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Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ® Controladoria e Controles Internos Painel: Organização, Controle Interno e Controladoria X Prolatino – Congresso Internacional.

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1 Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ® Controladoria e Controles Internos Painel: Organização, Controle Interno e Controladoria X Prolatino – Congresso Internacional de Contabilidade do Mundo Latino - Uberlândia – MG - 19/11/2009 -

2 Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ® Agenda Objetivos da palestra A Controladoria e as necessidades de controle Momentos do controle interno Implantação de sistemas ERP Fechamentos mensais Cartas de controle interno Considerações finais

3 Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ® Objetivos da palestra 1 – contribuir para o sucesso do X Prolatino 2 – debater temas relevantes sobre organização, controladoria e controle interno 3 – apresentar meu pensar sobre a contribuição da Controladoria para os controles internos 4 – interagir e aprender com os colegas da mesa de trabalhos

4 Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ® A Controladoria e as necessidades de controle

5 Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ® Definições operacionais adotadas Controladoria: área e / ou função que apóia o processo de gestão, atende os agentes de mercado e realiza a implantação, manutenção e operação dos sistemas de informações operacionais e gerenciais (PELEIAS, 2002; BORINELLI, 2008) Controle interno: Conjunto de normas, procedimentos, instrumentos e ações adotados sistematicamente pelas empresas (PELEIAS, 2003) Sistema de controle interno: Combinação de políticas, procedimentos, sistemas operacionais, de informação e outros instrumentos, estabelecido e mantido pela administração (PELEIAS, 2003)

6 Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ® Identificação das demandas de controle Há duas necessidades de controle no cenário de negócios: controle de gestão; garantir a eficácia empresarial, obtendo resultados planejados, que permitam a sobrevivência, a continuidade e o crescimento; controle interno: garantir que as atividades resultantes das decisões tomadas ocorram em níveis de eficiência pelo melhor uso dos recursos à disposição dos gestores, para obter produtos e serviços.

7 Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ® Controle da gestão Deve fornecer informações para avaliar: o desempenho dos gestores e áreas de responsabilidade: identificar o resultado das decisões tomadas, em relação a planos pré-estabelecidos, por áreas e para toda a empresa; o resultado de produtos e serviços: identifica o efeito de decisões sobre eventos e transações, nos níveis planejado e realizado; evidencia margens de contribuição obtidas, e a eficiência no consumo de recursos, em relação a padrões pré-estabelecidos.

8 Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ® Controle interno Objetivo: garantir que as atividades ocorram com eficiência e segurança - melhor uso dos recursos e salvaguarda dos ativos da empresa. Refere-se a decisões operacionais e repetitivas, tomadas pelos empregados. Uma forma de garantir o adequado controle interno é: ter processos de trabalhos definidos e pessoas treinadas para realizá-los; usar a T.I. para realizar transações com rapidez, agilidade e eficiência.

9 Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ® Integrando as necessidades de controle É preciso integrar e compatibilizar as necessidades de controle. Integração e compatibilização gestão operação

10 Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ® Porque integrar e compatibilizar as necessidades Não há um adequado ambiente de controle se a organização não possui um sistema de controle interno confiável. Alcançar os objetivos da empresa requer a integração entre os requisitos de controle de gestão e os de controle interno. Não há controle de gestão quando as operações ocorrem em níveis inadequados de eficiência operacional.

11 Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ® Os componentes de um sistema de controle interno são: estrutura organizacional; delegação de autoridade; instruções escritas; ambiente operacional; ambiente de informática; sistema contábil. Controles administrativos Controles contábeis Componentes do sistema de controle interno

12 Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ® Momentos do controle interno

13 Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ® Porque adotar momentos para a discussão Obter um cenário referencial para expor e debater o tema. O cenário referencial adotado considera: A implantação de sistemas integrados ERP; Os fechamentos contábeis mensais; A correção de problemas apontados pelos auditores independentes na carta de controle interno.

14 Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ® 1º momento Implantação de sistemas integrados ERP

15 Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ® O que é um sistema integrado Solução em processamento de dados que atende as necessidades operacionais das empresas. Sua concepção e uso são uma evolução em relação a outras soluções já usadas: MRP: Materials Requirements Planning; MRPII: Manufacturing Resources Planning. A evolução neste campo permitiu conceber e desenvolver os sistemas ERP - Enterprise Resources Planning.

