúde, Educação, Habitação, Meio Ambiente, …) Etapa 1

68 Estudo da legislação que regula a estrutura e define as atribuições e o funcionamento do órgão produtor dos documentos. Etapa 2

69 Identificação dos tipos documentais produzidos EspécieAçãoObjetoProcessoAquisição Material consumo Etapa 3

70 a identificação pode ser realizada pelos produtores dos documentos por meio de entrevistas com os produtores, ou pelo estudo dos documentos acumulados nos arquivos Estratégias para identificar os documentos

71 Controle de vocabulário (padronização dos nomes dos documentos) Etapa 4 Contas de luz Contas de água Contas de telefone Processo de pagamento de contas de utilidade pública USE

72 Modelo de Índice Acidente de trabalho ou doença profissional, Licença por USE Processo de afastamentos ou licenças

73 Modelo de Índice Averbação de tempo de serviço INTEGRA Prontuário Funcional

74 Atribuição de Código para cada série documental Etapa 5 00 Órgão produtor Função Subfunção Atividade 0010 Série Docum.

75 Instrumentos da Gestão Documental Tabela de Temporalidade de Documentos

76 O que é? Instrumento de gestão que registra os prazos de guarda (vigência, prescrição e precaução) e …

77 Tabela de Temporalidade de Documentos O que é? … a destinação (eliminação ou guarda permanente) de cada série documental, definidos na avaliação.

78 Série Documental AtividadeSubfunçãoFunção Resultados da Classificação FunçãoSubfunçãoAtividade Série Documental Campos de informação da Tabela de Temporalidade de Documentos

79 Resultados da Avaliação Observações Arquivo corrente Arquivo intermediário Prazos de guarda (em anos) Eliminação Arquivo permanente Destinação Arquivo corrente Arquivo intermediário Prazos de guarda (em anos) Eliminação Arquivo permanente Destinação Observações Campos de informação da Tabela de Temporalidade de Documentos

80 Estudo multidisciplinar, que permite: Avaliação de Documentos – Identificar os valores dos documentos; – Definir os prazos de guarda; – Indicar a destinação final (eliminação ou guarda permanente).

81 Legalidade: conformidade dos prazos de guarda com a legislação vigente. Fundamentos da Avaliação Legitimidade: elaboração multidisciplinar e coletiva de critérios.

82 Cientificidade: conformidade com os critérios e princípios da Arquivologia. Fundamentos da Avaliação

83 Etapa 1: identificar o valor do documento Avaliação de Documentos Valor primário valor administrativo jurídico-legal fiscal técnico Valor secundário valor probatório, informativo e cultural fontes de pesquisa e produção de conhecimento Valor primário valor administrativo jurídico-legal fiscal técnico Valor secundário valor probatório, informativo e cultural fontes de pesquisa e produção de conhecimento

84 Etapa 2: definição dos prazos de guarda do documento Avaliação de Documentos No arquivo corrente No arquivo intermediário

85 Prazo de guarda no arquivo corrente Série documental Prazos de guarda (em anos) Destinação Observações Arquivo Corrente Arquivo Intermediário Eliminação Arquivo Permanente Processo de licitação – concorrência pública-obras 220– Lei nº 8.666/1993

86 Prazo de guarda no arquivo corrente Série documental Prazos de guarda (em anos) Destinação Observações Arquivo Corrente Arquivo Intermediário Eliminação Arquivo Permanente Processo de licitação – concorrência pública-obras 220– Lei nº 8.666/1993

87 Prazo de guarda no arquivo intermediário – prescrição/precaução Série documental Prazos de guarda (em anos) Destinação Observações Arquivo Corrent e Arquivo Intermediário Eliminação Arquivo Permanente Processo de licitação – concorrência pública-obras 2 20– Lei nº 8.666/1993

88 Prazo de guarda no arquivo intermediário – prescrição/precaução Série documental Prazos de guarda (em anos) Destinação Observações Arquivo Corrent e Arquivo Intermediário Eliminação Arquivo Permanente Processo de licitação – concorrência pública-obras 2 20– Lei nº 8.666/1993.

