Controladoria e Controles Internos

Apresentação em tema: "Controladoria e Controles Internos"— Transcrição da apresentação:

1 Controladoria e Controles Internos
Painel: Organização, Controle Interno e Controladoria X Prolatino – Congresso Internacional de Contabilidade do Mundo Latino - Uberlândia – MG - 19/11/2009 -

2 Momentos do controle interno
Agenda Momentos do controle interno Implantação de sistemas ERP Fechamentos mensais Cartas de controle interno Considerações finais Objetivos da palestra A Controladoria e as necessidades de controle

3 Objetivos da palestra 2 – debater temas relevantes sobre organização, controladoria e controle interno 1 – contribuir para o sucesso do X Prolatino 3 – apresentar meu pensar sobre a contribuição da Controladoria para os controles internos 4 – interagir e aprender com os colegas da mesa de trabalhos

4 A Controladoria e as necessidades de controle

5 Definições operacionais adotadas
Controladoria: área e / ou função que apóia o processo de gestão, atende os agentes de mercado e realiza a implantação, manutenção e operação dos sistemas de informações operacionais e gerenciais (PELEIAS, 2002; BORINELLI, 2008) Controle interno: Conjunto de normas, procedimentos, instrumentos e ações adotados sistematicamente pelas empresas (PELEIAS, 2003) Sistema de controle interno: Combinação de políticas, procedimentos, sistemas operacionais, de informação e outros instrumentos, estabelecido e mantido pela administração (PELEIAS, 2003)

6 Identificação das demandas de controle
Há duas necessidades de controle no cenário de negócios: controle de gestão; garantir a eficácia empresarial, obtendo resultados planejados, que permitam a sobrevivência, a continuidade e o crescimento; controle interno: garantir que as atividades resultantes das decisões tomadas ocorram em níveis de eficiência pelo melhor uso dos recursos à disposição dos gestores, para obter produtos e serviços. _________________________________________________________

7 Controle da gestão Deve fornecer informações para avaliar:
o desempenho dos gestores e áreas de responsabilidade: identificar o resultado das decisões tomadas, em relação a planos pré-estabelecidos, por áreas e para toda a empresa; o resultado de produtos e serviços: identifica o efeito de decisões sobre eventos e transações, nos níveis planejado e realizado; evidencia margens de contribuição obtidas, e a eficiência no consumo de recursos, em relação a padrões pré-estabelecidos. _________________________________________________________

8 Controle interno Objetivo:
garantir que as atividades ocorram com eficiência e segurança - melhor uso dos recursos e salvaguarda dos ativos da empresa. Refere-se a decisões operacionais e repetitivas, tomadas pelos empregados. Uma forma de garantir o adequado controle interno é: ter processos de trabalhos definidos e pessoas treinadas para realizá-los; usar a T.I. para realizar transações com rapidez, agilidade e eficiência. _________________________________________________________

9 Integrando as necessidades de controle
É preciso integrar e compatibilizar as necessidades de controle. operação gestão Integração e compatibilização _________________________________________________________

10 Porque integrar e compatibilizar as necessidades
Não há controle de gestão quando as operações ocorrem em níveis inadequados de eficiência operacional. Não há um adequado ambiente de controle se a organização não possui um sistema de controle interno confiável. Alcançar os objetivos da empresa requer a integração entre os requisitos de controle de gestão e os de controle interno. _________________________________________________________

11 Componentes do sistema de controle interno
Os componentes de um sistema de controle interno são: estrutura organizacional; delegação de autoridade; instruções escritas; ambiente operacional; ambiente de informática; sistema contábil. Controles administrativos _____________________________________________________________ Controles contábeis

12 Momentos do controle interno

13 Porque adotar momentos para a discussão
Obter um cenário referencial para expor e debater o tema. O cenário referencial adotado considera: A implantação de sistemas integrados ERP; Os fechamentos contábeis mensais; A correção de problemas apontados pelos auditores independentes na carta de controle interno.

14 Implantação de sistemas integrados ERP
1º momento Implantação de sistemas integrados ERP

15 O que é um sistema integrado
Solução em processamento de dados que atende as necessidades operacionais das empresas. Sua concepção e uso são uma evolução em relação a outras soluções já usadas: MRP: Materials Requirements Planning; MRPII: Manufacturing Resources Planning. A evolução neste campo permitiu conceber e desenvolver os sistemas ERP - Enterprise Resources Planning.

