O SIGAD e a classificação e avaliação de documentos de arquivo TREINAMENTO CADA O SIGAD e a classificação e avaliação de documentos de arquivo Agosto 2017

O que é Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade?

Plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos São instrumentos de Gestão de Documentos. Gestão de Documentos: tratamento arquivístico dos documentos nas fases do ciclo de vida documental e da gestão administrativa. O ciclo de vida dos documentos é a concepção de que o documento passa por fases distintas ao longo de sua existência.

Ciclo de Vida dos Documentos A primeira idade é a fase corrente: produção e uso A segunda idade é a fase intermediária: custódia e possível consulta administrativa A terceira idade é a fase permanente: custódia e consulta informativa, após avaliação e destinação.

Ciclo de vida do documento Arquivo corrente

Ciclo de vida do documento Arquivo Intermediário

Ciclo de vida do documento Arquivo Permanente

Atividade Relacionada às ações, encargos ou serviços decorrentes do exercício de uma função. Atividade-meio: ligadas às funções indiretas ou auxiliares para o funcionamento do órgão. Atividade-fim: ligadas às funções diretas ou essenciais para o funcionamento do órgão.

Plano de Classificação de Documentos O Plano de Classificação é a estrutura hierárquica e lógica que reflete as funções e as atividades de uma organização, assim como os documentos produzidos nesse âmbito. (Cruz Mundet) Instrumento fundamental do contexto profissional que determina a gestão de documentos e viabiliza a implementação do programa. É feito a partir da análise da estrutura organizacional, atividades e documentos produzidos pela instituição.

Plano de Classificação de Documentos Esquema de distribuição de documentos em classes (função, subfunção, atividade e documento, no caso da Unesp), de acordo com um método de arquivamento específico, elaborado a partir das estruturas, funções e análise da produção documental. Objetivo: dar visibilidade às funções e às atividades do organismo produtor do arquivo, deixando clara as ligações entre elas.

Plano de Classificação de Documentos É uma construção coletiva, na qual o conhecimento emanado por todos os agentes produtores de documentos é organizado e relacionado de modo inequívoco e contextual; Pode ser estrutural ou funcional; Para a Unesp foi elaborado um plano funcional

Avaliação Documental Processo de análise do ciclo de vida do documento (corrente, intermediário, permanente) no qual são estabelecidos prazos de guarda e destinação de acordo com os valores que lhe são atribuídos (imediato e mediato). Visa a racionalização dos arquivos, a eficiência administrativa e a garantia de preservação do patrimônio documental. É operacionalizada por meio da Tabela de Temporalidade de Documentos

Tabela de Temporalidade Instrumento decorrente do Plano de Classificação, apresenta os prazos de guarda dos documentos nas diversas fases do seu ciclo de vida e seus valores, conforme uso e legislação. Determina o destino do documento: eliminação ou guarda permanente. Apresenta as bases legais nas quais a destinação está assentada.

Efeitos Redução da massa documental Agilidade na recuperação dos documentos e das informações Eficiência administrativa Melhor conservação dos documentos de guarda permanente Racionalização da produção e do fluxo de documentos (trâmite) Liberação de espaço físico Incremento à pesquisa

Legislação Estadual e a preservação dos documentos públicos Instrução normativa APE/SAESP n°2/2010 “Artigo 11 - A eliminação de quaisquer documentos públicos estaduais deverá ser autorizada pela Unidade do Arquivo Público do Estado, nos termos do art. 9º da Lei federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, do art. 25, do parágrafo único do art. 26 e do § 1º do art. 37 do Decreto nº 48.897, de 27 de agosto de 2004, e do inciso II do art. 25 do Decreto nº 54.276, de 27 de abril de 2009.” “Artigo 22 – Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que destruir, inutilizar ou deteriorar documentos de guarda permanente, nos termos do art. 62 da Lei federal nº 9.605, de 12 de fevereiro de 1998, do art. 49 do Decreto federal nº 3.179, de 21 de setembro de 1999 e do art. 33 do Decreto estadual nº 48.897, de 27 de agosto de 2004.”

Classificação no Sigad A classificação obedecerá o plano de classificação de documentos da Unesp: atividades-meio (Resolução Unesp n°62/2015) e atividades-fim (em fase final de elaboração); A classificação será atribuída pela Seção Técnica de Comunicações; A classificação deverá constar na capa do processo/expediente; Após a finalização do plano de classificação das atividades-fim, a classificação passará a ser obrigatória; O expediente terá a classificação do processo ao qual está vinculado.

Classificação no Sigad A classificação será atribuída no momento do cadastro do documento.

Classificação no Sigad

Classificação no Sigad

Classificação no Sigad

Temporalidade e destinação final no SIGAD

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