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Me. Fábio Luís Falchi de Magalhães Assessor e Chefe da Divisão de Planejamento e Governança de TI Departamento de Tecnologia da Informação – DTI Universidade.

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1 Me. Fábio Luís Falchi de Magalhães Assessor e Chefe da Divisão de Planejamento e Governança de TI Departamento de Tecnologia da Informação – DTI Universidade Federal de São Paulo – UNIFESP Maio/2013 O processo de mudança da cultura organizacional da TI da UNIFESP

2 Objetivo Compartilhar a experiência na implantação da Divisão de Planejamento e Governança de TI do Departamento de Tecnologia da Informação – DTI a fim de apoiar na mudança de cultura organizacional da TI da UNIFESP. Apresentação de soluções para: Profissionalização da TI Adoção de novas metodologias de trabalho e de planejamento em TI Gestão com enfoque em ações pró-ativas Visão de médio e longo prazo

3 Agenda 1 - Introdução 2 - Início do processo de mudança 3 - Ciclo do processo de mudança da cultura organizacional da TI da UNIFESP Capacitação e pesquisa em TI Realinhamento estratégico da TI Aquisições de TI Melhoria dos processos institucionais e de TI Gestão de projetos de TI Sistema SIG/UFRN na UNIFESP 4 - A Divisão de Planejamento e Governança de TI 5 - Trabalhos futuros 6 - Conclusão

4 1 - Introdução Definição de cultura organizacional Dados da UNIFESP Cenário anterior da TI Novas diretrizes da TI

5 1.1 - Cultura Organizacional Definição (Wikipedia): Formada por práticas, símbolos, hábitos, comportamentos, valores éticos e morais, além de princípios, crenças, políticas internas e externas, sistemas, jargão e clima organizacional. A cultura influencia todos os membros dessa organização como diretrizes e premissas para guiar seus comportamentos e mentalidades. Cultura pode ser definida como um modelo de suposições básicas que os grupos inventam, descobrem ou desenvolvem com a experiência para enfrentar seus problemas.

6 1.2 - Dados da UNIFESP Criação EPM: 1933 Universidade: 1994 Em 2004 Antes da expansão Previsão em 2014 pós-REUNI Campi1 Escola Paulista de Medicina avançados Cursos de Graduação 5 (apenas saúde) 70 (novas áreas: humanas e exatas) Alunos Graduação Programas de Pós- Graduação 3555 Alunos de Pós- Graduação Docentes Servidores de TI (inclusive campi) 40110

7 1.3 – Os campi da UNIFESP

8 1.4 – Cenário da TI Cenário fragilizado da TI da UNIFESP até o ano de 2010 Expansão exponencial da UNIFESP Falta de investimento Demandas novas e reprimidas Cultura do imediatismo – emergencial / empreendedorismo Organograma do DTI – três grandes áreas: Administração de redes e serviços Sistemas de Informação Governança e planejamento de TI

9 1.5 – Novas diretrizes da TI Criar processo de ruptura e construção de nova metodologia de trabalho com o objetivo de: Aumentar a maturidade da governança de TI; Tornar a TI estratégica; Apoiar na otimização dos recursos e do capital humano de TI; Padronizar processos de TI; Manter a conformidade com a legislação e normas (compliance); Melhorar o desempenho e a qualidade dos serviços de TI.

10 2 - Início do processo de mudança 2º semestre/2009: Construção do primeiro PDTI da UNIFESP 2010/ : Primeira mudança da diretoria do DTI do ano Convite ao autor deste artigo para atuar no planejamento do DTI Segunda mudança da diretoria do DTI do ano Reestruturação do Comitê Estratégico de Tecnologia da Informação – CETI Aprovação e publicação do PDTI da UNIFESP 2010/2011 Apoio de Consultor da FGV/RJ para atuar no planejamento de TI Eram as primeiras iniciativas para dar início ao processo de mudança.

