Ana Paula Gomes Bruno Vinicius Daniela Karine Elma Invenção DISCENTES: Ana Paula Gomes Bruno Vinicius Daniela Karine Elma Invenção Gilberto Gonçalves Isac Raphael Silva Yasmim Karina Bastos

Trabalho apresentado ao curso de Administração da Faculdade de Tecnologia e Ciências, para a disciplina Organização Sistemas e Métodos como parte da avaliação da II unidade. Prof° Valter Lima Feira de Santana 2011

Fluxograma Fluxograma é a representação gráfica que apresenta a seqüência de um trabalho de forma analítica, caracterizando as operações, os responsáveis e as unidades envolvidas no processo.

Objetivos do Fluxograma Padronizar a representação dos métodos e os procedimentos administrativos; Maior rapidez na descrição dos métodos administrativos; Facilitar a leitura e o entendimento; Facilitar a localização e a identificação dos aspectos mais importantes; Maior flexibilidade; Melhor grau de análise.

Objetivos do Fluxograma O fluxograma objetiva evidenciar a seqüência de um trabalho, permitindo a visualização dos movimentos ilógicos e a dispersão de recursos materiais e humanos. Constitui o fundamento básico de todo trabalho racionalizado, pois não basta fazer sua divisão, sendo necessário bem dispô-lo no tempo e no espaço.

Vantagens - Fluxograma Apresentação do real funcionamento, facilitando uma melhor análise da eficiência do sistema; Possibilidade da apresentação de uma filosofia de administração, atuando como fator psicológico; Possibilidade de visualização integra do método administrativo, facilitando o exame dos vários componentes do sistema e de suas possíveis repercussões; Propicia uma análise de qualquer método administrativo; Propicia o uso de convenções e simbologias, possibilitando uma leitura mais simples e lógica do processo; Possibilita uma identificação rápida dos pontos fortes e fracos dos métodos administrativos; Propicia uma melhor manutenção do método administrativo da maneira mais adequada.

Tipos de Fluxograma Fluxograma Vertical; Fluxograma parcial ou descritivo; e Fluxograma global ou coluna.

Fluxograma Vertical O fluxograma vertical, também, é denominado folha de análise, folha de simplificação do trabalho ou diagrama de processo. Esse tipo de fluxograma possui quatro vantagens: A primeira consiste em poder ser impresso como formulário padronizado; A segunda consiste na rapidez de preenchimento, pois os símbolos e convenções já se acham impressos; A terceira consiste em maior clareza de apresentação; e A quarta, na grande facilidade de leitura por parte dos usuários.

Simbologia

Fluxograma parcial ou descritivo Seus aspectos básicos são: Descreve o curso de ação e os trâmites dos documentos; Também é mais utilizado para levantamentos; É de elaboração um pouco mais difícil do que o fluxograma vertical; e. É mais utilizado para rotinas que envolvem poucas unidades organizacionais.

Simbologia parcial ou descritivo

Fluxograma Global ou de Coluna Esse é o tipo de fluxograma mais utilizado pelas empresas. É utilizado tanto no levantamento quanto na descrição de novas rotinas e procedimentos; Permite demonstrar, com maior clareza, o fluxo de informações e documentos dentro e fora da unidade organizacional considerada; Apresenta maior versatilidade pela maior diversidade de símbolos.

Simbologia

Sobre a empresa Yazaki Razão Social: Yazaki Autoparts do Brasil Ltda. Nome Fantasia: Yazaki Atividade Econômica: Fabricação de material elétrico para veiculo, exceto bateria CNAE: C29450 Descrição CNAE: Fabricação de material elétrico e eletrônico para veículos automotores , exceto bateria. Lista de Produtos EDS (sistema de distribuição elétrica para veículos automotores) Lista de Insumos (Cobre, PVC, Latão, PBT (material plástico), EPDM (borracha), Nylon 6/6) Lista de Resíduos (Cobre, PVC, Latão, PBT (material plástico), EPDM (borracha), Nylon 6/6) Número Total de Funcionários: 1160 Quanto ao Comércio internacional, a empresa se considera:     Exportadora     Importadora Contato Comercial: Logradouro: Rod BR-324 Km 102 - S/N-  Complemento: Qd A Lote 01 - Bairro: CIS Município: Feira de Santana - Estado: BA - CEP: 44096-486 Telefone: 75 2101-4500 - Fax: 75 2101-4516 ; Email: silvio.coelho@yazaki.com.br

ORGANOGRAMA Gerente de Planta Secretária Produção Engenharia Logística Qualidade/ Meio Ambiente Produção Engenharia Logística TI Controladoria NYS RH Compras

Situação atual A partir de estudos realizados no setor de manutenção da referida empresa observamos que existe a necessidade de automatizar o processo de controle de estoque do almoxarifado de manutenção, garantindo maior confiabilidade no estoque através da redução de divergências nas locações e maior acuracidade nos inventários visando um controle mais eficaz. Atualmente este setor trabalha com dois almoxarifes divido em turnos e um profissional que é responsável pelas solicitações de compras, controle de estoque, recebimento, conferência e alocação das peças.

