© Setembro, 2009 Prémio Melhoria de Processos – Ensino Projecto BUUC - Balcão UC Universidade de Coimbra Entrevista por

© Setembro, 2009 Este projecto foi desenvolvido por uma vasta equipa multidisciplinar, englobando elementos da Administração da Universidade de Coimbra (UC), Reitoria, Faculdades e outras Unidades Orgânicas. Balcão é uma plataforma de gestão de informação da Universidade de Coimbra em suporte Web O projecto

© Setembro, 2009 Entrevista por P P - Porque decidiram candidatar-se? R R - A UC encara estas iniciativas como uma oportunidade para partilhar conhecimentos e experiências, mas também como uma forma de auto-avaliação. A preparação das candidaturas resulta continuamente num exercício de reflexão sobre os trabalhos desenvolvidos – este processo permite a análise das metodologias de trabalho, das vantagens e desvantagens, contribuindo visivelmente para a melhoria contínua, excelência organizacional e para a motivação das próprias pessoas envolvidas nos projectos. P P - Como tiveram conhecimento da iniciativa da Deloitte Prémio Boas Práticas no Sector Público? R R - A UC tem conhecimento da iniciativa desde a primeira edição do Prémio, tendo participado na 2.ª Edição, 5ª. Edição; 6.ª Edição e agora na 7.ª Edição. De qualquer modo, esta iniciativa, pelo seu âmbito e qualidade das experiências apresentadas, tem hoje um papel de relevo no Benchmarking nacional do Sector Público. Trata-se de uma iniciativa amplamente conhecida, divulgada de forma adequada com a utilização de meios de divulgação diversos (publicitação em jornais, disponibilização de sítio Web dedicado exclusivamente ao Prémio, divulgação através de e de cartas).

© Setembro, 2009 Entrevista por (cont.) P P - Os procedimentos para a apresentação da candidatura eram acessíveis, simples, claros ou não? R R - Tem sido notória uma evolução qualitativa, ao longo das várias edições do Prémio, em termos da documentação/informação disponibilizada para formalização das candidaturas. Consideramos os procedimentos bastante simples e acessíveis, não oferecendo qualquer tipo de dificuldade. P P - Tiveram apoios? Da parte de quem? R R - O projecto da UC candidato à 7.ª Edição foi financiado pelo programa POS-C. Todas as tarefas de desenvolvimento e manutenção foram asseguradas pelos recursos internos da UC.

© Setembro, 2009 Entrevista por (cont.) P P - Poderão fazer uma sucinta descrição do Projecto Balcão R R - A Universidade de Coimbra foi uma das primeiras universidades portuguesas a disponibilizar uma página institucional na Web, em Contudo, ao longo dos anos a plataforma de suporte do sítio deixou de responder aos requisitos de manutenção de informação exigidos pelo número crescente de utilizadores internos, tornando-se numa tarefa com significativa complexidade técnica e com elevados encargos financeiros. Por outro lado, as orientações estratégicas a nível interno reforçavam cada vez mais a importância de dotar a instituição de uma plataforma organizacional de gestão integrada de informação sobre a Web e de facilitação de acesso a serviços. Neste contexto, a UC desenhou um ambicioso projecto de implementação de uma plataforma de gestão da informação – Balcão UC – traduzido numa primeira fase pela total reformulação do seu sítio institucional, cujas motivações foram claras: 1) orientar o sítio Web da UC para os seus utilizadores (estudantes e futuros estudantes nacionais, estudantes e investigadores internacionais, docentes, não-docentes e investigadores, antigos estudantes, empresas, comunicação social, visitantes, turistas e comunidade em geral, ultrapassando os 104 milhões de acessos ao sítio no ano de 2007 e os 300 milhões no ano de 2008), transformando-o num veículo de comunicação, interna e externa, dinâmico e de fácil utilização;

