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Universidade de Brasília Faculdade de Economia, Administração, Contabilidade e Ciência da Informação e Documentação Departamento de Ciência da Informação.

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1 Universidade de Brasília Faculdade de Economia, Administração, Contabilidade e Ciência da Informação e Documentação Departamento de Ciência da Informação e Documentação Disciplina: Planejamento e Gestão de Instituições Arquivísticas Prof.: Lillian Alvares

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3 Existem três níveis distintos de planejamento: Planejamento Estratégico Planejamento Tático Planejamento Operacional

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6 1. É o planejamento mais amplo e abrange toda a organização. 2. Suas características são: o É projetado no longo prazo e seus efeitos e conseqüências são estendidos para vários anos (em geral, cinco) pela frente.

7 O planejamento estratégico é, normalmente, de responsabilidade dos níveis mais altos da empresa e diz respeito tanto à formulação de objetivos quanto à seleção dos cursos de ação a serem seguidos para sua consecução, levando em conta as condições externas e internas à empresa e sua evolução esperada.

8 o Envolve a empresa como uma totalidade, abrange todos os recursos e áreas de atividade, e preocupa-se em atingir os objetivos em nível organizacional. o É definido pela cúpula da organização (no nível institucional) e corresponde ao plano maior ao qual todos os demais estão subordinados.

9 É um processo gerencial que possibilita ao executivo estabelecer o rumo a ser seguido pela empresa com vistas a obter um nível de otimização na relação da empresa com seu ambiente. O nível estratégico de influência considera a estrutura organizacional de toda a empresa e a melhor interação desta com o ambiente.

10 A etapa de implementação dos processos de mudança estratégica ou estrutural nas organizações é a mais difícil de todo o processo. Geralmente, não existem problemas nas etapas de definição da missão e estabelecimento de estratégias. Os problemas aparecem quando estas devem ser executadas na prática

11 Os principais obstáculos são: Ausência de liderança e acompanhamento do executivo principal da instituição; Falta de cultura de planejamento por parte dos funcionários e falta de cultura estratégica por parte dos dirigentes; Inexistência de sistemas de informação que possibilitem a coleta e sistematização das informações; Falta de capacitação da equipe de implementação;

12 Incompreensão da importância da influência da cultura e do clima organizacional; Competição pelo poder, que acaba afetando o desempenho das equipes de trabalho; Falta de acompanhamento e controle da execução das ações planejadas.

13 Estrutura – refere-se ao modo de organização das tarefas e das pessoas, o que inclui o organograma da empresa e suas principais políticas internas; Sistemas – dizem respeito ao workflow da organização, ao fluxo de processos e informações e aos sistemas de tomada de decisão gerencial; Estilo – refere-se aos aspectos do clima organizacional relacionados ao comportamento e à mentalidade dos membros da instituição;

14 Equipe – são as pessoas certas na equipe de planejamento e implementação; Habilidades – trata-se do conjunto de habilidades das pessoas que compõem a organização, o qual se traduz na habilidade da própria organização; Estratégia – refere-se à maneira pela qual a instituição implementa sua visão de futuro; Valores Compartilhados – trata-se do conjunto de valores, princípios e diretrizes que motiva o comprometimento e o empenho de todos na empresa.

15 1. O princípio da contribuição aos objetivos, e neste aspecto o planejamento deve sempre visar aos objetivos máximos da empresa. No processo de planejamento deve-se hierarquizar os objetivos estabelecidos e procurar alcançá-los em sua totalidade, tendo em vista a interligação entre eles.

16 2.O princípio da precedência do planejamento, corresponde a uma função administrativa que vem antes das outras (organização, direção e controle). Na realidade é difícil separar e seqüenciar as funções administrativas, mas pode-se considerar que, de maneira geral, o planejamento do que é como vai ser feito aparece na ponta do processo.

17 3.O princípio da maior penetração e abrangência, pois o planejamento pode provocar uma série de modificações nas características e atividades da empresa. As modificações provocadas nas pessoas podem corresponder à necessidade de treinamento, substituição, transferências, funções, avaliação, etc.; na tecnologia pode ser apresentada pela evolução dos conhecimentos, pelas novas maneiras de fazer os trabalhos, etc.; e nos sistemas podem ocorrer alterações nas responsabilidades estabelecidas nos níveis de autoridade, descentralização, comunicações, procedimentos, instituições, etc.

18 4.Princípio da maior eficiência, eficácia e efetividade. O planejamento deve procurar maximizar os resultados e minimizar as deficiências. Através desses aspectos, o planejamento procura proporcionar a empresa uma situação de eficiência, eficácia e efetividade

19 Eficiência é: Fazer as coisas de maneira adequada; Resolver problemas; Salvaguardar os recursos aplicados; Cumprir o seu dever; Reduzir os custos. (Como fazer)

20 Eficácia é: Fazer as coisas certas; Produzir alternativas criativas; Maximizar a utilização de recursos; Obter resultados; Aumentar o lucro. (Resultados)

21 Efetividade é: Manter-se no ambiente. Apresentar resultados globais positivos ao longo do tempo. (permanência)

22 Identifica áreas que exigem decisões e garante que a devida atenção lhe será dispensada, tendo em vista os resultados esperados; Estabelece um fluxo mais rígido de informações importantes para os tomadores de decisão e que sejam as mais adequadas para o processo; Facilita a mudança organizacional durante a execução dos planos estabelecidos, através de uma comunicação adequada e apropriada; Procura o envolvimento dos vários elementos da empresa para os objetivos, desafios e metas através do direcionamento dos esforços; Facilita e agiliza o processo de tomada de decisão;

