RECURSOS MATERIAIS A administração de materiais trata de um conjunto de normas relacionadas com a gestão de artigos essenciais à produção de um determinado bem ou serviço Apesar da administração de materiais ter sempre existido, só nos últimos trinta anos é que surgiram “departamentos” separados para executá-los Actualmente os recursos materiais são administrados por serviços especializados nas estruturas organizacionais, cabendo-lhe a responsabilidade e a centralização das actividades relacionadas.

Para se compreender a importância dos recursos materiais, devemos ter presente os seguintes aspectos: Os materiais representam uma grande fatia do orçamento das instituições A grande variedade de materiais de que as instituições de saúde necessitam para o seu funcionamento, vão desde equipamentos sofisticados até medicamentos, produtos de limpeza, peças de reposição…

Os custos têm aumentado consideravelmente devido à complexidade de tratamentos e procedimentos realizados pelos técnicos da área de saúde nas diversas especialidades O produto final das instituições de saúde é a prestação de serviços de saúde aos clientes que recebem acções terapêuticas que não devem sofrer qualquer interrupção

Os recursos materiais nas instituições de saúde têm como objectivo coordenar todas as actividades necessárias para garantir o suprimento de todas as áreas da organização, ao menor custo possível e de maneira a que a prestação dos seus serviços não sofra interrupções prejudiciais aos seus clientes

Actualmente os recursos materiais são administrados por serviços especializados nas estruturas organizacionais, cabendo-lhe a responsabilidade e a centralização das actividades relacionadas. Dentro destas actividades compreendem um ciclo continuo de operações correlacionadas e interdependentes, sendo elas: -Previsão Aquisição Transporte Recepção Armazenamento Conservação Distribuição Controlo

As funções do serviço de materiais (Aprovisionamento) nas instituições de saúde são: Compra Armazenamento Distribuição Controlo

Em relação ao sector de compras, este desempenha várias actividades, entre as quais: Determinar as especificações dos materiais ou serviços Determinar quando comprar Controlar os níveis de stocks e vigiar os limites máximos e mínimos Estabelecer e/ou controlar a qualidade, de preferência com padrões bem estabelecidos Obter ofertas competitivas Estabelecer os melhores preços Avaliar os fornecedores e trocá-los, de acordo com a melhor conveniência

Em relação ao sector de compras, este desempenha várias actividades, entre as quais: Estabelecer a politica ideal de pagamentos de cada período Ajustar os termos financeiros Estabelecer os procedimentos para as ordens de compra Receber, armazenar e entregar materiais Negociar devoluções Fazer ajustes e adquirir novos produtos Estabelecer práticas seguras para que sejam evitadas perdas e fraudes Trabalhar com base em estatísticas e em modelos ou aplicações sistematizadas

Em relação às compras, é feita a aquisição do material mediante as solicitações de reposição de stocks ou então por um serviço interessado em adquirir um equipamento ou material que ainda não faça parte do stock Cabe ainda ao sector das compras proceder à negociação com os fornecedores segundo as normas, consultando os serviços interessados em relação às especificações e qualidade do material

A recepção, o armazenamento, a distribuição e o controlo de materiais são efectuados pelo “armazém”, afim de manter os stock em níveis ideais. O controlo de material permanente (equipamentos, mobiliário…) é efectuado pela parte do património. Este controla os extravios, as saídas de equipamento da instituição para consertos, empréstimos, transferências internas, além de dar a baixa no número de controlo de património dos materiais sem condições de uso

A ENFERMAGEM E A ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS O longo da história, a enfermagem tem sido responsável pelo administração do ambiente físico das unidades onde os clientes recebem a assistência à saúde. A adequação do ambiente físico passa pela iluminação, ventilação, limpeza, conservação e com a dotação de materiais e equipamentos necessários à execução dos procedimentos, sendo responsáveis pela previsão, organização e controlo

O enfermeiro deve estar atento à qualidade do material utilizado e à quantidade satisfatória, com o objectivo de minimizar o risco para o cliente e evitar a descontinuidade da assistência. Deve ter em atenção o uso adequado dos materiais por todos os funcionários, evitando o desperdício. Sempre que possível participar no processo de selecção e compra.

A reposição de stocks pode ser realizada por: Sistema de reposição por tempo – a reposição ocorre em épocas pré-determinadas, sendo as cotas repostas integralmente. Este sistema propícia a formação de grandes stocks Sistema de reposição por quantidade – tendo sido estipulada uma cota quando o stock chega a um nível mínimo, chamado stock de reposição, é emitida a requisição de solicitação de material para o serviço independentemente de um prazo estipulado. Este sistema se bem utilizado pode ser bastante vantajoso, no entanto pode também ocasionar falta de material se não houver uma observação detalhada e se os serviços fornecedores não responderem prontamente.

A reposição de stocks pode ser realizada por: Sistema de reposição por quantidade e tempo – estabelece-se uma cota de materiais que garanta o consumo durante um determinado período e numa época também pré-determinada é feita a solicitação de materiais na quantidade necessária para repor os stocks. Este sistema permite o não esquecimento de reposição, evita o aumento de stocks, no entanto a sua realização depende da informação que se tenha em termos previsionais. Sistema de reposição imediata por quantidade – geralmente este sistema é usado pelas instituições particulares de saúde, onde a reposição é feita por uma das vias de ficha de débito do utente. O respectivo sector encaminha diariamente os materiais. Tem como desvantagem o esquecimento de debitar o material, ficando a unidade desflacada.

A organização dos materiais nos serviços Consiste na maneira como se irá dispor os materiais na unidade. Estes devem estar centralizados e em locais de fácil acesso para facilitar o uso e controlo. Afim de organizá-los melhor devemos de ter em atenção os seguintes aspectos: Planta física – É importante identificar quais os locais centralizados, de livre acesso, de modo a que se possa estabelecer um fluxo que obedeça aos princípios necessários para evitar o cruzamento de material esterilizado ou limpo com material sujo ou lixo. A escolha da área para a instalação ou guarda de cada material deverá ser baseada nas respectivas características, quanto à quantidade, frequência do uso, fluxo, dimensões, piso, instalações, limpeza, embalagem, forma de armazenamento, riscos, e custo do material

A organização dos materiais nos serviços Actividades desenvolvidas na unidade – estas interferem no como e no onde serão distribuídos os materiais. As actividades realizadas determinam os materiais que são requisitados e que deverão ser guardados em locais que permitam um acesso mais rápido em relação a outros.

O CONTROLO DOS MATERIAIS O controlo de materiais vai desde a quantidade, a qualidade, a conservação, a protecção contra roubos e extravios. Um bom controlo permite a garantia de uma utilização apropriada dos recursos materiais, a continuidade da assistência aos utentes e a diminuição dos custos relacionados com materiais. A maior dificuldade no controlo é a grande diversidade de materiais.

O CONTROLO DOS MATERIAIS Uma das formas de controlo é o uso de fichas técnicas onde é discriminado o tipo de material, acessórios, quantidade na unidade, número de património, data de aquisição defeitos apresentados, data de envio e da entrega do conserto e empréstimo. Outro aspecto é a manutenção que tem de ser vista no aspecto preventivo e no aspecto reparador.

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