11 3 - O ciclo do processo de mudança da cultura organizacional da TI da UNIFESP 1 - Capacitação e pesquisa em TI 2 - Realinhamento estratégico da TI 3 - Aquisições de TI 4 - Processos institucionais e de TI 5 - Gestão de projetos de TI 6 - Sistema SIG/UFRN na UNIFESP

12 3.1.1 – Programa de capacitação em TI Cenário anterior: Primeiro dia do servidor – jogado em uma equipe Atividades rotineiras, sem nenhuma melhoria. Objetivos: Desenvolver competências baseadas em estratégia, inovação e novas técnicas de administração, além de preparar novas lideranças. Áreas de governança de TI e mais técnicos nas áreas de sistemas e de redes Meta: 2 ou 3 cursos por ano por colaborador Progressão do servidor por capacitação Verba para instrutor – limite: 120 h / ano - até R$ 18 mil / ano Do 2º semestre de 2010 ao final de 2012: Realização de 8 cursos 2013: Previsão de 7 cursos anuais

13 3.1.2 – Programa de pesquisa em TI Desenvolvimento de pesquisa e inovação tecnológica Habilitar os colaboradores a escrever artigos científicos Prospectar projetos para futura publicação em eventos e revistas Temas para pós-graduação. Investimento de 10% do tempo em pesquisa 2012 Apoio de docente do Departamento de Informática em Saúde – DIS Formato de grupo de estudos Três artigos sendo preparados para publicação Resultados da capacitação e pesquisa: Estímulo na formação de novas lideranças Inclusão das novas práticas aprendidas no seu dia-a-dia Aumento de conhecimento, da motivação e da autoestima Aperfeiçoamento contínuo e descobertas de novas aptidões e habilidades.

14 3.2 - Realinhamento estratégico da TI 2º. Semestre/2010: Construção de um Plano de Profissionalização de TI da UNIFESP com apoio de consultor da FGV/RJ Utilização da metodologia Balanced Scorecard – BSC, para formalização de um planejamento com uma visão de médio e longo prazo 2011/2012: Construção do Planejamento Estratégico de Tecnologia da Informação – PETI da UNIFESP e Hospital São Paulo - HSP (em aprovação) Objetivo do PETI: Propor o realinhamento da TI com os negócios, aperfeiçoando a concretização da missão da UNIFESP e de seu Hospital Universitário.

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21 Início do processo de realinhamento estratégico passa pela mudança da cultura organizacional e da TI

22 3.2 - Realinhamento estratégico da TI Construção do Portfólio de programa de projetos de TI a partir do Mapa Estratégico: 1: Governança de TI 2: Capital humano 3: Estratégia, negócios e sistemas 4: Infraestrutura, segurança, soluções, operação e suporte 5: Portal e EaD 6: Arquivo e GED Construção das novas diretrizes estratégicas da TI

23 3.3 – Aquisições de TI Cenário anterior: Compra de micros em pequena quantidade (carona de SRP) Sucateamento da infraestrutura geral central da instituição Várias décadas de falta de investimento em TI Investimento infra redes: FAPESP / projetos de pesquisa (DIS) DTI central não tinha profissional responsável Novas demandas: Transferência da área de redes para o DTI central Advento da IN 04/2008 e IN 04/2010 – MPOG Renovação de contratos e necessidade de novas grandes contratações

24 3.3 – Aquisições de TI 2º. Semestre/2010: Criação do Setor de aquisições de TI: Coordenar e gerenciar as aquisições de TI da UNIFESP Meta: Coordenar o planejamento dos projetos de aquisição e a fiscalização de todos os contratos de TI institucionais, tendo processos definidos a partir de ações conjuntas com os campi, como também outros órgãos federais. Primeiros passos: Curso sobre IN nº 04/2010 – MPOG para todos os envolvidos em contratações de TI Alocação de equipe tendo no mínimo dois colaboradores

25 3.3 – Aquisições de TI Principais projetos concluídos : Projeto de nova contratação para link de dados intra-campi da UNIFESP (MPLS); Aquisição de 30% dos novos equipamentos para o novo datacenter; Modernização do parque de microcomputadores da UNIFESP; Modernização da rede de dados central; Expansão da rede VOIP / Telefonia E1 da UNIFESP; Link de dados para o Campus São Paulo - Fibras óticas de 13 para 22 pontos; Contratação de serviço de impressão para todos os campi; Equipamentos de videoconferência para atender 21 salas.

