"TIC na Gestão Estratégica de Governo"

"TIC na Gestão Estratégica de Governo"
42º Seminário Nacional de TIC para a Gestão Pública "TIC na Gestão Estratégica de Governo" Atendimento ao Contribuinte – Aprimorando com o Compartilhamento do Conhecimento Prefeitura do Recife | Secretaria de Finanças Secretaria Executiva de Tributação Gerência Geral de Tributos Imobiliários, Arrecadação e Cobrança Bartolomeu Alves

Prefeitura do Recife – Secretaria de Finanças
Introdução O conhecimento, cada vez mais, torna-se um recurso valioso e saber gerenciá-lo requer algumas aptidões para que a sua criação e principalmente a sua disseminação sejam maximizadas (LESSER, 2000). Com ele é possível realizar modificações, revisar processos interdepartamentais, transformar linhas de produção, melhorar de maneira expressiva o atendimento aos cidadãos. Prefeitura do Recife – Secretaria de Finanças

Breve histórico O conhecimento para registrar as demandas dos cidadãos estava segmentado em várias áreas e alguns servidores assumiam papel de destaque devido à experiência na função. Demandas: troca de titularidade de imóveis; pedido de avaliação para fins de ITBI; apropriação de pagamentos; restituição de imposto pago indevidamente. Prefeitura do Recife – Secretaria de Finanças

Analisando o ambiente da instituição, concluiu-se que o quadro de gestores relacionava o não funcionamento correto de algum procedimento à falta de sistemas informatizados ou à precariedade dos atuais. Não compreendiam que fazer circular o conhecimento depende, na verdade, de outras variáveis. Diante desses aspectos, de que maneira organizar, racionalizar e democratizar o acesso às informações? Seria viável com os recursos existentes? Prefeitura do Recife – Secretaria de Finanças

Dada à natureza do tema, à quantidade de pessoas envolvidas e à descrença na implementação de projetos, decidiu-se que a gestão do conhecimento por intermédio da TIC seria o caminho adotado para democratizar as informações e aumentar as interações internas e externas e reverter os números que apontavam uma má qualidade do atendimento. Prefeitura do Recife – Secretaria de Finanças

Etapas do projeto (2013) O projeto foi segmentado em algumas fases: correção da descrição da documentação; revisão da denominação dos assuntos; análise da documentação necessária; disponibilização da documentação na web; visualização da tramitação de um processo na web; padronização e disponibilização na web dos formulários para abertura de processos; serviço de anexação de documentos via web; abertura de processo de sua própria residência. Prefeitura do Recife – Secretaria de Finanças

Dificuldades a) divergências de opiniões em virtude de múltiplos interesses; b) dificuldades na circulação do conhecimento; c) ceticismo de alguns que criticavam o atual sistema de comunicação; d) ambiente incrédulo para mudanças; e) resistência em razão da situação do pedido (processo) ficar disponível ao cidadão. Prefeitura do Recife – Secretaria de Finanças

Equipe Para formulação do projeto e ajustes na base de dados: três servidores. Um gestor e mais dois membros da Unidade de Atendimento que acumularam às suas atividades, essa tarefa. Para disponibilização dos serviços na web, o número médio de servidores (EMPREL) foi de quatro (um gerente de projetos, um desenvolvedor, um analista de requisitos e um testes), não ocorrendo a terceirização das demandas. Prefeitura do Recife – Secretaria de Finanças

Fonte: Portal da Sefin ( Prefeitura do Recife – Secretaria de Finanças

Resultados Processos pendentes no setor
Situação jan fev mar abr maio Jun jul Ago set out nov dez Pendentes 7.945 6.705 5.598 6.675 5.011 4.895 4.837 3.443 3.600 3.208 2.376 2.824 Fonte: Consultas no sistema PPCA Prefeitura do Recife – Secretaria de Finanças

