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Tribunal de Contas da União Secretaria de Tecnologia da Informação Missão da SETEC: Melhorar os resultados do TCU por meio da otimização de seus processos.

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1 Tribunal de Contas da União Secretaria de Tecnologia da Informação Missão da SETEC: Melhorar os resultados do TCU por meio da otimização de seus processos de trabalho e da participação nas ações de Controle Externo, com aplicação de conhecimentos especializados em Tecnologia da Informação Governança de Tecnologia da Informação: conceitos, modelos e sua aplicação no TCU Gledson Pompeu Corrêa da Costa

2 Tribunal de Contas da União Secretaria de Tecnologia da Informação Governança de Tecnologia da Informação: conceitos, modelos e sua aplicação no TCU Governança de TI Conceitos e boas práticas ITIL Estrutura, conceitos e processos COBIT Estrutura, conceitos e processos CMMI, ISO 17799, PMBOK e outros modelos Visão geral Integração e aplicação dos modelos

3 Histórico e evolução Primeira versão em 1996 –Information System Control and Audit Foundation (ISACF) –Compilação de referências sobre controle e auditoria de TI Segunda versão em 1998 –Information System Control and Audit Association (ISACA) –Acréscimo e atualização de referências, kit de implantação Terceira versão em 2000 (Cobit 3ª Edição) –IT Governance Institute –Criação do Management Guidelines Quarta versão em 2005 (Cobit 4.0) –Consolidação e detalhamento de instrumentos gerenciais Refinamento em 2007 (Cobit 4.1)

4 (IT Governance Institute, 2007) Princípios básicos Objetivos de negócios requerem informações –Informações devem atender aos critérios de qualidade, segurança e confiabilidade Informações são produzidas por recursos de TI –Dados, aplicações, infra-estrutura e pessoas Recursos de TI são gerenciados por processos –Definição de responsabilidades e metas Processos devem ser controlados –Objetivos de controle, indicadores de desempenho e indicadores de resultados

5 (IT Governance Institute, 2007) Princípios básicos

6 (IT Governance Institute, 2007) Características gerais Foco no negócio –Alinhamento das metas de TI a metas de negócio Orientado a processos –Organização das atividades de TI em um modelo de processos aplicável de forma geral –Identificação de responsabilidades pelos processos nas áreas de negócio e TI Baseado em controles –Definição dos objetivos de controle a serem considerados pela gerência Dirigido por métricas –Uso de indicadores e modelos de maturidade

7 (IT Governance Institute, 2007) Foco no negócio

8 (IT Governance Institute, 2007) Critérios da informação - Qualidade Efetividade/Eficácia (Effectiveness) –A informação deve ser pertinente e relevante para o processo de negócio –A informação deve ser entregue de forma tempestiva, correta, consistente e em formato útil Eficiência –A informação deve ser provida por meio do uso otimizado dos recursos

9 (IT Governance Institute, 2007) Critérios da informação - Segurança Confidencialidade –A informação deve ser protegida contra acesso não autorizado Integridade –A informação deve ser precisa, completa, e válida de acordo com as expectativas e os valores do negócio Disponibilidade –A informação deve estar disponível quando requerido pelo processo de negócio, agora e no futuro –Os recursos e capacidades associados à informação devem ser protegidos

10 (IT Governance Institute, 2007) Critérios da informação - Adequação Conformidade –A informação obedece a leis, normas e contratos aos quais o processo de negócio está sujeito, ou seja, aos requisitos impostos ao negócio Confiabilidade –A informação deve ser adequada para gerenciar a operação do negócio e para a alta direção exercer sua responsabilidade de geração de relatórios financeiros e de conformidade

11 Quais são os critérios mais importantes para o TCU?

12 (IT Governance Institute, 2007) Recursos de TI Aplicações –Sistemas automatizados e procedimentos manuais que processam informações Dados –Dados capturados, processados e gerados por sistemas de informação, em qualquer formato usado pelo negócio Infra-estrutura –Recursos tecnológicos (hardware, sistemas operacionais, sistemas de banco de dados, redes, etc.) e instalações físicas que suportam o processamento das aplicações Pessoas –Equipe necessária para planejar, organizar, adquirir, implementar, entregar, suportar, monitorar e avaliar sistemas de informação e serviços de TI

