OTIMIZAÇÃO DO TEMPO Flávio Botana Mai 2014. TEMPO Não se acumula Não se estoca Não se recupera.

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1 OTIMIZAÇÃO DO TEMPO Flávio Botana Mai 2014

2 TEMPO Não se acumula Não se estoca Não se recupera

3 OTIMIZAÇÃO DO TEMPO Otimizar o tempo não significa trabalhar demais, trabalhar correndo ou trabalhar errado. Otimizar o tempo é trabalhar certo, trabalhar com inteligência, trabalhar com organização

4 Exercício - material 2 blocos 3 canetas 1 pasta 1 texto 4 pessoas

5 Exercício - tarefa Cada participante do grupo deverá copiar o texto em uma folha do bloco, “que não poderá ser destacada do bloco”. Cada participante deverá escrever o seu nome completo e assinar a capa interna da pasta Todo o material deve ser entregue ao instrutor Vence quem primeiro terminar a tarefa

6 Exercício - avaliação Qual a diferença entre os grupos? O que o grupo vencedor fez para conseguir este resultado? Foi desempenho ou organização? Qual o melhor jeito de fazer este trabalho?

7 Agregar valor

8 Tarefas que agregam valor – Tarefas de transformação do produto A empresa compra matérias primas A empresa entrega as matérias primas transformadas em um produto que interessa ao cliente Agregar valor significa cobrar do cliente um valor maior do que a soma do que se gastou para fazê-lo.

9 Agregar valor Tarefas que agregam valor – Tarefas de atendimento – Tarefas de planejamento

10 Agregar valor Tarefas que não agregam valor – Tarefas que isoladamente não mudam o produto nem a visão do produto para o seu cliente

11 Agregar valor na Produção Transformar o produto É o que o cliente paga. Está normalmente ligado ao tempo de máquina

12 Fluxo de Processos Máquina x Pessoas Linha do tempo. Exemplo: – Abastecimento num posto de gasolina – Lanche num Fast Food

13 Fluxo de Processos - Exercício Desenhe um dos fluxos de seu trabalho

14 Fluxo de Processos - Exercício Vocês viram problemas, ou possibilidades de melhoria, no processo que vocês desenharam?

15 Otimização do Tempo na Produção

16 Eliminação de tarefas que não agregam valor Se não puderem ser eliminadas, que não interfiram no desempenho das atividades que agregam valor Otimizar a utilização dos recursos que agregam valor Otimizar o desempenho dos recursos que agregam valor

17 Otimização do Tempo na Produção Na prática: – Linha do Tempo do Recurso que agrega valor – Linha do tempo dos Recursos auxiliares – Linha do tempo dos Recursos Humanos – Reestruturar / Reorganizar os recursos auxiliares e os recursos humanos para diminuir interrupções e aumentar o desempenho do recursos que agrega valor

18 Otimização do Tempo em linhas de produção Teoria das Restrições – Livro “A Meta” – Elyiahu Goldratt

19 Otimização do Tempo em linhas de produção Gargalo: é o recurso que tem uma capacidade menor que a demanda disponível – A capacidade da linha gerar dinheiro é conduzida pelo gargalo. – A velocidade da linha é a velocidade do gargalo

20 Otimização do Tempo em linhas de produção GARGALO – Não pode parar! – Não pode processar peças defeituosas! – Não pode processar peças que não são necessárias!

21 Otimização do Tempo em linhas de produção CUIDADOS! – Processos dependentes – Variações do Processo

22 Otimização do Tempo em linhas de produção Na Prática: – A velocidade que importa é a velocidade do recurso gargalo – Os outros recursos devem trabalhar para que o recursos gargalo não pare – Devemos otimizar o FLUXO, não as CAPACIDADES

23 Otimização do Tempo em linhas de produção Na Prática: – Os recursos auxiliares e os recursos humanos devem trabalhar para que o recursos gargalo não pare.

24 Otimização do Tempo em linhas de produção Discussão – Qual é o recurso gargalo da sua linha? – Como é estruturado o trabalho na linha? – Os recursos auxiliares e os recursos humanos trabalham para o gargalo não parar? – Como deveria ser a organização do trabalho para o recursos gargalo não parar?

25 Princípios da Administração do Tempo

26 PRINCÍPIO DO OBJETIVO – As metas foram bem estabelecidas? – Existe uma sequência de trabalho programada? – Os tempos estimados estão corretos? – As tarefas foram bem planejadas? – Existe espaço para possíveis flutuações de desempenho?

27 Princípios da Administração do Tempo PRINCÍPIO DO OBJETIVO METAS ORGANIZAÇÃO PLANEJAMENTO TREINAMENTO

28 Princípios da Administração do Tempo PRINCÍPIO DA CONCENTRAÇÃO – Sei quais são as minhas prioridades? – Me concentrei nas minhas prioridades? – Sei quais são as atividades críticas que me levarão aos resultados que quero atingir? – Concentrei-me numa tarefa por vez?

29 Princípios da Administração do Tempo PRINCÍPIO DA CONCENTRAÇÃO FOCO PRIORIDADES

30 Princípios da Administração do Tempo PRINCÍPIO DA PROTEÇÃO DO TEMPO – Tenho todas as informações que preciso para fazer bem o meu trabalho? – Evitei adiamentos? Evitei Indecisões? – Finalizei os trabalhos que comecei? – Evitei distrações? – Evitei interrupções? – Deleguei o que podia ser delegado?

31 Princípios da Administração do Tempo PRINCÍPIO DA PROTEÇÃO DO TEMPO INTERRUPÇÕES DISTRAÇÕES ADIAMENTOS

32 Princípios da Administração do Tempo PRINCÍPIO DO CONTROLE – Sei quando o tempo está sendo bem utilizado? – Avaliei no final do dia os resultados alcançados versus os resultados planejados? – Tomei as medidas corretivas necessárias?

33 Princípios da Administração do Tempo PRINCÍPIO DO CONTROLE AVALIAÇÃO MELHORIA

34 Os desperdiçadores de tempo Falta de Planejamento Começar várias coisas e não terminar nenhuma emails / chamadas / torpedos / whatsapp Interrupções Comunicação ruim

35 Os desperdiçadores de tempo Não saber dizer não “Você tem um minuto?” Socialização x Concentração Desorganização Falta de disciplina

36 Os desperdiçadores de tempo Efeitos dos “desperdiçadores de tempo”: CANSAÇO DESMOTIVAÇÃO

37 Trabalho em grupo Reuniões efetivas Saber dividir o trabalho Delegação de atividades – Passar instruções – Suporte – Acompanhamento / Controle Prioridades

38 Palavras Chave PLANEJAMENTO ORGANIZAÇÃO PRIORIDADES FOCO CONTINUIDADE

39 Filme Pit Stop http://www.youtube.com/watch?v=aHSUp7msCI E

40 Texto Bendito quem inventou o belo truque do calendário, pois o bom da segunda-feira, do dia 1º do mês e de cada ano novo é que nos dão a impressão de que a vida não continua, mas apenas recomeça... Mario Quintana

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