89 Etapa 3: definir a destinação do documento Avaliação de Documentos Eliminação Guarda permanente ou

90 Série documental Prazos de guarda (em anos) Destinação Observações Arquivo Corrente Arquivo Intermediário Eliminação Arquivo Permanente Processo de licitação – concorrência pública-obras 220 – Lei nº 8.666/1993 Destinação: Eliminação

91 Série documental Prazos de guarda (em anos) Destinação Observações Arquivo Corrente Arquivo Intermediário Eliminação Arquivo Permanente Processo de licitação – concorrência pública-obras 220 – Lei nº 8.666/1993 Destinação: Eliminação

92 Destinação: Guarda permanente Série documental Prazos de guarda (em anos) Destinação Observações Arquivo Corrente Arquivo Intermediário Eliminação Arquivo Permanente Processo de licitação – concorrência pública-obras 220 – Lei nº 8.666/1993

93 Destinação: Guarda permanente Série documental Prazos de guarda (em anos) Destinação Observações Arquivo Corrente Arquivo Intermediário Eliminação Arquivo Permanente Processo de licitação – concorrência pública-obras 220 – Lei nº 8.666/1993

94 Ilustração da Tabela de Temporalidade de Documentos: Atividades- meio Não dá para editar esta tabela

95 Exemplos de documentos de guarda temporária (destinados à eliminação)

96 Prontuários de estagiários Boletim de recebimento de material Registro de protocolo de correspondência Minutas de projeto de lei

97 Planilhas de controle de curso Processos de registro cadastral de fornecedores Formulários de atendimento

98 Exemplos de documentos de guarda permanente

99 Atos normativos que reflitam a organização e funcionamento do órgão (regulamentos, regimentos, normas) Planos, projetos e programas Relatórios anuais

100 Atas de audiência municipal Relatórios anuais de atividades Convênios Termos de parceria

101 Autoriza a eliminação criteriosa de documentos públicos. Identifica os documentos que devem ser definitivamente preservados. Benefícios da Avaliação

102 z Instrumentos da Gestão Tabela de documentos sigilosos e pessoais

103 Restrições de Acesso Sigilosos Imprescindíveis à segurança da sociedade e do Estado Pessoais Relativas à intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, bem como às liberdades e garantias individuais Sigilosos Imprescindíveis à segurança da sociedade e do Estado Pessoais Relativas à intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, bem como às liberdades e garantias individuais

104 Restrições de Acesso Sigilosos Há critérios para classificação (quanto ao grau, prazo e justificativa do sigilo) Pessoais Acesso restrito pelo prazo máximo de 100 anos Sigilosos Há critérios para classificação (quanto ao grau, prazo e justificativa do sigilo) Pessoais Acesso restrito pelo prazo máximo de 100 anos

105 O mesmo grupo que produziu e acumulou conhecimentos durante as atividades de gestão documental deve promover a identificação desses documentos ou informações de acesso restrito. Quem identifica?

106 Cabe às Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA promover os estudos necessários à elaboração de tabela … Experiência no Governo de São Paulo

107 … com a identificação de documentos, dados e informações sigilosas e pessoais, visando assegurar a sua proteção. (Parágrafo único, Art. 27, Decreto nº /2012) Experiência no Governo de São Paulo

108 Construção de critérios orientadores para a restrição de acesso Depende da análise das informações registradas nos documentos para justificar eventuais restrições de acesso.

109 Documentos sigilosos: cabe às autoridades competentes classificar o sigilo. Documentos com informações pessoais: exigem esforço de interpretação e definição.

110 Exemplo de classificação de restrição de acesso Série documental Prazos de guarda (em anos) Destinação Observações Arquivo Corrente Arquivo Intermediário Eliminação Arquivo Permanente Processo de licitação – concorrência pública-obras 220 – Lei nº 8.666/1993. Categoria (pessoal ou sigiloso) Grau de Classificação (ultrassecreto, secreto ou reservado) SigilosoReservado

111 Exemplo de classificação de restrição de acesso Prazo de restrição Fundamentos da restrição 5 anos Lei nº 8666/93, Art. 94. Devassar o sigilo de proposta apresentada em procedimento licitatório, ou proporcionar a terceiro o ensejo de devassá-lo: Pena - detenção, de 2 (dois) a 3 (três) anos, e multa.

112 Os documentos sigilosos e pessoais exigem condições especiais de segurança: – Nos protocolos e arquivos; – No processo de tramitação, arquivamento e uso;

113 É necessário definir perfis e credenciais de segurança para os agentes públicos.

