AULA 6ª (Material compilado de Renato Sousa) ARQUIVOS PERMANENTES AULA 6ª (Material compilado de Renato Sousa)

Classificação de documentos Arquivísticos O aparecimento do princípio de fundos é um fator desencadeador de uma profunda mudança na disciplina Arquivística. Assim, podemos considerar dois grandes períodos na história da classificação em Arquivística Antiguidade até o séc. XIX; Séc. XIX até os nossos dias. Obs: Não são períodos estanques, havendo práticas de um período em outro.

Formas de organização: Schellenberg (1973, p. 75): Desde que se começou a registrar a história em documen-tos, surgiu para o homem o problema de organizá-los (…) ao longo dos tempos o homem teve necessidade de organizar os registros da sua atividade e de criar meios eficazes para aceder a eles. Formas de organização: Mesopotâmia: amontoavam-se os tijolos de argilas com inscrições nas bordas; Roma: os diários de justiça registravam em ordem cronológica os documentos expedido e recebidos; Idade Média: herdeira e difusora dessas práticas, utilizando para classificar: produtor/emissor Em 1320 Pierre d’Étampes, primeiro arquivista frances redigia inventários, repertórios dos arquivos reais.

Complexificação do Estado: Ordenação passaram a basear-se na funções que produ-ziam documentos. Aumento das concentrações de acervos de origens diversas num mesmo depósito. A classificação dos documentos foi objeto de muitas tentativas e formas diversas de organização com preferência para a ordenação cronológica. A Revolução Francesa trouxe a existência de uma arquivo central, formado arbitrariamente e sua ordenação anti-natural adulterou a organicidade original. As classificações obedeciam, em parte, o desenvolvimento das ciências. O documentos passaram a servir como fontes para a pesquisa em História.

O Século XIX em diante: Criação das escolas arquivísticas, dos Arquivos Nacionais e de legislações dirigidas a proteger o documento. Começam as discussões sobre os princípios e critérios de base para a classificação dos documentos de arquivo. Princípio de Proveniência: preserva integridade mas não a ordenação interna dos documentos. O Manual dos Arquivistas Holandeses dá o mote para a ordenação interna dos fundos Schellenberg fazia uma distinção entre as operações nos arquivos correntes e permanentes – classificação e arranjo. Este autor marca diferenças de classificação entre a Biblioteca e o Arquivo.

“Só a ordenação [organização] sistemática de um arquivo, a qual se funde sobre sua antiga organi-zação, conduz a resultados satisfatórios. [...] A organização original de um arquivo deve corres-ponder naturalmente, nas suas linhas principais, à antiga estrutura da entidade administrativa que o produziu. Isso dispensa demonstração. A antiga organização não se formou arbitraria-mente, não resultou do acaso, mas é a conse-quência lógica do modo por que se constituiu a unidade administrativa, de cujas funções o ar-quivo é o resultado.” (MÜLLER et all, 1972, p. 43)

Schellenberg defendia a classificação baseada nas funções da organização. “A classificação é básica à eficiente administração de documentos correntes. Todos os outros aspectos de um programa que vise ao controle de documentos dependem da classificação. Se os docu-mentos são adequadamente classificados, atenderão bem às ne-cessidades das operações correntes. E, para tanto, devem ser ar-ranjados em função do uso que têm em determinadas unidades administrativas de um órgão. [...]. Refletirão a função do órgão, no amplo sentido do termo, e, no sentido mais restrito, as operações específicas individuais que integram as atividades do mesmo órgão.” (Shellenberg, 1956) Sugere a não utilização dos títulos como diversos ou miscelâneas. Para Lodolini a tabela de classificação aplica-se desde que os documentos são produzidos Uma das dificuldades não são os termos utilizados para designar os níveis de classificação, mas a falta de consenso sobre os significados dos termos (Classe, subclasse, série, sub-série, dossiê)

Um arquivo, pois, tem que ser ‘reordenado’ e não simplesmente ‘ordenado’. Os papéis têm que ser reconduzidos à ordem original, que tinham quando nasceram [...] e que reflete o modo de ser e de funcionar da instituição que lhes deu existência, sobre a base das compet-ências, da organização, da estrutura, dos pro-cedimentos, da instituição mesma, momento por momento, no curso do desenvolvimento de sua atividade e segundo os câmbios que aquele modo de ser e de funcionar teve durante a vida da instituição. […] (LODOLINI, 1993. p.161.)

Neste sentido, Bellotto e Camargo definem: A classificação é a “seqüência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas, funções e atividades da entidade produtora, visam a distribuir os documentos de um arquivo.” A classificação pressupõe a compreensão do contex-to de produção dos documentos. Para Lopes o processo classificatório tem caráter arbitrário, pois classificar é uma representação. A Resolução nº 4 do CONARQ que estabelece o código de classificação de documentos de arquivo é definido como o instrumento para classificar todo e qualquer documento produzido e recebido por um órgão no exercício das suas funções – baseado na classificação decimal de Dewey.

Código de Classificação CONARQ Duas Classes para as atividades-meio: Administração Geral Assuntos Diversos. Reserva oito classes para as atividades específi-cas para as atividades-fin. O Instrumento: Plano, quadro, tabela, sistema, esquema de classificação. Codificação: Representação numérica ou alfanumérica da informação

Para Renato Sousa: Ausência de trabalhos teóricos sobre o tema; O Reconhecimento da importância da classificação não garantiu um aprofundamento com a questão; Falta de uma maior definição conceitual e clareza na utilização de 3 conceitos envolvidos no processo de organização documental: Classificação, ordenação e arquivamento. Dentro dos conceitos de classificação há uma sepa-ração entre classificação e arranjo;

Fundos, classes, grupos, subgrupos, séries e subséries Outra questão terminológica é a denominação dos níveis de classificação – divisões operadas no interior do conjunto documental. Na terminologia arquivística brasileira, não há con-senso quanto ao nome atribuído a essas diferentes divisões, em especial na fase permanente. Para alguns autores a primeira divisão de um fundo é a separação dos documentos vinculados a missão do produtor. O Dicionário de Terminologia Arquivística (1996) define os seguintes níveis de hierarquização: grupos, subgrupos e séries (nessa ordem).