26 3.3 – Aquisições de TI Resultados: Crescimento de 140% do valor de investimento em TI após início da implantação do setor de aquisições de TI (2010 – 2011) 2010: R$ 5,6 milhões 2011: R$ 13,5 milhões 2012: R$ 14,1 milhões 8,3% de investimento em TI em relação à OCC da UNIFESP Segredo: Relatórios de retorno sobre investimento (ROI) Maior comprometimento da reitoria apoiando em novos investimentos em TI

27 3.4 – Processos institucionais e de TI Cenário anterior 2009 Recomendação da CGU para melhoria da gestão administrativa na UNIFESP Contratação de consultoria: redesenho de 11 processos administrativos 2010 Implantação primeiro novo sistema: Planejamento orçamentário Descontinuidade no trabalho

28 3.4 – Processos institucionais e de TI 2º. Semestre/2011: Criação do setor de processos DTI assume atividade de mapeamento de processos institucional Alocação de equipe de dois profissionais Realização de curso de capacitação (servidores de TI e administrativos) Criação do setor de processos Primeiros passos: Arrumar a casa – o próprio DTI Pilotos: Setor de contratações de TI, Central de Serviços de TI e a Divisão de Sistemas de Informação Criação de novos processos e padronização de artefatos

29 3.4 – Processos institucionais e de TI Cenário institucional: Ausência de processos definidos Necessidade da descentralização operacional e orçamentária Projeto em andamento: Contratação de empresa de consultoria para apoiar no mapeamento de processos de toda a UNIFESP - serviços: –Cadeia de Valor Agregado ou Mapa de Negócio; –Criação da Carta de Serviço a partir da Cadeia de Valor; –Diagrama da Situação Atual (as-is); –Diagrama da Situação Futura (to-be); –Criação de Modelo de Excelência de Processo Organizacional; –Realização da análise de aderência de cada processo ao ERP (Sistema SIG/UFRN); –Estruturação do Escritório de Processos; –Manutenção do Escritório de Processos.

30 3.5 - Gestão de projetos de TI 2º. Semestre/2012: Criação de um Escritório de projetos de TI Estudar, planejar e coordenar programas, projetos estruturantes e ações em TI Primeiros passos: Planejamento do projeto de implantação do sistema SIG/UFRN Projeto piloto com objetivo de testar o ciclo completo de gestão de projetos Alocação de equipe de dois profissionais Metodologias de gestão de projeto: PMI e MGP-SISP / MPOG

31 3.6 - Sistema SIG/UFRN na UNIFESP Histórico: 2º semestre/2010: Estudo de soluções para adoção de novo sistema Maio/2011: Visita Fábio (DTI) na UFRN Setembro/2011: Workshop e aprovação pela Reitoria / CETI sobre Sistemas de gestão da UFRN Novembro/2011 a Novembro/2012: Várias tentativas para concretização do convênio com a UFRN frustradas por questões de ordem legal Processo reiniciado neste mês com a posse da nova reitoria Proposta em estudo:

32 Contrato com a UFRN Celebração de um contrato de prestação de serviço com a UFRN, baseada na Lei nº 8.666/1993, art. 25 e art. 26, para realização da transferência da tecnologia SIG/UFRN para a UNIFESP - contemplando os serviços: Acesso ao repositório de código e documentações dos sistemas SIG-UFRN; Treinamento de negócio através de videoconferência; Apoio de negócio.

33 Contratação de empresa para apoiar na implantação Licitação de empresa para prestação dos serviços: Instalação do sistema; Apoio à implantação; Sustentação do sistema em produção; Treinamento tecnológico / consultoria nas tecnologias; Apoio tecnológico presencial; Manutenção evolutiva / customização / migração dos sistemas legados.

34 Justificativa: Dificuldades de outras IFES Grande diminuição no prazo de implantação / rapidez do mercado Garantia de suporte Transferência de tecnologia Mudança do foco: equipe interna - sair do operacional / técnico para – atuar no nível tático / negócio. Alguns problemas DTI: Quadro reduzido de colaboradores em TI As equipes de TI encontram se fragmentadas em vários pólos (DTI, Pró reitorias, campi) Equipe DTI toda focada nos sistemas legados Falta de conhecimento nas diversas tecnologias Contratação de empresa para apoiar na implantação

35 Papeis da UNIFESP no projeto Gestão e coordenação do projeto; Fiscalização do contrato com a UFRN e da empresa especializada na implantação; Acompanhar a empresa terceirizada em todas as fases Mapeamento dos processos de negócio; Análise de requisitos de novas funcionalidades; Saneamento de dados; Definição dos sistemas que serão migrados; Monitoramento dos sistemas; Suporte técnico ao usuário final; Treinamento dos usuários finais.

