Utilize nosso conhecimento como seu diferencial competitivo.

Apresentação em tema: "Utilize nosso conhecimento como seu diferencial competitivo."— Transcrição da apresentação:

1 Utilize nosso conhecimento como seu diferencial competitivo.

2 ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação www.documentar.com.br Gestão do Conhecimento O Case DOCUMENTAR Unidade de Gestão do Conteúdo e Conhecimento Ângela Guimarães Diretora

3 ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação A Documentar.. Gestão do Conhecimento Corporativo Organização de Documentos 2007/09 2006 2000 1995 1985 Modelagem de Processos e Normatização Gestão física e eletrônica de conteúdos informacionais corporativos  Mais de 24 anos de atuação  Mais de 24 anos de atuação, considerada referência em Gestão de Documentos e Informação grandes clientes, com atuação em todo o território Nacional  Carteira constituída por grandes clientes, com atuação em todo o território Nacional Empresa inovadora com MetodologiaCompetência  Empresa inovadora e precursora nesse segmento com Metodologia e Competência reconhecidas pelo mercado Empresa Reconhecida - 2008  Empresa Reconhecida - 2008  Entre as 200 maiores empresas brasileiras de TI – Info Exame  Entre as 200 maiores empresas do segmento PME – Revista Exame PME duzentos funcionários  Mais de duzentos funcionários, profissionais diversas áreas do conhecimento

4 ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação Referências Secretaria de Estado de Desenvolvimento Econômico

5 ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação Referências

6 ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação Alguns Projetos  BPO  Embratel  Samarco P3P  Vale  Banco Fidis  Petrobras RSUD  Processos  Sest/Senat  Samarco GC  Sanofi  Votoratin  Belgo Mineira  CCEE  Banco Itaú  S. Normativo  BNDES  Petrobras Materiais  Petrobras RH  Banco Itau  Petros  Taxonomia  Deten Quimica  Vale  Rede Globo  Sest/Senat  SEDE  Sanofi  GD/GI  Açominas  Ambeve Jurídico e Financeiro  Deten Química  Sest/Senat  Ferrous  Fiat Comunicação  Samarco GD  Sanofi  Samarco P3P  Belgo Mineira  Andrade Gutierrez  SENAC -SP  SEDE  BDMG Jurídico

7 ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação Reconhecimento

8 ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação www.documentar.com.br A Documentar em 2006. Modelagem de Processos e Sistemas Normativos Gestão física e eletrônica de conteúdos informacionais corporativos 21 anos de atuação 21 anos de atuação, considerada referência em Gestão de Documentos grandes clientes Carteira constituída por grandes clientes Gestão do Conhecimento Corporativo Organização de Documentos Prestação de serviços Prestação de serviços de Consolidação de Sistemas Normativos, Modelagem de Processos de Gestão de Documentos e Gestão da Informação Empresa visionáriaprecursora Empresa visionária e precursora nesse segmento Metodologia Metodologia reconhecida pelo mercado DESAFIO? 2007/09 2006 2000 1995 1985

9 ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação www.documentar.com.br Equipe Interdisciplinar Grande volume de projetos Dispersão geográfica da equipe Necessidade de investir na maior integração e colaboração entre os membros da equipe Necessidade de se registrar as INFORMAÇÕES relacionadas ao conteúdo dos Projeto Técnicos já executados, de forma a possibilitar a reutilização a partir de uma recuperação mais precisa, ágil e integrada; Necessidade de administrar o CONHECIMENTO Organizacional Necessidade de desenvolver uma nova área de NEGÓCIO O que motivou?

10 ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação www.documentar.com.br Desenvolver continuamente a cultura de produção, registro, compartilhamento e gestão do conhecimento técnico-tecnológico Internalizar na rotina e na cultura empresarial o processo de inovação. Objetivos Estratégicos Ação Estratégica PLANEJAMENTO ESTRÁTÉGICO DOCUMENTAR 2006 PLANEJAMENTO ESTRÁTÉGICO DOCUMENTAR 2006

11 ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação www.documentar.com.br Ações Unidade de Gestão do Conteúdo e do Conhecimento – UGC implantação, em outubro de 2006, da Unidade de Gestão do Conteúdo e do Conhecimento – UGC sob o comando de uma das sócias da empresa. Desenvolvimento do Planejamento Estratégico da Unidade, definido Objetivos e metas para os próximos 03 anos. Definição dos projetos e atividades a serem implantados, com base nos objetivos e metas definidos, nas necessidades identificadas e nos critérios do “Prêmio Make”. Implantação da “Intranet Documentar”, como um ambiente de colaboração, compartilhamento do conhecimento e acesso à informações relevantes para as atividades profissionais.