13 (IT Governance Institute, 2007) Orientado a processos

14 (IT Governance Institute, 2007) Domínios Planejamento & Organização –Trata dos aspectos estratégicos e táticos da organização, e de como a TI pode contribuir para os objetivos de negócios Aquisição & Implementação –Relaciona as estratégias com os recursos e soluções de TI, seu desenvolvimento e aquisição Entrega & Suporte –Trata da entrega dos serviços requeridos, atentando para os aspectos de segurança, treinamento e suporte Monitoramento & Avaliação –Endereça aspectos de monitoramento do desempenho e de avaliação de controles da TI.

15 (IT Governance Institute, 2007) DS1 definir e gerenciar níveis de serviços DS2 gerenciar serviços de terceiros DS3 gerenciar performance e capacidade DS4 garantir continuidade dos serviços DS5 garantir segurança dos sistemas DS6 identificar e alocar custos DS7 educar e treinar usuários DS8 gerenciar service desk e incidentes DS9 gerenciar a configuração DS10 gerenciar problemas DS11 gerenciar dados DS12 gerenciar o ambiente físico DS13 gerenciar a operação ME1 monitorar e avaliar o desempenho da TI ME2 monitorar e avaliar os controles internos ME3 assegurar conformidade regulatória ME4 prover governança de TI PO1 definir um plano estratégico de TI PO2 definir a arquitetura de informação PO3 determinar a direção tecnológica PO4 definir processos, organização e relacionamentos da TI PO5 gerenciar o investimento em TI PO6 comunicar metas e diretivas gerenciais PO7 gerenciar recursos humanos de TI PO8 gerenciar qualidade PO9 avaliar e gerenciar riscos PO10 gerenciar projetos AI1 identificar soluções AI2 adquirir e manter aplicações AI3 adquirir e manter infraestrutura tecnológica AI4 viabilizar operação e uso AI5 adquirir recursos de TI AI6 gerenciar mudanças AI7 instalar e certificar sistemas e mudanças PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO AQUISIÇÃO E IMPLEMENTAÇÃO ENTREGA E SUPORTE MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO Domínios e processos

16 (IT Governance Institute, 2007) Baseado em controles Políticas, procedimentos, práticas e estruturas organizacionais para garantir que –Os objetivos de negócio serão alcançados –Os eventos indesejáveis serão prevenidos, se possível, ou então detectados e corrigidos Além de controles gerais, aplicáveis a todos os processos, cada processo possui seus próprios objetivos de controle –Declarações dos resultados desejados ou do propósito a ser alcançado pela implementação de controles sobre uma atividade

17 (IT Governance Institute, 2007) Controles gerais de processos PC1 Process Owner –Cada processo deve ter um responsável PC2 Repeatability –Os processos devem ser executados de forma consistente PC3 Goals and Objectives –Os processos devem ter objetivos e metas claras PC4 Roles and Responsibilities –A responsabilidade pela execução das atividades dos processos deve ser atribuída a papéis específicos PC5 Process Performance –Os processos devem ter seu desempenho medido PC6 Policy, Plans and Procedures –Políticas, planos e procedimentos associados aos processos devem ser documentados, revisados, mantidos atualizados e comunicados para os envolvidos

18 (IT Governance Institute, 2007) Controles gerais de aplicação AC1 Source Data Preparation and Authorisation –Os documentos de origem devem ser preparados e aprovados segundo o critério de segregação de funções AC2 Source Data Collection and Entry –Os dados devem ser almentados de forma tempestiva por pessoas autorizadas, e eventuais correções não devem comprometer os níveis de autorização do sistema AC3 Accuracy, Completeness and Authenticity Checks –Todas as transações devem ser precisas, completas e válidas AC4 Processing Integrity and Validity –Os dados devem ser mantidos íntegros e válidos durante todo o ciclo de processamento AC5 Output Review, Reconciliation and Error Handling –As saídas do sistema devem ser verificadas quanto à precisão, protegidas durante a transmissão, entregues aos destinatários corretos e utilizadas corretamente AC6 Transaction Authentication and Integrity –Os dados passados entre aplicações ou áreas da organização devem ser verificados quanto à autenticidade e integridade

