Organização, Sistemas e Métodos Prof .Helmar Andrade Proexis2010@gmail.com

FLUXOGRAMA Diagrama que representa a solução algorítmica de um problema, de uma série de operações etc; diagrama de fluxo.

ALGORITIMO Método ou procedimento geral para se resolver determinado tipo de problema em um número finito de etapas, segundo regras predefinidas e uma série de operações (ger. repetidas) numa ordem estipulada Sequência finita e não ambígua de instruções computáveis que, aplicadas a um conjunto de dados, conduzem à solução de um problema ou permitem realizar certa tarefa.

FLUXOGRAMA A Técnica mais conhecida e mais utilizada no estudo de processos administrativos é a elaboração de fluxogramas. Gráfico de procedimentos; Gráfico de processos; Gráfico de sequência; gráfico de processamento; Flow-chart Etc.

FLUXOGRAMA O fluxograma , de maneira geral procura apresentar o processo passo a passo, ação por ação Representa uma seqüência de trabalho qualquer, de forma detalhada (pode ser também sintética), onde as operações ou os responsáveis e os departamentos envolvidos são visualizados no processo.

OBJETIVOS Uma padronização na representação dos métodos e os procedimentos administrativos; Pode-se descrever com maior rapidez os métodos administrativos; Pode facilitar a leitura e o entendimento das rotinas administrativas; Pode-se identificar os pontos mais importantes das atividades visualizadas; Permite um um melhor grau de análise.

POSSIBILITA... Preparação para o aperfeiçoamento de processos empresariais. Identificação das atividades críticas para o sucesso. Conhecimento da seqüência e encadeamento das atividades dando uma visão do fluxo do processo. Documentação do processo para análises futuras.

FLUXOGRAMA “É importante ressaltar que os fluxogramas procuram mostrar o modo pelo qual as coisas são feitas, e não o modo pelo qual o chefe diz aos funcionários que a façam; não a maneira segundo o qual o chefe pensa que são feitas, mas a forma pela qual o Manual de normas e procedimentos manda que sejam feitas.” Eles são, portanto, uma fotografia real de uma situação estudada.” OLIVEIRA (2001).

ESTRATÉGIA PARA ESTUDO DE PROCESSO. A) Escolha do processo a estudar; B) Coleta dos passos e sua representação gráfica; C) Análise dos métodos empregados no procedimento atual; D) Implantação de novo processo; E) Manualização do processo.

ANÁLISE FEITA PELO FLUXOGRAMA Perguntas básicas: O que é feito nesta fase? Para que serve? Por que esta fase é necessária? Onde esta fase deve ser feita? Quando deve ser feita? A sequência está correta? Quem deve executar? Como a fase está sendo executada?

FLUXOGRAMA VERTICAL Vantagens: Formulário padronizado. Rapidez de preenchimento. Maior clareza de apresentação. Facilidade de leitura. Constituição (colunas): Símbolos convencionais. Descrição do método atual. Profissional ou unidade responsável.

SIMBOLOGIA DO FLUXOGRAMA VERTICAL

FLUXOGRAMA GLOBAL OU DE COLUNA (SIMBOLOGIA)

USO DOS SÍMBOLOS Terminais: Documento: Emissão de documento:

USO DOS SÍMBOLOS

USO DOS SÍMBOLOS

USO DOS SÍMBOLOS

USO DOS SÍMBOLOS

USO DOS SÍMBOLOS

USO DOS SÍMBOLOS

Recomendações Eliminar passos é uma das alternativas na simplificação de processos – Não é a única. Existem outras: Ex. Criar passos, alterar sequencia dos passos. A omissão do registro de um passo pode acarretar prejuízo no resultado final do estudo. Processos não existem de forma compartimentada, isto é, haverá reflexos em outros.

Recomendações Vincular o estudo do processo a um estudo de arranjo físico ( layout ) é uma conveniência que pode resultar em bons resultados. A elaboração de manuais de serviço ou procedimentos é uma decorrência natural da análise e estudo de processos.

EXERCÍCIO Desenhe um Fluxograma, de recebimento e solicitação de uma peça, fazendo uso apenas dos símbolos:

EXERCÍCIO Descrição da rotina: A empresa não tem um estoque informatizado e o os pedidos ao estoque ocorrem da seguinte forma: O estoquista ao receber uma solicitação de peça, verifica na listagem do estoque a disponibilidade da mesma. Caso esteja disponível, a peça é entregue ao solicitante e em seguida, é efetuada a baixa no estoque. Caso a peça não esteja disponível, verifica-se junto aos fornecedores de peças*, o tempo de entrega. Informa-se o tempo necessário ao solicitante. Caso este (solicitante) ainda deseje a peça, o pedido ao fornecedor é efetuado imediatamente. Aguarda-se a chegada da peça e a sua entrada no estoque. Em seguida ela é entregue ao solicitante e é efetuada a baixa no estoque.