Rotary Internacional – Distrital Assembléia e Pets Governador 2006/2007 José Jorge Indrusiak da Rosa

PERGUNTAS PREPARATÓRIAS PARA A ASSEMBLÉIA DISTRITAL Atribuições e responsabilidades 1. Quais os maiores desafios enfrentados e quais as lições aprendidas como secretário? R. a) Desorganização da secretaria do clube por falta absoluta de infra-estrutura. Ex.: Arquivos, biblioteca/títulos bibliográficos sobre Rotary, enfim o descaso, a negligência com a história, a memória do clube; b) Aprofundamento de conhecimentos de Rotary sua estrutura organizacional, suas ações enquanto clube de serviço.

2.Quais as atribuições do secretário do clube? PERGUNTAS PREPARATÓRIAS PARA A ASSEMBLÉIA DISTRITAL Atribuições e responsabilidades 2.Quais as atribuições do secretário do clube?   R.    a) Organizar e manter a secretaria atualizada no que diz respeito aos deveres e obrigações do clube, informando ao presidente dos comunicados de RI e do Distrito, lembrando ao tesoureiro dos pagamentos compromissados e inadiáveis, chamando a atenção para os prazos determinados por RI, contribuição à Fundação Rotária, Revistas, IGE etc...   b) Relatórios, frequência, atas, divulgação e outros.

PERGUNTAS PREPARATÓRIAS PARA A ASSEMBLÉIA DISTRITAL Atribuições e responsabilidades 3.Quais as tarefas administrativas que o secretário pode conduzir eletronicamente, após cadastrar-se no site www.rotary.org?   a) Atualizar dados do quadro social. b) Pagar quotas semestrais. c) Pesquisar o Official Directory. d) Alterar dados do clube. e) Acessar histórico de doações.

4. De que forma o secretário pode apoiar as comissões? PERGUNTAS PREPARATÓRIAS PARA A ASSEMBLÉIA DISTRITAL Atribuições e responsabilidades 4. De que forma o secretário pode apoiar as comissões?   R. Comissão de Serviços Internos. Subcomissão de Frequência: a)Lista de sócios b)Registro do número de sócios presentes nas reuniões c)Taxa de frequência ao Clube e ao Distrito d)Apoiar o trabalho da subcomissão no sentido de promover incentivos para uma boa frequência, observando, inclusive as razões de uma frequência irregular e não satisfatória, se for o caso.

PERGUNTAS PREPARATÓRIAS PARA A ASSEMBLÉIA DISTRITAL Atribuições e responsabilidades Subcomissão de Companheirismo: Voluntário e expontâneamente o secretário poderá ajudar essa Subcomissão a organizar e desenvolver o companheirismo apresentando e estimulando os novos sócios a participarem dos eventos sociais promovidos pelo clube.    Subcomissão de Desenvolvimento do Quadro Social Encaminhar as propostas de novos sócios às Subcomissões de Desenvolvimento do Quadro Social, Admissão e Classificação. Após aprovação dessas comissões o secretário prepara as fichas/propostas para serem votados pelo plenário do clube. Subcomissão de Programação: Registrar a data de visita do palestrante e se o clube dispuser uma flâmula, revista ou boletim, disponibilizar para o conferencista.

PERGUNTAS PREPARATÓRIAS PARA A ASSEMBLÉIA DISTRITAL Atribuições e responsabilidades Subcomissão de Classificação : Oferecer elementos disponíveis na secretaria do clube que possa ajudar na elaboração do levantamento atualizado das classificações na comunidade.  Subcomissão de Boletim do Clube- Entregando à subcomissão cópias das atas do clube, reuniões plenárias, conselho diretor, enfoques de fóruns rotários e outras notícias relevantes para divulgação em boletim do clube.  Subcomissão de Informação Rotária: Sempre que solicitado o secretário colocará ao alcance dessa comissão elementos de informações que estejam disponíveis nos arquivos da secretaria.  Subcomissão de Revista : Todos as notícias e registros disponíveis na secretaria. A história, a memória do clube, ficarão à disposição dessa comissão podendo, inclusive, o secretário colaborar na preparação e publicação da revista.

PERGUNTAS PREPARATÓRIAS PARA A ASSEMBLÉIA DISTRITAL Atribuições e responsabilidades 5. O secretário é responsável por quais tarefas administrativas relacionadas ao quadro social, aos projetos de prestação de serviços, à Fundação Rotária e a capacitação de líderes R. 1. Quadro Social   a)Manter atualizada a lista de sócios. b)Registrar o número de sócios presentes nas reuniões. c)Prover a taxa de frequência ao clube e ao distrito logo após a última reunião do mês. d)Relatório Semestral de Sócios em 1º de julho e 1º de janeiro. e)Relatório Semestral de Quotas per capita em 1º de julho e 1º de janeiro.

PERGUNTAS PREPARATÓRIAS PARA A ASSEMBLÉIA DISTRITAL Atribuições e responsabilidades 2. Projetos de Prestação de Serviços à Fundação Rotária e a capacitação de líderes? R. a)Apoiar à Fundação Rotária através de participação em programas de contribuições financeiras.   b)Atrair, convidar líderes capazes de servir ao Rotary, além do âmbito do clube. Núcleos Rotary de Desenvolvimento Comunitário (NRDC) – Grupos patrocinados por Rotary clubs, envolvendo adultos não rotarianos dedicados a servir e melhorar sua comunidade. c)Implementar projetos para sanar necessidades das comunidades locais e no mundo.