23 Facilita a alocação dos recursos da empresa; Possibilita maior consenso, compromisso e consistência; Cria alternativas gerenciais; Possibilita o comportamento sinérgico das várias unidades organizacionais; Possibilita a empresa manter maior interação com o ambiente; Incentiva e facilita a função de direção da empresa; Transforma a empresa reativa em empresa proativa

24 Facilita e desenvolve um processo descentralizado de decisão na empresa; Cria situações em que os administradores da empresa se sentem obrigados a se afastarem das atividades rotineiras da empresa; Incentiva a utilização de modelos organizacionais adequados aos diversos contextos ambientais atuais e futuros; Orienta o desenvolvimento de outros planejamentos a nível tático ou operacional;

25 Uma das causas mais comuns do fracasso do planejamento é a falta de um conjunto de objetivos claramente definidos. Sem planejamento, uma empresa não terá certeza do seu caminho. Sem objetivos, uma empresa não terá condições de medir seu desempenho.

26 É um processo permanente e contínuo. É sempre voltado para o futuro. Visa a racionalidade da tomada de decisões. Visa selecionar uma entre várias alternativas. É uma técnica de alocação de recursos. É uma técnica de mudanças e inovações.

27 Níveis da Empresa PlanejamentoConteúdoExtensão de Tempo Amplitude InstitucionalEstratégicoGenérico e sintético Longo prazoMacroorientado. Aborda a empresa como uma totalidade. IntermediárioTáticoMenos genérico e mais detalhado Médio prazoAborda cada unidade da empresa ou cada conjunto de recursos separadamente. Operacional Detalhado e analítico Curto prazoMicroorientado. Aborda cada tarefa ou operação isoladamente.

28 EstratégicoTáticoOperacional Define objetivos básicosDesenvolve planos ou Caminhos alternativos Elabora planos operacionais detalhados Monta Estratégia global: políticas procedimentos normas Detalha planos táticos ou operacionais: pesquisas programas projetos Implementa ação: implantação implementação operacionalização

29 Planejamento Estratégico: é realizado nas funções mais elevadas da empresa, tem maior alcance de tempo e as decisões envolvidas englobam a organização como um todo. Planejamento Tático: é realizado pelos executivos, traduz e interpreta as decisões da direção e as transforma em planos concretos dentro dos departamentos da empresa. Geralmente tem um médio alcance de tempo. Planejamento Operacional: é aquele que coloca em prática os planos táticos dentro de cada setor da empresa. Geralmente tem curto alcance de tempo.

30 Nível das decisões: o Plano Estratégico é sempre realizado nos escalões mais elevados da empresa. Dimensão temporal: o Plano Estratégico tem sempre um alcance maior no tempo do que o Plano Operacional. Amplitude de efeitos: as decisões envolvidas no Plano Estratégico englobam a organização como um todo e não simplesmente um parte dela.

31 1. É o planejamento que abrange cada departamento ou unidade da organização.

32 1. Suas características são: o É projetado para o médio prazo, geralmente para o exercício anual. o Envolve cada departamento, abrange seus recursos específicos e preocupa-se em atingir os objetivos departamentais. o É definido no nível intermediário, em cada departamento da empresa.

33 Tem por objetivo otimizar determinada área de resultado e não a empresa como um todo. Portanto, trabalha com decomposições dos objetivos, estratégias e políticas estabelecidos no planejamento estratégico. O planejamento tático é desenvolvido a níveis organizacionais inferiores, tendo como principal finalidade à utilização eficiente dos recursos disponíveis para a consecução dos objetivos previamente fixados, segundo uma estratégia pré-determinada bem como as políticas orientativas para o processo decisório da empresa.

34 1. É o planejamento que abrange cada tarefa ou atividade específica.

35 1. Suas características são: o É projetado para o curto prazo. o Envolve cada tarefa ou atividade isoladamente e preocupa-se com o alcance de metas específicas. o É definido no nível operacional, para cada tarefa ou atividade.

36 Pode ser considerado como a formalização, principalmente através de documentos escritos, das metodologias de desenvolvimento e implantação estabelecidas. Portanto, nessa situação tem-se, basicamente, os planos de ação ou planos operacionais. Os planejamentos operacionais correspondem a um conjunto de partes homogêneas de planejamento tático.

37 Cada um dos planejamentos operacionais devem conter com detalhes: Os recursos necessários para o seu desenvolvimento e implantação; Os procedimentos básicos a serem adotados; Os produtos ou resultados finais esperados; Os prazos estabelecidos; Os responsáveis pela sua execução e implantação.

38 O planejamento operacional cria condições para a adequada realização dos trabalhos diários da empresa.

39 Orçamentos. São planos relacionados a dinheiro, receita ou despesa, dentro de um determinado espaço de tempo. Os orçamentos são planos estratégicos quando envolvem a empresa como uma totalidade e abrangem um período longo, como é o caso do planejamento financeiro estratégico.

40 São planos táticos quando cobrem determinada unidade ou departamento da empresa por médio prazo, como são os orçamentos departamentais de despesas e que envolvem o exercício anual, ou os orçamentos anuais de despesas de propaganda etc.

41 São planos operacionais quando a dimensão é local e sua temporalidade é de curto prazo, como é o caso do fluxo de caixa, dos orçamentos de reparos ou de manutenção, etc.

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