© Setembro, 2009 Entrevista por (cont.) R R - (cont.) 2) adoptar a utilização de uma ferramenta aplicacional que permitisse efectuar a gestão e manutenção distribuídas de conteúdos, com delegação de competências e de responsabilidades de edição (evitando assim a constante dependência do Centro de Informática da UC, libertando recursos para outro tipo de tarefas); 3) agilizar a renovação na gestão de conteúdos (permitindo uma permanente actualização da informação disponibilizada pelas várias estruturas); 4) dotar os diversos sítios e sub-sítios Web da UC de uma identidade gráfica comum (procedendo à consolidação de uma imagem corporativa ajustada aos interesses da instituição e, em simultâneo, compatível com as expectativas dos seus públicos-alvo); 5) facilitar a criação de sub-sítios, mantendo a identidade definida, coerente com todo o espaço de navegação (facilitando a navegação nos diferentes sub-sítios, que têm uma estrutura básica semelhante, prezando as boas práticas de usabilidade e navegabilidade). Este sistema de gestão da informação foi implementado com recurso a uma plataforma de gestão de conteúdos open source, com grande funcionalidade e flexibilidade. A adopção desta plataforma permitiu, ainda, a aquisição de autonomia técnica no que toca ao desenvolvimento de soluções adaptadas às necessidades Web da UC e dos seus sub-sítios, bem como no que diz respeito à gestão de todo o sítio.

© Setembro, 2009 Entrevista por (cont.) P P - Que principais vantagens destacariam do projecto? R R - A implementação de uma plataforma de gestão da informação no âmbito de uma organização de grandes dimensões e multifacetada, como é o caso da UC, tem-se revelado fundamental, apresentando vantagens evidentes para a gestão da organização e das redes em que participa, bem como da interface com o exterior. Este projecto permitiu atingir vários benefícios: - Solução global a toda a UC, que permite a criação de sub-sítios para as diversas unidades orgânicas, nomeadamente para a Reitoria, Administração, Faculdades, Centros de Investigação e Museus, entre outros, possibilitando: - Delegação de responsabilidade de edição; - Controlo de versões; - Personalização de sub-sites, mantendo a identidade gráfica global; - Manutenção de conteúdos pelos editores dos sub-sites; - Flexibilidade na construção/alteração de grafismo; - Melhorar a usabilidade e acessibilidade da informação; - Integração de bases de dados existentes; - Integração com o sistema de autenticação de utilizadores existente; - Inexistência de custos de licenciamento, dada a utilização de produtos open- source; - Solução escalável e replicável; - Total autonomia técnica, o que leva a baixos custos de exploração e manutenção;

© Setembro, 2009 Entrevista por (cont.) P P - Que principais vantagens destacariam do projecto? (cont.) R R (cont.) - Extensão da metodologia e plataforma de desenvolvimento às diversas Unidades Orgânicas da UC, ultrapassando-se o âmbito inicial que estava limitado à Estrutura Central; - Dotar o Centro de Informática da UC de know-how e capacidade técnica para dar resposta a solicitações na área do desenvolvimento de sistemas de informação em Web; - Possibilidade de criação de diversas ferramentas baseadas na filosofia de descentralização da gestão de conteúdos; - Clara melhoria de processos a nível interno, com benefícios simultâneos para os diferentes tipos de utilizadores; - Desenvolvimento dos mecanismos de comunicação interna e externa, com implementação de um sistema de newsletters destinada aos diferentes públicos- alvo, nomeadamente funcionários e alunos, bem como de mecanismo de envio de mensagens, por , com destaques, designado Tome Nota; - Aumento de eficácia em termos de cumprimento da missão organizacional. - Esta plataforma possibilita ainda o desenvolvimento de um canal de interacção (Balcão UC) onde todos os públicos possam ver satisfeitas as necessidades ao nível da prestação de serviços e obter toda a informação disponível relativa à organização, disposta por públicos.

© Setembro, 2009 Entrevista por (cont.) P P - Sentem que a atribuição deste prémio é o reconhecimento pelo trabalho desenvolvido? R R - A atribuição deste prémio é, sem dúvida, o reconhecimento da qualidade do trabalho desenvolvido, consolidando a motivação da equipa de trabalho e incitando ao desenvolvimento de novos projectos, que contribuam inequivocamente para a modernização desta Instituição.