Organograma setor de manutenção

Descrição das tarefas do almoxarife - situação atual Solicitação de compra de novas peças: O Almoxarife responsável pelo estoque diariamente gera através do sistema Datasul um relatório indicando a necessidade de compra de novas peças; Através deste relatório o almoxarife solicitado à compra das mesmas para o setor de Compras e Suprimentos; Essa solicitação e feita através da “Ficha de Solicitação as Compra”; O setor de Compras recebe a solicitação, contata o fornecedor, faz a cotação e devolve a requisição ao almoxarife para que ele aprove o investimento junto a diretoria; Depois de aprovada, esta requisição retorna ao setor de Compras para efetivação do pedido e envio ao fornecedor; Quanto da chegada das novas peças o almoxarife é responsável por recebê-las, conferi-las, efetua entrada manual no sistema e alocá-las nas locações correspondentes;

Descrição das tarefas do almoxarife - situação atual Solicitação de Peças pelos mantenedores: Mantenedor faz a solicitação das peças verbalmente; O almoxarife faz a pesquisa no sistema e entrega a peça conforme solicitação; O almoxarife a nota a saída de peças na ficha de Controle de Peças; O registro de saída desta peça no sistema e feito manualmente pelo almoxarife responsável por essa atividade;

Ficha de Controle de saída de peças

Ficha de solicitação as Compras

Descrição das tarefas do almoxarife - situação proposta A solicitação de saída de peças deverá ser feita através da OS (Ordem de Serviço) ou do Diário de Bordo de cada equipamento, estes documentos serão arquivados nas pastas dos equipamentos; A saída das peças do estoque e conseqüente baixa no sistema deverão ocorrer de forma automatizada através da leitura de código de barras de cada locação; Diariamente o sistema Datasul gerará um relatório ao final do último turno informando diretamente ao setor de compras a necessidade de aquisição de novas peças, está informação também será enviada ao almoxarife para que ele tenha conhecimento da nova aquisição. É importante frisar que o envio da informação ao setor de Compras será baseado no estoque mínimo de cada peça, ou seja, quando o sistema detectar que a última peça retirada atingiu o estoque mínimo definido através de estudos e saídas anteriores a informação será encaminhada ao setor responsável pela aquisição;

Descrição das tarefas do almoxarife - situação proposta O setor de Compras receberá a informação via sistema e automaticamente solicitará a cotação junto ao fornecedor, bastando somente a aprovação da chefia imediata do setor solicitante e liberação do investimento pela Controladoria para emissão do pedido de compra e envio do mesmo ao fornecedor, todas estas autorização serão feitas via sistema através da assinatura eletrônica; Quando da chegada das novas peças o almoxarife as receberá, efetuará a conferência e a entrada das peças no estoque será feita através da leitura do código de barras da nota fiscal, no ato da leitura o sistema informará a locação do item restando ao almoxarife confirmar a informação e guardar as peças conforme locação indicada; O almoxarife ficará com uma via da NF para controle interno e as demais serão enviadas ao financeiro para que o pagamento da mesma seja efetuado.

Fluxograma saída de peças - atual RECEBIMENTO DE PEDIDO DE PEÇAS INICIO SIM NÃO INFORMAR A NECESSIDDE DE COMPRA LOCALIZAR PEÇA NA LOCAÇÃO PRECISA CONTAR MATERIAL? CONTAR O MATERIAL DEVOLVER RESTANTE DO MATERIAL AO ESTOQUE REGISTRAR A SAIDA DE PEÇAS NA FICHA DE CONTROLE FIM NÃO HÁ PEÇAS NO ESTOQUE?

Fluxograma solicitação de peças – Situação atual RECEBIMENTO DE SOLICITAÇAO DE PEDIDO DE PEÇAS INICIO SIM NÃO EMITIR REQUISIÇÃO E ENCAMINHAR AO SETOR DE COMPRAS É MATERIAL CRITICO? INFORMAR AO SETOR DE COMPRAS SOLICITAR FRETE AÉREO RECEBER MATERIAL CONFERIR JÁ TEM REQUISIÇÃO EMITIDA? AGUARDAR CHEGADA DE MATERIAL FORNECEDOR TEM PEÇA EM ESTOUQE? RECOLHER APROVAÇÕES MATERIAL CONFERE? INFORMA AO SETOR DE COMRAS EFETUAR ENTRADA E GUARDAR PEÇAS NA LOCAÇÃO FIM

Fluxograma saída de peças - proposta

Lay-out - Manutenção

Análise A situação apresentada atualmente no almoxarifado de manutenção para saída de peças torna o processo mais rápido, no entanto por não haver solicitação por escrito, não constam nos arquivos dos equipamentos a troca de peças de reposição, nem as datas das intervenções, ou seja, os equipamentos ficam sem histórico de acompanhamento. O controle de estoque utilizado pelo setor não é confiável e o processo de baixa em estoque depende de uma segunda pessoa. Para as solicitações de novas peças o fluxo é muito extenso demorando em média 15 dias entre a emissão da requisição de compra e o envio do pedido ao fornecedor, o que afeta diretamente a produção podendo trazer grandes prejuízos. A nova proposta otimizará todos estes processos passando pela retenção do histórico de troca de peças podendo gerar gráficos de custos por equipamento, pela facilidade na efetivação de entrada de novas peças no estoque, pela redução no fluxo de requisições, geração de maior confiabilidade no estoque com garantia de maior acuracidade nos inventários.

Referências http://intranet.yazaki-mercosur Sistemas, organização e métodos : uma abordagem gerencial / Djalma de Pinho Rebouças de Oliveira – 13. ed. – São Paulo : Atlas, 2002. http://intranet.yazaki-mercosur