12 ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação www.documentar.com.br Acesso e reutilização das informações geradas em projetos já executados Registro e compartilhamen to do conhecimento interno e externo Registro e compartilhame nto das lições aprendidas Efetivação do processo colaborativo Potencialização da geração de inovação de valor Fomento e criação de novos conhecimentos Otimização da inteligência corporativa Objetivos da GC

13 ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação www.documentar.com.br Prêmio MAKE - Most Admired Knowledge Enterprise - de excelência em Gestão do Conhecimento, avalia, através de seus critérios, se uma organização: 1. Estabelece uma cultura corporativ a de Gestão do conhecime nto 2. Cria, mantém e oferece suporte à Gestão do Conhecim ento. 3. Maximiza o valor do capital intelectu al 4. Desenvolve e entrega conhecime nto baseado em produtos e serviços 5. Cria e mantém um ambiente de compartil hamento de conhecim entos 6. Cria e mantém uma cultura corporati va de aprendiza do contínuo 7. Gerencia o conhecimen to do cliente para aumentar a fidelidade e valor para o mesmo 8. Gerencia o conhecimen to para gerar valor ao acionista Foco – Critérios MAKE

14 ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação www.documentar.com.br 1.Estabelece uma cultura corporativa de Gestão do conhecimento Concurso para criação do Logo e Slogan da UGC Medalha de honra Concurso para criação do Logo e Slogan para Intranet Cartão de agradecimento Atende RH (Canal de comunicação entre a empresa e os colaboradores) Notícias Gerais Conhecimento Qualidade Dicas FAQS Desenvolvimento do Plano de Carreira Política de participação em eventos, seminários e congressos UGC “Disseminando Informação colhendo conhecimento” Intranet Documentar “Espaço para integração, conexão e colaboração” Medalha de honra A GC na DOCUMENTAR

15 ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação www.documentar.com.br 2. A Administração cria, mantém e oferece suporte à Gestão do Conhecimento. Planejamento estratégico da Documentar Criação da Unidade de Gestão de Conteúdo e Conhecimento, dirigida por uma das sócias da empresa... A GC na DOCUMENTAR

16 ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação www.documentar.com.br 3. Maximiza o valor do capital intelectual Desenvolvimento do Plano de Carreira: cargos existentes na empresa, hierarquia, atribuições, competências e qualificações necessárias e os critérios de promoção. Mapeamento de competências Programas de capacitação Programas de integração com clientes Definição e Construção de Processos, Padrões e Metodologias Implementação de um processo contínuo de gestão de redes de relacionamento Desenvolvimento da tecnlogia i4BS Capital Intelectual Capital Estrutural Inovação Pantentes Marcas Processos Sistemas de Informação Padrões Normas Capital Humano Capital de Relacionamento Network Clientes Fornecedore s A GC na DOCUMENTAR

17 ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação www.documentar.com.br 4. Desenvolve e entrega conhecimento baseado em produtos e serviços com o envolvimento de todas as áreas da empresa, com o intuito de desenvolver estudos de viabilidade e implementação de de produtos/serviços e melhorias a partir da contribuição de idéias dos colaboradores. Gestão da Inovação e desenvolvimento de novos produtos Desenvolvimento contínuo de novos produtos com base na observação das demandas do mercado e solicitação dos clientes A GC na DOCUMENTAR Projeto Banco de Idéias – “INOVANDO COM SUAS IDÉIAS”

18 ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação www.documentar.com.br I4BS Web/WebPart: Busca por Dossiê Eletrônico Busca pela Estrutura de Pastas Busca por Conteúdo (Fulltext/Fuzzy search). Busca Avançada Busca por Perspectivas (Taxonomias) Busca por Tipo de Documento I4BS Web/WebPart: Busca por Dossiê Eletrônico Busca pela Estrutura de Pastas Busca por Conteúdo (Fulltext/Fuzzy search). Busca Avançada Busca por Perspectivas (Taxonomias) Busca por Tipo de Documento Desenvolvimento da Base do Conhecimento Organização do conhecimento interno vinculado aos projetos realizados Organização do conhecimento interno e externo com conteúdos de interesse da empresa 5. Cria e mantém um ambiente de compartilhamento de conhecimentos A GC na DOCUMENTAR

