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Avaliação de eventos Profª. Fernanda Alves Rocha Guimarães.

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1 Avaliação de eventos Profª. Fernanda Alves Rocha Guimarães

2 Avaliação do evento A avaliação do evento é o processo de observação, mensuração e monitoração crítica da implementação de um evento a fim de avaliar seus resultados de forma precisa. Ela possibilita a criação de um perfil de evento que delineia as características básicas e dados estatísticos importantes de um evento. 2 9 de novembro de 2013 Tema da Apresentação

3 A avaliação do evento interessa a várias categorias de profissionais que concorrem para o sucesso do evento: –O promotor, responsável pelo seu planejamento, organização e execução. Precisa saber se conduziu bem e se atendeu aos objetivos tanto do próprio evento como do patrocinador. Precisa medir e avaliar os resultados. –Os patrocinadores, que contribuíram para que o evento se viabilizasse. Precisa saber se o investimento teve o retorno desejado, de acordo com os seus objetivos, previamente explicitados, e que não são necessariamente os mesmos do promotor do evento. –Outros profissionais que colaboraram conforme suas respectivas especialidades. Avaliação do evento 9 de novembro de 2013 Tema da Apresentação3

4 Avaliação => feedback sobre os trabalhos realizados e melhora-los, se for o caso. Através das informações obtidas da avaliação pode-se: –identificar os pontos fortes e fracos; –avaliar o conteúdo técnico e científico dos temas abordados e da atuação dos palestrantes; –fazer avaliação administrativa e qualitativa dos serviços apresentados; –estimar o alcance dos objetivos propostos; –conhecer o perfil dos inscritos, dos expositores e demais componentes do público-alvo definido; –checar e avaliar os checking-list e cronogramas, entre outros. Avaliação do evento 9 de novembro de 2013 Tema da Apresentação4

5 A avaliação somente terá sentido se os resultados forem devidamente comparados com os respectivos objetivos. É importante ter alguns critérios para avaliar eventos: –Critérios objetivos: estão relacionados aos resultados, tendem a ser concertos e mensuráveis quantitativamente: prazos, especificações de desempenho, padrões de qualidade específicos, limites de recursos, custos. –Critérios subjetivos: dizem respeito ao projeto e tendem a ser qualitativos: atitude de cooperação, imagem positiva, comprometimento da equipe, qualidade total, conduta ética. Avaliação do evento 9 de novembro de 2013 Tema da Apresentação5

6 Tendo em mãos os objetivos do evento e do patrocinador e os critérios de avaliação de cada um, organiza-se um check-list de avaliação. Avaliação do evento 9 de novembro de 2013 Tema da Apresentação6

7 Avaliação do evento 9 de novembro de 2013 Tema da Apresentação7 Essa lista torna possível uma leitura objetiva dos resultados e ilustra de forma convincente as conclusões apresentadas. Também é importante realizar uma avaliação do evento em si. Para esse tipo de avaliação, deve-se tomar os itens da organização do evento e verificar, em relação a cada um, o que funcionou muito bem, o que funcionou mais ou menos, o que funcionou mais ou menos e o que não funcionou.

8 9 de novembro de 2013 Tema da Apresentação8

9 São vários os aspectos de cada evento cuja avaliação feita pelos visitantes interessa ao promotor do evento e ao patrocinador, assim como são vários os tipos de visitantes cuja opinião interessa, mas de forma diferenciada. O instrumento de pesquisa não deve ser muito extenso, pois deve-se ter em mente que o participante é visita. Um inventivo externo como um brinde ou sorteio pode propiciar a colaboração de visitantes que, de outra forma, tentariam esquivar-se. Avaliação do ponto de vista dos visitantes 9 de novembro de 2013 Tema da Apresentação9

10 Após tudo avaliado, é necessário discutir com o patrocinador os resultados, visando não só fechar a avaliação como também proporcionar a venda da próxima edição ou do próximo evento organizado pelo promotor. Essa discussão pode ser feita em diferentes etapas, sendo a primeira delas no local do próprio evento, seja durante sua realização, seja logo após o seu término, quando estão quentes as impressões gerais. Apresentação dos resultados aos patrocinadores 9 de novembro de 2013 Tema da Apresentação10

11 Para aumentar a interação com o público-alvo, além de conhecer qual foi a cobertura realizada e o alcance da mídia impressa e eletrônica, ao terminar o evento é necessário solicitar à Assessoria de Imprensa algumas atividades: –Ordenação e arquivo de todos os press releases, anúncios e espaço de mídia espontânea obtida, bem como o cálculo da centimetragem paga e gratuita obtida para o evento. Organizar o clipping de jornais e revistas nas quais foram veiculadas notícias sobre o evento. –Preparar e distribuir o último press release para a imprensa, com informações finais dos resultados alcançados pelo evento. –Avaliação final do trabalho e do impacto obtido. Assessoria de imprensa 9 de novembro de 2013 Tema da Apresentação11

12 ALLEN, Johnny et al. Organização e gestão de eventos. Rio de Janeiro: Elsevier, Referências 9 de novembro de 2013 Tema da Apresentação12


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