16 Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ® Representação gráfica de um sistema integrado Contabilidade Contas a Receber Compras Tesouraria Custeio Controle de Estoques Vendas ManutençãoIndustrial Produção Folha de Pagamento Controle do Imobilizado linguagem única de programação ambiente cliente-servidor base única de dados integração entre os vários módulos, e destes com a contabilidade Contas a Pagar ControledeProjetos

17 Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ® Fases de um projeto de implantação Implantar sistemas é tarefa complexa. Requer uma equipe multifuncional e um parceiro implantador. As grandes fases são: avaliação da situação atual; desenho detalhado da situação atual; desenho da situação futura; prototipação ou modelagem; início da operação; estabilização.

18 Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ® Avaliação da situação atual Realizar um amplo diagnóstico sobre a empresa. Do ponto de vista de controle interno, é necessário: identificar problemas operacionais e de controle interno por ciclos de transações; analisar as cartas de controle interno, emitidas pelos auditores independentes; uma análise preliminar do sistema de controle interno da empresa; avaliar os aspectos de controle interno inseridos no sistema a ser adquirido e os que devem ser atendidos durante a implementação.

19 Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ® Desenho detalhado da situação atual Concluir o diagnóstico da situação atual dos ciclos de transações da empresa. Do ponto de vista de controle interno, é necessário: identificar e detalhar os riscos internos e externos aos sistemas de informática; analisar o sistema de controle interno e identificar os pontos de melhoria para o adequado funcionamento do sistema ERP; estrutura organizacional; delegação de autoridade; instruções escritas; ambiente operacional e de informática; sistema contábil.

20 Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ® Desenho da situação futura - 1 de 2 Aqui se define a nova maneira de fazer as coisas. Avaliar os requisitos de controle inseridos no ERP e os necessários à nova situação – novo ambiente de controle. Do ponto de vista de controle interno, é necessário: identificar e detalhar os riscos internos e externos ao sistema ERP; identificar e propor alterações na estrutura organizacional; fazer a limpeza dos arquivos que migrarão para o novo ambiente;

21 Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ® Desenho da situação futura - 2 de 2 É necessário - continuação... rever os níveis de delegação de autoridade; revisar ou redigir novas instruções escritas; redefinir o funcionamento do ambiente operacional com os recursos oferecidos pelo ERP; definir o novo ambiente de informática (hardware, software e pessoal); desenhar e implantar o novo sistema contábil.

22 Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ® Prototipação ou modelagem - 1 de 2 Concluir as configurações e testar o sistema individualmente e em conjunto. Do ponto de vista de controle interno, é preciso: verificar se os requisitos de controle interno foram implantados conforme o esperado; estrutura organizacional; delegação de autoridade; instruções escritas; ambiente operacional e de informática; sistema contábil;

23 Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ® Prototipação ou modelagem - 2 de 2 É preciso - continuação... definir os perfis de acesso e operação para os usuários do sistema; escrever e testar as instruções operacionais do novo sistema; ter certeza de que os principais usuários foram treinados; verificar se os cadastros e dados migrados para o novo ambiente foram limpos; avaliar a condição de segurança da estrutura de informática; testar os procedimentos de guarda, recuperação e rastreabilidade dos dados.

24 Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ® Início da operação É o momento de colocar o sistema no ar. Do ponto de vista de controle interno, é necessário: verificar se as instruções de operação do sistema estão disponíveis para os principais usuários; desenvolver procedimentos manuais alternativos para as situações em que o sistema não funcionar; acompanhar o desempenho do sistema - hardware, software e eficiência de operação; verificar se o sistema de controle interno está adequado ao novo ambiente da empresa.

25 Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ® Estabilização É a fase de adquirir competência na sistema. Busca-se eficiência operacional e resposta dos recursos oferecidos. Do ponto de vista de controle interno, é necessário: acompanhar o comportamento do sistema de controle interno; atualizar ou redigir novas instruções de operação; acompanhar os procedimentos de segurança - guarda, recuperação e rastreabilidade dos dados; tratar adequadamente o controle interno, sempre que novos negócios / transações forem parametrizados no novo sistema.