36 3.6.5 – Desenho de novos perfis na UNIFESP Gerencial –Gerente de projetos / controller; –Fiscal Técnico; Negocial –Analista de processos de negócios ou de TI; –Analista de requisitos / analista de negócios; –Analista de ponto de função; –Analista de Business Inteligence - BI / indicadores estratégicos; –Equipe de sistemas legados; –Instrutor para cursos de capacitação; Infraestrutura –Administrador de banco de dados PostgreSql; –Analista de segurança da informação; –Administrador WEB / rede / infraestrutura / operação dos sistemas; –Técnico de videoconferência; Suporte –Analista de Suporte.

37 Portf ó lio de Projetos SIG na UNIFESP

38 4 - Divisão de Planejamento e Governança de TI da UNIFESP Subordinação: Diretoria de TI 3 anos de atividades (Desde maio/2010) Cartilha de serviços: Planejar e gerenciar as atividades de governança de TI; Coordenar a construção do Planejamento de TI (PETI / PDTI); Planejar e gerenciar o orçamento de TI; Apoiar na criação de políticas de TI; Gerenciar o Portfólio de programas e projetos de TI; Coordenar e gerenciar as aquisições e a fiscalização dos contratos de TI da UNIFESP; Coordenar e planejar cursos de capacitação em TI e para usuários de sistemas; Apoiar na implantação de novas áreas estratégicas de TI; Coordenar o programa de projetos SIG/UFRN.

39 4 - Divisão de Planejamento e Governança de TI da UNIFESP Equipes atuais: –Contratações de TI (4 colaboradores / fiscais de outras equipes); –Escritório de Processos (2 colaboradores); –Escritório de Projetos de TI (2 colaboradores). Total de 9 profissionais (incluindo chefe)

40 4 - Divisão de Planejamento e Governança de TI da UNIFESP Projetos concluídos no período ( ): Estudo de viabilidade, convênio e Projeto de implantação do sistema SIG/UFRN na UNIFESP; Projeto de implantação do Escritório de processos e termo de referência para contratação de empresa de consultoria; Construção do Planejamento estratégico de TI da UNIFESP / Hospital São Paulo 2013 – 2016; Construção do Plano de profissionalização da TI da UNIFESP 2011 – 2014; Planejamento orçamentário anual de TI 2011, 2012 e 2013; Relatórios de auditoria de compliance em TI (TCU, SLTI/MPOG, CGU); Organização do Programa de capacitação para servidores em TI

41 5 - Trabalhos futuros: Cultura de planejamento e inovação da gestão da UNIFESP Março/2013 Convite para prestar assessoria na área de Infraestrutura / Engenharia ligada a Pró-Reitoria de Planejamento para: –Construção do planejamento interno; –Mapa dos macro-processos; –Programa de capacitação para servidores Exportar talentos para outras áreas estratégicas

42 5 - Trabalhos futuros: Cultura de planejamento e inovação da gestão da UNIFESP Desafios futuros: Capacitar os gestores e os usuários-chave Diagnóstico e realinhamento estratégico de toda a instituição Mudanças na estrutura organizacional Desenho e melhoria dos processos institucionais Implantação do sistema SIG

43 6 - Conclusão Resultado - IGOVTI da UNIFESP (TCU): de 0 a 1 0,27 em ,38 em 2012 Estágio inicial de maturidade - governança de TI Estudo de um plano de melhorias para aumento do índice (em andamento) Mudar a cultura de uma instituição: processo lento e exige perseverança

44 6 - Conclusão A imagem do DTI institucional começou a ser recuperada Mudança de postura: mais propositiva e atuando mais no nível tático do que o operacional Equipes de governança alocada em pares Grandes investimentos foram realizados, integrado a um planejamento estratégico em TI efetivo Postura ousada e inovadora tem colaborado para a construção de uma nova TI institucional Gestores e colaboradores: todos devem participar do processo da mudança da cultura organizacional

45 Referências Planejamento estratégico de TI da UNIFESP / Hospital São Paulo 2013 – 2016 (documento em fase de aprovação)

46 Me. Fábio Luís Falchi de Magalhães Assessor e Chefe da Divisão de Planejamento e Governança de TI Departamento de Tecnologia da Informação – DTI Universidade Federal de São Paulo – UNIFESP Professor universitário cursos de informática da UNINOVE Disciplinas de governança de TI, planejamento e gestão estratégica de TI

47 Troca de experiências... Cooperação técnica para apoio nos temas: Construção de Planejamento de TI (PETI, PDTI) Construção de Programas de capacitação Escritório de processos / projetos / aquisições de TI Mudança de cultura organizacional Instrutor de capacitação: Planejamento estratégico de TI com BSC e COBIT (30 ou 60 horas) Obrigado...


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