DELEGAR

O que não é delegar: Abandonar o seu trabalho; Descarregar suas atividades indesejáveis; Não é um processo livre de risco, requer paciência e incentivo.

o que é delegar: É um processo que precisa ser cuidadosamente planejado e monitorado; É supervisionar e orientar; É o que o torna um verdadeiro gestor.

As vantagens de delegar Você poupa tempo para executar bem tarefas importantes; As competências e capacidades dos colaboradores aumentam; Permite que você estude, pesquise, discuta e se desenvolva para o futuro.

As desvantagens de delegar Querer controlar tudo; Requer tempo e pode não funcionar; Com o desenvolvimento dos colaboradores eu posso perder o meu cargo; Julgar que exista uma única maneira aceitável de realizar determinada tarefa.

O que ganho com isso? A capacidade de gerenciar outras pessoas a fim de que façam o trabalho que você costumava fazer sozinho e liberar seu tempo é um ponto crucial para seu desenvolvimento; Você terá mais tempo para se concentrar em tarefas importantes, como mudanças e inovações.

O que ganho com isso? Ficará satisfeito em ver sua equipe se desenvolver; Contribuirá para que sua organização aumente a eficiência e os resultados.

O que eles ganham com isso? Os colaboradores verão esse processo como uma oportunidade. Eles assumirão mais trabalho fazendo com que suas competências e habilidades sejam melhoradas; conseguirão ter mais responsabilidades e demonstrarão um maior desenvolvimento.

O processo de delegar

Delegando em 10 passos: Passo 1: O que você pode delegar? Coluna 1: Tarefas Faça uma lista das tarefas que você executa atualmente.

Entendendo as colunas Coluna 2: Preciso fazer isto sozinho Há tarefas que você terá de fazer sozinho, por razões legais ou associadas ao estatuto da empresa.

Entendendo as colunas Coluna 3: Tarefas essenciais que precisam ser feitas corretamente Você precisa optar entre o que precisa ser muito bem feito e fazer os outros serviços com menos perfeição ou até mesmo apressadamente. Identificar as tarefas importantes é crucial, mas não significa que você tenha que executar sozinho. Delegá-las a alguém, com supervisão cuidadosa, pode ser possível.

Entendendo as colunas Coluna 4: Gosto de fazer isto Essa é uma barreira comum à delegação e superá-la é crescer.

Entendendo as colunas Coluna 5: Por que outra pessoa deveria fazer isto? Não é uma questão de delegar uma tarefa, mas sim parar de fazê-la. É eliminar o desnecessário.

Entendendo as colunas Coluna 6: Tarefas que posso delegar Nessa coluna você irá colocar as tarefas que deveria delegar total ou parcialmente.

Atividade 1: Coluna 1 coluna 2 coluna 3 coluna 4 coluna 5 coluna 6 Lista de tarefas: Atividade 1: Coluna 1 coluna 2 coluna 3 coluna 4 coluna 5 coluna 6 1 2 3 4 5 6 TAREFA PRECISO FAZER ISTO SOZINHO TAREFAS ESSENCIAIS QUE PRECISAM SER FEITAS CORRETAMENTE GOSTO DE FAZER ISTO POR QUE OUTRA PESSOA DEVERIA FAZER ISTO? TAREFAS QUE POSSO DELEGAR

O que deveríamos fazer mas não estamos fazendo Uma forma de delegar é perguntar-se: ‘Por que estou fazendo isto quando alguém poderia fazê-lo por mim?’ ou ‘O que não estou fazendo e que é importante?’ ou “O que não estou fazendo bem?’

O que deveríamos fazer mas não estamos fazendo Trace outra tabela como a figura abaixo. Examine a tabela anterior e identifique atividades que você não está fazendo bem, se é que está fazendo. Registre na Coluna 1. Na Coluna 2 você deve indicar se são tarefas novas. Na Coluna 3 deve indicar se é necessário mais empenho ou tempo.