19 ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação www.documentar.com.br 5. Cria e mantém um ambiente de compartilhamento de conhecimentos Criação do Alerta de Revistas Criação do Notícias do Conhecimento (Boletim Interno) Implementação de práticas de interação e socialização dos colaboradores A GC na DOCUMENTAR Desenvolvimento da Intranet: Maior facilidade de acesso aos produtos e serviços da Gestão do Conhecimento Criação de canais de comunicação Aperfeiçoamento dos processos de interação e comunicação interna Tecnologias utilizadas INTRANET DOCUMENTAR

20 ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação www.documentar.com.br Programa Capacitar (Investimento na formação técnica e comportamental da equipe ) Integração Formação básica Formação operacional Circuito do conhecimento Formação de sucessores Convênios com Instituições 6. Cria e mantém uma cultura corporativa de aprendizado contínuo A GC na DOCUMENTAR

21 ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação www.documentar.com.br 7. Gerencia o conhecimento do cliente para aumentar a fidelidade dos mesmos e valor ao cliente Site Documentar: Maior usabilidade e melhoria na recuperação das informações, com a inclusão de: Banco do Conhecimento Noticias e Destaques Documentar Versões em português e inglês Blog Corporativo Documentar Envio de Notícias de interesse (personalizado Inteligência Competitiva Base de dados Comercial Pesquisa de satisfação do cliente Metodolgia de Gerenciamento de Projetos Gestão de Cases A GC na DOCUMENTAR

22 ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação www.documentar.com.br 8. Gerencia o conhecimento para gerar valor ao acionista Registro das Metodologias relacionadas aos vários produtos Documentar Ampliação do portfólio de serviços Desenvolvimento da tecnologia i4BS A solução i4BS é uma tecnologia que disponibiliza serviços automatizados para gerenciamento, busca e disseminação seletiva de informações, que podem ser integradas a soluções de BPMS e Portal. Com a solução i4BS já foram desenvolvidos produtos específicos: gestão de dossiês de empregados; gestão de documentos jurídicos; gestão de processos de concessão de créditos, entre outros. A GC na DOCUMENTAR

23 ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação www.documentar.com.br A INTRANET DOCUMENTAR

24 ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação www.documentar.com.br Biblioteca de Links Gestão Terminológica: Glossário Técnico Taxonomia Corporativa Ambiente e práticas de compartilhamento do conhecimento A INTRANET DOCUMENTAR

25 ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação www.documentar.com.br Alguns Números Número de usuários cadastrados atualmente na Intranet: 265 Últimos números de acessos mensais: 1535 em julho 998 em agosto 1276 em setembro NC já publicados: 438 – 1a. Publicação: 28/02/07 Número de colaboradores que já se apresentaram: 18 – desde 17/11/2008 Número de documentos na Base do Conhecimento: 18.600

26 ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação www.documentar.com.br Alguns Números Circuito do Conhecimento: 9 edições e 22 documentos publicados na Intranet este ano Número de trabalhos aprovados em eventos/periódicos neste ano: 6 Número de termos na taxonomia Documentar: 253 termos, sendo 23contribuições de colaboradores neste ano Número de recursos incorporados à Intranet no mês de setembro: 4 (Agenda de recursos, Padrões de documentos de projetos, Reservas de salas e Controle de tarefas da UGC) Funcionalidades da Intranet atualmente: 70 entre repositórios de documentos e sistemas Eventos Mapeados e divulgados em 2009 (cursos, palestras, congressos): 81

27 ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação www.documentar.com.br Media de atendimentos realizados por mês: 1º. Trimestre do canal de atendimento: 358 consultas/média de 1,08 consulta por funcionário (somente dúvidas e questionamentos dos processos já instalados). Último trimestre do canal de atendimento: 261 consultas /média 1,08 consulta por funcionário (dúvidas e questionamentos de processos já instalados e dos novos processos - Plano de Cargos e Salários, Avaliação de Desempenho e Convênios). Numero de melhoria em processos/produtos realizados antes e após a implementação: A área de RH atualmente tem 23 processos de trabalho. 60% dos processos foram revisados em função da implementação da prática. Tempo médio de solução de problema antes e após da implementação da prática; Os problemas eram solucionados em um prazo médio de 10 dias. Desde a implantação do canal são solucionados em 2 dias. As respostas fora de prazo não chegam a 1% FAQs geradas (Reuso da informação). 35 FAQs 8 revisões no Manual do Empregado Dados do Atende RH Alguns Números