19 (IT Governance Institute, 2007) Responsabilidade pelos controles

20 Como estão nossos controles? Controles de negócio Controles de TI Controles de aplicações

21 (IT Governance Institute, 2007) Dirigido por métricas Modelos de maturidade –Possibilitam benchmarking e identificação das necessidades de melhoria Metas e indicadores de processos –Demonstram como os processos atendem às metas de negócios e de TI, a partir da mensuração de indicadores baseados no BSC Metas de atividades –Direcionam o desempenho efetivo dos processos

22 (IT Governance Institute, 2007) Modelo de maturidade Os níveis de maturidade descrevem perfis de processos de TI que possam ser reconhecidos pelas organizações –Esses níveis não estabelecem patamares evolutivos, onde não se pode alcançar um nível superior sem antes passar pelos inferiores A partir dos níveis de maturidade descritos para cada um dos 34 processos, é possível identificar –O desempenho real da organização (onde estamos) –A situação atual de organizações similares (benchmarking) –Os avanços possibilitados pelos padrões e modelos disponíveis no mercado –A meta para melhoria do processo da organização (onde queremos estar)

23 (IT Governance Institute, 2007) Modelo de maturidade

24 (IT Governance Institute, 2007) Modelo de maturidade Nível 0 – Inexistente –Ausência de processos identificáveis –A organização não reconhece que existe uma questão a ser tratada Nível 1 – Inicial/Ad-hoc –A organização reconhece que existe uma questão a ser tratada –Abordagens improvisadas tendem a ser aplicadas a situações individuais –A gerência do processo é desorganizada

25 (IT Governance Institute, 2007) Modelo de maturidade Nível 2 – Repetível mas intuitivo –Os processos se desenvolveram de modo que procedimentos similares são executados por pessoas diferentes que realizam a mesma tarefa –Não existe treinamento ou repasse formal de procedimentos, a responsabilidade é deixada a cargo do indivíduo –Existe alta dependência do conhecimento individual, o que gera grande probabilidade de falhas Nível 3 – Processo definido –Procedimentos padronizados, documentados e comunicados por meio de treinamentos –Cabe ao indivíduo seguir esses processos; é pouco provável que desvios sejam detectados –Os procedimentos não são sofisticados, mas apenas formalização de práticas existentes

26 (IT Governance Institute, 2007) Modelo de maturidade Nível 4 – Gerenciado e mensurável –É possível monitorar e medir a conformidade de procedimentos, para agir quando os processos não estiverem funcionando de forma eficaz –Os processos sofrem melhorias constantes e estabelecem boas práticas –Ferramentas automatizadas são usadas de forma limitada ou fragmentada Nível 5 – Otimizado –Os processos foram refinados até alcançar as melhores práticas, com base no resultado de melhoria contínua e comparações com outras organizações –A TI é usada para automatizar os fluxos de trabalho, provendo ferramentas para aumentar a qualidade e efetividade dos processos

27 (IT Governance Institute, 2007) Onde queremos chegar?

28 (IT Governance Institute, 2007) Metas e indicadores Metas e indicadores são definidos em três níveis –Metas e indicadores de TI, que definem o que o negócio espera da TI –Metas e indicadores de processos, que definem o que cada processo de TI deve entregar para suportar as metas de TI –Metas e indicadores de atividades, que definem o que deve ser realizado no âmbito de cada processo para alcançar o desempenho esperado São definidos dois tipos de indicadores –Métricas de resultado (antigo KGI), que indicam se as metas foram alcançadas –Indicadores de desempenho (antigo KPI), que indicam se as metas poderão ser alcançadas

29 (IT Governance Institute, 2007) Metas e indicadores

30 (IT Governance Institute, 2007) Metas e indicadores

31 Balanced Scorecard para TI Precisamos de um? Estamos prontos para isso? Há os insumos necessários?

32 (IT Governance Institute, 2007) Estrutura conceitual básica

33 (IT Governance Institute, 2007) COBIT e Governança de TI MetasIndicadoresPráticas Modelos de maturidade Alinhamento estratégico Agregação de valor Gerência de riscos Gerência de recursos Medição de desempenho = Foco primário = Foco secundário = Não se aplica