% de atendimento no Prazo
Percentuais de cumprimento de prazos de atendimento Assunto do Processo % de atendimento no Prazo Código Descrição 2010 2011 2012 2013 0110 INCLUSÃO DE ENDEREÇO PARA CORRESPONDÊNCIA 60,8 53,9 43,6 65,7 0442 APROPRIAÇÃO DE PAGTO. IMOBILIÁRIO 54,5 81 65,3 54,7 1481 AVERBAÇÃO SEM RGI 83,3 77,9 58 2607 INCLUSÃO NO CADASTRO IMOBILIÁRIO 8,2 2,8 15,2 38,3 4367 CERT. NARRATIVA ESPECIAL IMOBILIÁRIA 11,6 14,6 19,2 39,4 4600 ISENÇAO DE IPTU 71,4 28,5 46,6 53,3 7056 ISENÇÃO PARCIAL DE 25% DE IPTU 25,9 6,4 3,2 56 7102 ISENÇÃO PARCIAL DE 50% DE IPTU 35,7 12,1 8,5 55 9695 AVERBAÇÃO COM RGI 62,7 92,7 89,6 73,1 0118 IMUNIDADE DE ITBI 33,3 11,7 0131 CONFIRMAÇÃO DE PAGAMENTO-ITBI 53,7 64,7 76,5 70,3 9920 ITBI 54,3 58,8 60 71,6 Fonte: Consultas no sistema PPCA Prefeitura do Recife – Secretaria de Finanças

Percentuais de redução dos prazos oficiais
Assunto do Processo Prazos oficiais (dias) % redução P. oficial Código Descrição Antes Depois 0110 INCLUSÃO DE ENDEREÇO PARA CORRESPONDÊNCIA 33 10 69,70 0442 APROPRIAÇÃO DE PAGTO. IMOBILIÁRIO 100 25 75,00 1481 AVERBAÇÃO SEM RGI 103 30 70,87 2607 INCLUSÃO NO CADASTRO IMOBILIÁRIO 96 4,00 4367 CERT. NARRATIVA ESPECIAL IMOBILIÁRIA 15 33,33 4600 ISENÇAO DE IPTU 172 82,56 7056 ISENÇÃO PARCIAL DE 25% DE IPTU 0,00 7102 ISENÇÃO PARCIAL DE 50% DE IPTU 9695 AVERBAÇÃO COM RGI 0118 IMUNIDADE DE ITBI 62 51,61 0131 CONFIRMAÇÃO DE PAGAMENTO-ITBI 9920 ITBI Fonte: Consultas no sistema PPCA Prefeitura do Recife – Secretaria de Finanças

Conclusões Para o professor da USP, Moacir de Miranda, o conhecimento da empresa é um ativo importante em termos estratégicos. Assim, sendo um recurso valioso, deve ser gerenciado para melhorar o desenvolvimento de produtos e serviços ofertados pelas organizações. Neste projeto, os serviços foram disponibilizados com qualidade adequada a um bom atendimento ao cidadão, acumulando-se mais conhecimento para a instituição. Salienta-se que quanto mais durável for este ativo, menores serão os investimentos e as despesas para repor a sua depreciação. Prefeitura do Recife – Secretaria de Finanças

Soluções caseiras não vão de encontro aos investimentos em modernas tecnologias, apenas potencializam outros caminhos a serem tomados em processos de decisão, que auxiliam no equilíbrio financeiro, na migração para sistemas mais modernos e, notadamente, facilitam a replicação em outras organizações. Prefeitura do Recife – Secretaria de Finanças

É relevante destacar que o usuário do serviço público além de exigir serviços de qualidade (tal como um consumidor de empresas privadas), também é um cidadão que se preocupa com os resultados da organização, fazendo uma cobrança maior em razão de seu compromisso com a sociedade. Assim, as instituições públicas necessitam de aprendizados mais céleres. Neste sentido, a Gestão do Conhecimento associada à TIC é um caminho a ser adotado. Prefeitura do Recife – Secretaria de Finanças

As orientações para tornar os investimentos em TI mais eficazes foram vitais neste projeto, pois aumentaram os níveis de integração e responsividade corporativa. Assim, tecnologia e organização precisam ser e estar alinhadas para que a criação e o compartilhamento do conhecimento deixem de ser “figura de retórica” e aumente a eficiência administrativa. Prefeitura do Recife – Secretaria de Finanças

Racionalização de processos
Bartolomeu de Figueiredo Alves Filho Mestre em Administração Especialista em Administração e Planejamento de RH MBA Executivo em Comportamento Organizacional Administração Financeira (81) Prefeitura do Recife – Secretaria de Finanças

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