26 Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ® 2º momento Fechamentos mensais

27 Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ® Definição É a etapa que permite obter as demonstrações contábeis. A freqüência de ocorrência pode ser: mensal; semestral; anual. É de responsabilidade de todos na empresa. Deve ser planejado, coordenado e validado pela Controladoria.

28 Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ® obter as demonstrações contábeis; integrar os sistemas auxiliares à contabilidade; cumprir obrigações tributárias; atender determinações dos órgãos regulamentadores; Objetivos obter informações - planejado x realizado; avaliar a eficácia do sistema controle interno; preparar o trabalho dos auditores independentes; atender todos os usuários da Contabilidade.

29 Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ® Vantagens Define a data de apuração dos resultados da empresa; atribui a responsabilidade pelas informações a quem de direito; compromete a empresa no fechamento; ordena o trabalho das áreas e da Controladoria; Fecha a etapa de execução, no processo de gestão; avalia se as práticas e processos de negócio são eficientes e adequados; otimiza os recursos de T. I.; permite identificar problemas operacionais; garante consistência entre os sistemas auxiliares e a contabilidade.

30 Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ® As operações são realizadas pelas várias áreas: dentro de ciclos de transações; com base em políticas, normas e procedimentos e instruções operacionais; usando os módulos do ERP, integrados ao módulo contábil; de acordo com as determinações legais e reguladoras; como parte do processo de gestão. Como funciona

31 Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ® Os módulos do sistema ERP são integrados entre si e com o módulo contábil. São definidos procedimentos e datas para o encerramento das operações (mês, semestre, ano). É feito o encerramento dos módulos operacionais e sua integração à contabilidade. Os relatórios contábeis são gerados, analisados, eventualmente ajustados, encerrados em definitivo e apresentados. Como ocorre na prática

32 Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ® 3º momento Cartas de controle interno

33 Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ® Carta de controle interno ou carta de recomendação para melhoria dos controles internos: documento que o auditor independente entrega ao cliente após emitir seu parecer. Relata os problemas operacionais identificados pelo auditor durante seus trabalhos, para os quais a administração deve buscar a solução. Em uma empresa gerida de forma competente, este documento possui poucos itens a serem observados. definição

34 Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ® Pode ser elaborada e desdobrada por áreas funcionais e / ou ciclos de transações da empresa. Para cada área e / ou ciclo, os auditores apontam os problemas de controle interno identificados durante seus trabalhos. Ao entregar a carta, os auditores estão pedindo formalmente que a administração posicione em relação à solução dos problemas reportados. Conteúdo da carta

35 Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ® Após receber e tomar ciência do quanto apontado, é preciso: Elaborar planos de trabalho para solucionar os problemas apontados; Resolver os problemas e acompanhar se a solução é definitiva; Reportar à administração o andamento dos trabalhos. As melhorias podem ser em: áreas; processos; pessoal; sistemas. O que fazer com a carta – 1 de 2

36 Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ® É preciso acompanhar se há reincidência de problemas apontados em cartas de anos anteriores. O melhor dos mundos é que: Não haja reincidência de problemas de controle interno; Que os pontos apontados diminuam. O ambiente de negócios é dinâmico. A Controladoria e de seus profissionais devem estar alertas para potencializar a eficácia do sistema de controle interno. O que fazer com a carta – 2 de 2

37 Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ® Considerações finais

38 Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ® A Controladoria tem papel relevante na definição, implantação e manutenção do ambiente de controle e do sistema de controle interno. O pensar apresentado é uma seqüência a aplicável a empresas sob determinadas condições. Em outras circunstâncias é preciso: Avaliar a situação atual; Determinar as intervenções necessárias; Avaliar a relação custo-benefício; Selecionar as atividades a serem realizadas; Acompanhar os resultados ao longo do tempo. Considerações finais

39 Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ® Análise da agenda proposta Objetivos da palestra A Controladoria e as necessidades de controle Momentos do controle interno Implantação de sistemas ERP Fechamentos mensais Cartas de controle interno Considerações finais

40 Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ® E agora... Muito obrigado pela atenção Ouviremos e aprenderemos com meus colegas e depois conversaremos sobre o quanto apresentado /


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