16 Representação gráfica de um sistema integrado
Contabilidade Contas a Receber Compras Tesouraria Custeio Controle de Estoques Vendas Manutenção Industrial Produção Folha de Pagamento Controle do Imobilizado linguagem única de programação ambiente cliente-servidor base única de dados integração entre os vários módulos, e destes com a contabilidade Contas a Pagar Controle de Projetos

17 Fases de um projeto de implantação
Implantar sistemas é tarefa complexa. Requer uma equipe multifuncional e um parceiro implantador. As grandes fases são: avaliação da situação atual; desenho detalhado da situação atual; desenho da situação futura; prototipação ou modelagem; início da operação; estabilização.

18 Avaliação da situação atual
Realizar um amplo diagnóstico sobre a empresa. Do ponto de vista de controle interno, é necessário: identificar problemas operacionais e de controle interno por ciclos de transações; analisar as cartas de controle interno, emitidas pelos auditores independentes; uma análise preliminar do sistema de controle interno da empresa; avaliar os aspectos de controle interno inseridos no sistema a ser adquirido e os que devem ser atendidos durante a implementação.

19 Desenho detalhado da situação atual
Concluir o diagnóstico da situação atual dos ciclos de transações da empresa. Do ponto de vista de controle interno, é necessário: identificar e detalhar os riscos internos e externos aos sistemas de informática; analisar o sistema de controle interno e identificar os pontos de melhoria para o adequado funcionamento do sistema ERP; estrutura organizacional; delegação de autoridade; instruções escritas; ambiente operacional e de informática; sistema contábil.

20 Desenho da situação futura - 1 de 2
Aqui se define a “nova maneira de fazer as coisas”. Avaliar os requisitos de controle inseridos no ERP e os necessários à nova situação – novo ambiente de controle. Do ponto de vista de controle interno, é necessário: identificar e detalhar os riscos internos e externos ao sistema ERP; identificar e propor alterações na estrutura organizacional; fazer a “limpeza” dos arquivos que “migrarão” para o novo ambiente;

21 Desenho da situação futura - 2 de 2
É necessário - continuação ... rever os níveis de delegação de autoridade; revisar ou redigir novas instruções escritas; redefinir o funcionamento do ambiente operacional com os recursos oferecidos pelo ERP; definir o novo ambiente de informática (hardware, software e pessoal); desenhar e implantar o novo sistema contábil.

22 Prototipação ou modelagem - 1 de 2
Concluir as configurações e testar o sistema individualmente e em conjunto. Do ponto de vista de controle interno, é preciso: verificar se os requisitos de controle interno foram implantados conforme o esperado; estrutura organizacional; delegação de autoridade; instruções escritas; ambiente operacional e de informática; sistema contábil;

23 Prototipação ou modelagem - 2 de 2
É preciso - continuação ... definir os perfis de acesso e operação para os usuários do sistema; escrever e testar as instruções operacionais do novo sistema; ter certeza de que os principais usuários foram treinados; verificar se os cadastros e dados “migrados” para o novo ambiente foram “limpos”; avaliar a condição de segurança da estrutura de informática; testar os procedimentos de guarda, recuperação e rastreabilidade dos dados.

24 Início da operação É o momento de colocar o sistema “no ar”.
Do ponto de vista de controle interno, é necessário: verificar se as instruções de operação do sistema estão disponíveis para os principais usuários; desenvolver procedimentos manuais alternativos para as situações em que o sistema “não funcionar”; acompanhar o desempenho do sistema - hardware, software e eficiência de operação; verificar se o sistema de controle interno está adequado ao novo ambiente da empresa.

25 Estabilização É a fase de “adquirir competência” na sistema. Busca-se eficiência operacional e resposta dos recursos oferecidos. Do ponto de vista de controle interno, é necessário: acompanhar o comportamento do sistema de controle interno; atualizar ou redigir novas instruções de operação; acompanhar os procedimentos de segurança - guarda, recuperação e rastreabilidade dos dados; tratar adequadamente o controle interno, sempre que novos negócios / transações forem parametrizados no novo sistema.