PERGUNTAS PREPARATÓRIAS PARA A ASSEMBLÉIA DISTRITAL Atribuições e responsabilidades 6.Como o secretário deve preparar-se para ocupar o cargo? R. a)Participar impreterivelmente da Assembléia Distrital para receber o treinamento e, consequentemente se inteirar dos deveres e obrigações de secretário do clube. b)Ler atentamente e seguir às orientações contidas no “Manual do Secretário”.   c)Dispor do Manual de Procedimento.   d)Tomar conhecimento dos Estatutos prescritos para o Rotary Club e do Regimento Interno recomendado pelo RI, adaptando as nossas necessidades.  

PERGUNTAS PREPARATÓRIAS PARA A ASSEMBLÉIA DISTRITAL Atribuições e responsabilidades e)Saber da disponibilidade de informações contidas no site do rotary; www.rotary.org f)Ter às mãos se possível, literatura do Rotary, como: ABC do Rotary Noções Básicas do Rotary O que é Rotary? Fundação Rotária – dados informativos Bem vindo ao Rotary, etc.

PERGUNTAS PREPARATÓRIAS PARA A ASSEMBLÉIA DISTRITAL Atribuições e responsabilidades 7. O que deve ser feito imediatamente após à posse?   R. a)Receber do antecessor os registros do clube tais como: atas, materiais (sino, panóplia, serviço de som, diploma de admissão, boletins, slides, vídeos, etc.). Enfim, todo o acervo patrimonial, incluindo, lógico, o histórico/memória do clube. Regimento Interno, lista de Sócios, etc. Se possível criar um sistema de controle de toda estrutura organizacional do clube. Obs.; É muito importante dispor de uma biblioteca no clube com publicações básicas do clube.

b)Certificar-se do recebimento do Official Directory. PERGUNTAS PREPARATÓRIAS PARA A ASSEMBLÉIA DISTRITAL Atribuições e responsabilidades b)Certificar-se do recebimento do Official Directory. c)Auditoria Contábil – examinar cuidadosamente o relatório de auditoria do clube preparado pelo conselho diretor anterior, a fim de verificar, se for o caso, as pendências contábeis e apresentar parecer na 1ª reunião do conselho diretor entrante.   e)observar, atenciosamente os compromissos financeiros do clube e, na medida do possível, honra-los dentro do prazo pré-estabelecido.

PERGUNTAS PREPARATÓRIAS PARA A ASSEMBLÉIA DISTRITAL Atribuições e responsabilidades 8. Como o secretário trabalha em conjunção com o presidente do clube?   a)Semanalmente – ajudar o presidente do clube com os preparativos para a reunião (pauta dos trabalhos), responder as correspondências, colaborar em reuniões especiais, tais como: assembléia do clube, reunião do conselho diretor, reuniões informais, fóruns, etc.   b)Mensalmente – enviar os dados sobre a frequência dos sócios do clube ao governador do distrito no máximo 15 dias após a última reunião do mês.   c)Anualmente – ajudar com os preparativos para a visita do governador do distrito.

PERGUNTAS PREPARATÓRIAS PARA A ASSEMBLÉIA DISTRITAL Atribuições e responsabilidades 9. Quais relatórios são da responsabilidade do secretário do clube? RELATÓRIO ENVIAR PRAZO RELATÓRIO SEMESTRAL RI C/ CÓPIA DA FOLHA TAREFA AO GOVERNADOR DE DISTRITO ANUALMENTE EM 1º DE JULHO E 1º DE JANEIRO RELAÇÃO MENSAL DE FREQUÊNCIA GOVERNADOR DO DISTRITO DENTRO DE 15 DIAS APÓS A ÚLTIMA REUNIÃO DO MÊS ALTERAÇÕES DO QUADRO SOCIAL RI EM BASE CONTÍNUA ALTERAÇÕES NOS DADOS DOS CLUBES INFORMAÇÕES AO OFFICIAL DIRECTORY 31 DE DEZEMBRO RELATÓRIO ANUAL SÓCIOS DE CLUBE ÚLTIMA REUNIÃO ORDINÁRIA DO ANO

10. O que é relatório anual do secretário? PERGUNTAS PREPARATÓRIAS PARA A ASSEMBLÉIA DISTRITAL Atribuições e responsabilidades 10. O que é relatório anual do secretário?   R. É o relatório geral que deve ser apresentado na última reunião do ano rotário. Nesse relatório deve constar, sucintamente as deliberações do conselho diretor do clube, aumento e perda de sócios durante o ano, percentagem de frequência e projetos em andamento que não tenham sido mencionados pelo presidente.

PERGUNTAS PREPARATÓRIAS PARA A ASSEMBLÉIA DISTRITAL Atribuições e responsabilidades 11. Que publicações ou materiais impressos são essenciais durante o mandato de secretário?   R. - Manual do secretário do clube - Manual de procedimento - Official Directory - Manual das Comissões do Clube - Fundação Rotária – dados informativos - Outros informativos que podem ser adquiridos através da secretaria do Rotary

PERGUNTAS PREPARATÓRIAS PARA A ASSEMBLÉIA DISTRITAL Atribuições e responsabilidades 12. Quais providências devem ser tomadas para garantir a transferência adequada das responsabilidades ao sucessor?   R. Durante as últimas semanas do mandato, o secretário deve organizar e atualizar materiais e registros a fim de facilitar o início das funções do sucessor. Após a última reunião do clube em junho, o secretário deverá passar adiante o arquivo, os registros e os materiais de escritório.

WALLACE MENDES DE CARVALHO INSTRUTORES WALLACE MENDES DE CARVALHO Tels. (83) 3244-0404 / (83) 9983-7978 Wallace@hs24.com.br JACKSON DANTAS MAIA Tels. (83) 3246-6072 / (83) 9967-0552 Jacksonmaia@uol.com.br