34 (IT Governance Institute, 2007) Visão geral do modelo

35 Detalhamento do conteúdo Para cada processo, o COBIT apresenta –Objetivos do processo –Critérios de informação atendidos –Recursos de TI gerenciados –Áreas de governança afetadas –Metas de TI associadas –Metas do processo –Metas de atividades –Indicadores –Objetivos de controle –Relação entre processos (entradas e saídas) –Matriz RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) –Metas e indicadores –Modelo de maturidade

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37 Utilização do conteúdo As entradas indicam o que o dono do processo deve requerer dos outros processos Os objetivos de controle descrevem o que o dono do processo precisa garantir que seja feito A matriz RACI define o que deve ser delegado pelo dono do processo e para quem As saídas indicam quais produtos o dono do processo deve entregar e para quais processos As metas e indicadores mostram como o processo deve ser monitorado e avaliado O modelo de maturidade mostra o que pode ser feito para melhorar o processo

38 Exemplo do conteúdo Planejamento e Organização Definir um plano estratégico de TI

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45 (IT Governance Institute, 2007) Domínios e processos

46 (IT Governance Institute, 2007) Planejamento e organização PO1 Definir um plano estratégico de TI PO2 Definir a arquitetura de informação PO3 Determinar a direção tecnológica PO4 Definir processos, organização e relacionamentos PO5 Gerenciar o investimento em TI PO6 Comunicar metas e diretivas gerenciais PO7 Gerenciar recursos humanos de TI PO8 Gerenciar qualidade PO9 Avaliar e gerenciar riscos PO10 Gerenciar projetos

47 (IT Governance Institute, 2007) Aquisição e implementação AI1 Identificar soluções AI2 Adquirir e manter aplicações AI3 Adquirir e manter infraestrutura tecnológica AI4 Viabilizar operação e uso AI5 Adquirir recursos de TI AI6 Gerenciar mudanças AI7 Instalar e certificar sistemas e mudanças

48 (IT Governance Institute, 2007) Entrega e suporte DS1 Definir e gerenciar níveis de serviços DS2 Gerenciar serviços de terceiros DS3 Gerenciar performance e capacidade DS4 Garantir continuidade dos serviços DS5 Garantir segurança dos sistemas DS6 Identificar e alocar custos DS7 Educar e treinar usuários DS8 Gerenciar service desk e incidentes DS9 Gerenciar a configuração DS10 Gerenciar problemas DS11 Gerenciar dados DS12 Gerenciar o ambiente físico DS13 Gerenciar a operação

49 (IT Governance Institute, 2007) Monitoramento e avaliação ME1 Monitorar e avaliar o desempenho da TI ME2 Monitorar e avaliar os controles internos ME3 Assegurar conformidade regulatória ME4 Prover governança de TI

50 Cobit x Sarbanes-Oxley

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52 (IT Governance Institute, 2006) Cobit x Sarbanes-Oxley AI2 Adquirir e manter aplicações AI3 Adquirir e manter infraestrutura tecnológica AI4 Viabilizar operação e uso AI6 Gerenciar mudanças AI7 Instalar e certificar sistemas e mudanças DS1 Definir e gerenciar níveis de serviços DS2 Gerenciar serviços de terceiros DS5 Garantir segurança dos sistemas DS8 Gerenciar service desk e incidentes DS9 Gerenciar a configuração DS10 Gerenciar problemas DS11 Gerenciar dados DS12 Gerenciar o ambiente físico DS13 Gerenciar a operação

53 Quais processos são mais importantes para o TCU?

54 Tribunal de Contas da União Secretaria de Tecnologia da Informação Missão da SETEC: Melhorar os resultados do TCU por meio da otimização de seus processos de trabalho e da participação nas ações de Controle Externo, com aplicação de conhecimentos especializados em Tecnologia da Informação Governança de Tecnologia da Informação: conceitos, modelos e sua aplicação no TCU Gledson Pompeu Corrêa da Costa


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