26 2º momento Fechamentos mensais

27 Definição É a etapa que permite obter as demonstrações contábeis.
A freqüência de ocorrência pode ser: mensal; semestral; anual. É de responsabilidade de todos na empresa. Deve ser planejado, coordenado e validado pela Controladoria. _____________________________________________________________

28 Objetivos obter as demonstrações contábeis;
integrar os sistemas auxiliares à contabilidade; cumprir obrigações tributárias; atender determinações dos órgãos regulamentadores; obter informações - planejado x realizado; avaliar a eficácia do sistema controle interno; preparar o trabalho dos auditores independentes; atender todos os usuários da Contabilidade. _____________________________________________________________

29 Vantagens Define a data de apuração dos resultados da empresa;
atribui a responsabilidade pelas informações a quem de direito; compromete a empresa no fechamento; ordena o trabalho das áreas e da Controladoria; “Fecha” a etapa de execução, no processo de gestão; avalia se as práticas e processos de negócio são eficientes e adequados; otimiza os recursos de T. I.; permite identificar problemas operacionais; garante consistência entre os sistemas auxiliares e a contabilidade. _____________________________________________________________

30 Como funciona As operações são realizadas pelas várias áreas:
dentro de ciclos de transações; com base em políticas, normas e procedimentos e instruções operacionais; usando os módulos do ERP, integrados ao módulo contábil; de acordo com as determinações legais e reguladoras; como parte do processo de gestão. _____________________________________________________________

31 Como ocorre na prática Os módulos do sistema ERP são integrados entre si e com o módulo contábil. São definidos procedimentos e datas para o encerramento das operações (mês, semestre, ano). É feito o encerramento dos módulos operacionais e sua integração à contabilidade. Os relatórios contábeis são gerados, analisados, eventualmente ajustados, encerrados em definitivo e apresentados. _____________________________________________________________

32 Cartas de controle interno
3º momento Cartas de controle interno

33 definição “Carta de controle interno” ou “carta de recomendação para melhoria dos controles internos”: documento que o auditor independente entrega ao cliente após emitir seu parecer. Relata os problemas operacionais identificados pelo auditor durante seus trabalhos, para os quais a administração deve buscar a solução. Em uma empresa gerida de forma competente, este documento possui poucos itens a serem observados. _____________________________________________________________

34 Conteúdo da carta Pode ser elaborada e desdobrada por áreas funcionais e / ou ciclos de transações da empresa. Para cada área e / ou ciclo, os auditores apontam os problemas de controle interno identificados durante seus trabalhos. Ao entregar a carta, os auditores estão pedindo formalmente que a administração posicione em relação à solução dos problemas reportados. _____________________________________________________________

35 O que fazer com a carta – 1 de 2
Após receber e tomar ciência do quanto apontado, é preciso: Elaborar planos de trabalho para solucionar os problemas apontados; Resolver os problemas e acompanhar se a solução é definitiva; Reportar à administração o andamento dos trabalhos. As melhorias podem ser em: áreas; processos; pessoal; sistemas. _____________________________________________________________

36 O que fazer com a carta – 2 de 2
É preciso acompanhar se há reincidência de problemas apontados em cartas de anos anteriores. O melhor dos mundos é que: Não haja reincidência de problemas de controle interno; Que os pontos apontados diminuam. O ambiente de negócios é dinâmico. A Controladoria e de seus profissionais devem estar alertas para potencializar a eficácia do sistema de controle interno. _____________________________________________________________

37 Considerações finais

38 Considerações finais A Controladoria tem papel relevante na definição, implantação e manutenção do ambiente de controle e do sistema de controle interno. O pensar apresentado é uma seqüência a aplicável a empresas sob determinadas condições. Em outras circunstâncias é preciso: Avaliar a situação atual; Determinar as intervenções necessárias; Avaliar a relação custo-benefício; Selecionar as atividades a serem realizadas; Acompanhar os resultados ao longo do tempo. _____________________________________________________________

39 Análise da agenda proposta
Momentos do controle interno Implantação de sistemas ERP Fechamentos mensais Cartas de controle interno Considerações finais Objetivos da palestra A Controladoria e as necessidades de controle

40 Muito obrigado pela atenção ivamrp@fecap.br / ivamrp@irpe.com.br
E agora ... Ouviremos e aprenderemos com meus colegas e depois conversaremos sobre o quanto apresentado Muito obrigado pela atenção _____________________________________________________________ /