28 ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação www.documentar.com.br Desenvolvimento da Base do Conhecimento ( reuniu, em uma base única, o conteúdo relevante e atual para o negócio) com crescimento de 400% de acessos mensais. Reutilização de conteúdos já registrados em projetos da empresa, verificado através do crescimento de de 300% do número de acessos, por usuário, as informações disponibilizadas na Intranet. Fomento à criação e disseminação do conhecimento de interesse organizacional, com crescimento de 220% de participação após a implantação das praticas de incentivo a gestão do conhecimento na empresa. Aumento em 33% a taxa de novas visitas ao site da Documentar, possibilitando novos contatos, clientes e parcerias. Alguns Números

29 ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação www.documentar.com.br Proteção do conhecimento organizacional Maior integração da equipe Redução de retrabalho Fomento à criação e disseminação do conhecimento Automação do processo de registro e recuperação de informações Promoção e fomento ao debate e a análise de novas práticas Incentivo ao processo de inovação Elaboração da Linha de atuação “Gestão do Conhecimento” Agilidade e precisão na tomada de decisão Resultados

30 ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação www.documentar.com.br Depoimentos “O processo de Gestão do Conhecimento implantado na Documentar realmente agregou muito valor ao nosso dia-a-dia. A forma com que foi implantado despertou/incentivou a cultura do compartilhamento de conhecimento de forma padronizada e estruturada, possibilitando a recuperação rápida e precisa das informações, por qualquer funcionário, indiferente do projeto ou região que estiver trabalhando. As iniciativas da UGC encurtaram às distâncias geográficas entre a Documentar e seus funcionários além de potencializar a formação dos nossos talentos internos.” Renata Melo – Gerente de Gestão de Pessoas “Depois da estruturação de nossa Intranet pude perceber como melhorou o compartilhamento e disseminação de informações empresa-colaborador-empresa. A UGC está fazendo um excelente trabalho! As notícias, a Base de Conhecimento, os links, os eventos, ou seja, toda informação útil para nossa atuação é compartilhada gerando conhecimento, isso nos diferencia e qualifica perante o mercado e os clientes”. Elaine Pinto – Gerente Regional de Vendas UGC - Disseminando informação, colhendo conhecimento.

31 ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação www.documentar.com.br Depoimentos UGC - Disseminando informação, colhendo conhecimento. “A utilização da Intranet foi muito importante para o Sistema de Gestão da Qualidade pois permitiu, de uma maneira muito simplificada, a gestão, o controle e a publicação de toda a documentação e registros exigidos pela NBR ISO 9001/2008. Uma das maiores dificuldades encontradas pelo Escritório da Qualidade era a manutenção dos documentos atualizados no sistema de gestão anterior - SIS. Qualquer atualização e publicação necessárias eram de responsabilidade da TI da empresa, o que nos deixava “presos”. Agora, com a Intranet (SharePoint), o próprio Escritório da Qualidade faz todas as publicações e alterações. Além disso, temos a garantia de que todos os usuários da Empresa tem acesso ao nosso conteúdo de maneira simples!” Ana Rita Garcia – Consultora e Representante da Direção na Gestão da Qualidade “Tive a oportunidade de acessar a Intranet da empresa em que um amigo meu trabalha e pude comparar e notar algo que me deixou feliz, ele tem um limite de acesso enquanto aqui na intranet da Documentar temos mas conteúdos ; informação, dicas etc. e podemos assim acompanhar o crescimento da empresa da qual faço parte. E recebi o cartão de contribuição/participação. Parabéns pelo crescimento e sucesso.” Elaine do Vale Vasconcelos – Auxiliar Técnico

32 ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação www.documentar.com.br Ângela Rodrigues de Araújo Guimarães Angela.guimaraes@documentar.com.br conhecimento.ugc@documentar.com.br Utilize nosso conhecimento como seu diferencial competitivo. UGC - Disseminando informação, colhendo conhecimento. Obrigada!!!