114 z Proteção de Documentos Sigilosos

115 Marcação do grau de sigilo Registro do documento no momento de sua produção Tramitação em envelopes duplos

116 Criptografia Cuidados especiais na expedição e guarda de documento secreto e ultrassecreto Critérios para preservação e eliminação

117 atividade da gestão documental trabalho colaborativo com TI Formular política de segurança da informação

118 z Gestão Documental & TI

119 Ferramenta da política de gestão documental. Incorpora o Plano de Classificação e a Tabela de temporalidade. Sistema informatizado de gestão arquivística (software)

120 Registra e controla a produção, trâmite, arquivamento e destinação. Localiza os documentos e recupera as informações. Sistema informatizado de gestão arquivística (software)

121 É uma atividade de gestão documental determinar os requisitos para que o sistema atenda às necessidades da política de arquivos. Sistema informatizado de gestão arquivística (software)

122 z Experiência no Governo de São Paulo

123 Controla o ciclo de vida do documento: integração entre protocolos e arquivos. Sistema Spdoc: ferramenta de gestão arquivística

124 Sistema unificado utilizado em todos os órgãos do governo estadual (corporativo). Sistema Spdoc: ferramenta de gestão arquivística

125 Facilita o acesso e recuperação da informação (interface web para acesso ao cidadão). Sistema Spdoc: ferramenta de gestão arquivística

126 O gerenciamento desse sistema está vinculado ao Arquivo Público do Estado. Sistema Spdoc: ferramenta de gestão arquivística

127 A eliminação de documentos depende de critérios definidos na Tabela de Temporalidade. Documentos de guarda permanente deverão ser preservados no original. Digitalização pra quê? Liberação de espaços? Não

128 Lei Federal nº 8.159/1991 (Art. 10) Lei Federal nº /2006 (Art. 11, § 3º) Lei Federal nº /2012 (Art. 6º) Digitalização O que diz a legislação?

129 A digitalização não autoriza a eliminação de documentos originais. A preservação no suporte digital é onerosa. Digitalização pra quê? Reduz custos? Não

130 Especialistas alertam sobre as dificuldades de preservação de longo prazo. Digitalização pra quê? Reduz custos? Não

131 A digitalização é um recurso para proteger os documentos originais de manuseios frequentes. Digitalização pra quê? Preservar documentos originais de guarda permanente? Sim

132 A digitalização permite acesso simultâneo ao documento, o que agiliza processos decisórios, contribui para a transparência ativa e permite a pesquisa remota. Digitalização pra quê? Agilizar procedimentos e promover acesso e ampla divulgação? Sim

133 A digitalização precisa ser acompanhada de: Digitalização e Acesso Em que medida a digitalização facilita o acesso? – sistema de indexação de imagens; – procedimentos de registro e controle de mídias.

134 Avaliação prévia dos documentos. Analisar a frequência e intensidade de uso dos documentos. Diretrizes para a Digitalização

135 Possibilidade de integração com outros sistemas. Analisar o custo-benefício do serviço. Diretrizes para a Digitalização

136 Analisar o custo de tratamento, armazenagem e acesso aos documentos convencionais a serem submetidos à digitalização. Diretrizes para a Digitalização

137 Orientações complementares para a implantação de uma Política de Arquivos e Acesso à Informação

138 Regulamentação da Lei de Arquivos e institucionalização do Arquivo Público. Criação do Sistema Municipal de Arquivos. Como o município pode se organizar

139 Diagnóstico dos acervos. Definição de corpo técnico. Como o município pode se organizar

140 Elaboração de plano de ação do Arquivo Público para as áreas: Como o município pode se organizar – Gestão documental; – Preservação e difusão; – Acesso à informação.

141 Inclusão da pauta dos arquivos nos Planos Plurianuais. Como o município pode se organizar

142 Instituir a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso. Capacitar os servidores. Implantar o Sistema de Arquivos (integração). Gestão Documental Plano de Ação

143 Integrar os serviços de protocolo e arquivo. Adequar os espaços de guarda. Articular-se com a área de TI. Gestão Documental Plano de Ação

144 Elaborar os instrumentos de gestão (Plano de Classificação, Tabela de Temporalidade, Sistema Informatizado). Gestão Documental Plano de Ação

145 Formular política de preservação. Elaborar instrumentos de pesquisa. Preservação e Difusão Plano de Ação

146 Adequar espaços para a guarda permanente. Organizar serviços de divulgação e difusão do acervo. Preservação e Difusão Plano de Ação

147 Regulamentar a Lei de Acesso à Informação. Instalar o Serviço de Informações ao Cidadão – SIC. Acesso à Informação Plano de Ação

148 Implementar sistema informatizado para controle dos pedidos de informação. Promover a transparência ativa. Acesso à Informação Plano de Ação

149 Organizar o fluxo interno de informações. Capacitar os servidores. Acesso à Informação Plano de Ação

150 Arquivo Geral de Município Antes

151 Arquivo Geral de Município Depois

152 Arquivo Geral de Município Espaço para atendimento

153 Arquivo Geral de Município

154


Carregar ppt "Gestão Documental. Documentos de Arquivo Registro das funções e atividades de uma instituição Produção natural e orgânica (invisível) Diferentes suportes."

Apresentações semelhantes


Anúncios Google