O que deveríamos fazer mas não estamos fazendo? Atividade 2: Coluna: 1 Coluna: 2 Coluna: 3 Tarefas que eu deveria fazer melhor ou que simplesmente não estou fazendo Tarefas novas Mais esforço / tempo exigido Desenvolver uma estratégia de marketing Visitar todas as subsidiárias do país Dedicar mais tempo e empenho para comunicar mudanças iminentes

Delegando em 10 passos: Passo 2: A quem você pode delegar? Após o primeiro passo, você deve ter pronta uma lista das tarefas que gostaria de delegar. Associa essa lista aos colaboradores a quem pode delegar tais tarefas. O ato de delegar vai depender da necessidade da tarefa e da postura do colaborador. Só então poderá ser definido o nível de delegação.

Níveis de delegação Etapa 1: Delegação total Um de seus colaboradores assume inteiramente a tarefa. Etapa 2: Delegação dividida Você e um colaborador dividem a tarefa e combinam quem será responsável por quais partes. É indicada quando o colaborador não está preparado para assumir total responsabilidade, mas pode arcar com parte dela no momento, enquanto aprende as demais partes da tarefa.

Níveis de delegação Etapa 3: Delegação ‘por substituição quando eu estiver ausente’ Nesse estágio, o colaborador está preparado para assumir grande parte da tarefa, mantendo o andamento do trabalho em ocasiões em que você estiver ausente. Etapa 4: Delegação ‘com recomendações’ Nesse estágio, o colaborador não está preparado para assumir uma grande parte da tarefa, mas pode dar uma boa contribuição cada vez que for necessário realizar a tarefa, embora precise ser lembrado dos detalhes e instruções. Etapa 5: Sem delegação: Você faz tudo sozinho.

Níveis de delegação

Níveis de delegação A finalidade desse exercício é permitir que você tenha o máximo de flexibilidade para delegar.

Delegando em 10 passos: Passo 3: Quanto você delegará? Que tipo de tarefa você vai delegar e para qual colaborador? Para isso, você precisa mensurar nível de treinamento, supervisão.

Quanto você delegará

Delegando em 10 passos Passo 4: Quais as necessidades de aprendizagem e supervisão? Examine cuidadosamente cada tarefa e a pessoa a quem você pretende delegá-la.

Delegando em 10 passos Passo 5: Como motivar os colaboradores para executar a tarefa Passar para o colaborador a importância da aceitação das tarefas – crescimento, oportunidades – fazer com que eles saiam da zona de conforto. Por isso é necessário que antes da delegação, você avalie a tarefa e o colaborador, pois pode ser que alguns não estejam prontos para isso.

Delegando em 10 passos Passo 6: Fazer a supervisão é ajudar na aprendizagem Você se coloca a disposição para ajudar. Acompanha o andamento da tarefa mas não diz como executá-la, mesmo quando ocorrem os erros.

Delegando em 10 passos Passo 7: Montar um sistema de controle O sistema de controle permite ao gestor e ao colaborador saber como manterão contato entre si. Exemplos de controle poderia ser: Relatórios, reuniões...

Delegando em 10 passos Passo 8: Incumbir alguém de fazer a tarefa Você delega a tarefa para o colaborador porém a responsabilidade continua sendo sua. É sua porque está no seu elenco de tarefas a realizar. Muito importante também, é o fator autoridade. Você delega a tarefa, mas delega a autoridade para que a mesma seja executada?

Delegando em 10 passos Passo 9: Dizer as pessoas o que você chegou a fazer e quem é responsável pela tarefa no momento As pessoas devem ser informadas formalmente sobre esse processo de delegação. Todos devem ficar cientes sobre quem é que está executando a tarefa.

Delegando em 10 passos Passo 10: Tornar a tarefa de delegar uma rotina normal da prática gerencial É dar continuidade no processo, sem arrependimentos, frustrações.

Delegar: Uma rotina normal da prática gerencial Essa será sua forma normal de trabalhar e não apenas uma conduta ocasional que desequilibre o funcionamento normal da empresa ou seu trabalho diário.

Delegar: Uma rotina normal da prática gerencial Dessa forma, as empresas deixam de se preocupar basicamente com suas tarefas de rotina para se voltarem mais para a sua administração e acabarão agindo de forma mais estratégica. Ao adotar essa postura estratégica, você aprende a fazer mudanças, a implementar inovações e a pensar criativamente.

Msn: monica-ab@hotmail.com Muito Obrigada! Mônica Andrade. Email: monica_rh@apaconfeccoes.com.br Msn: monica-ab@hotmail.com