OSM II Manuais administrativos – Parte 1 (MANUAIS DE ORGANIZAÇÃO / MANUALIZAÇÃO) Profa. Renata Murta

“. . . é todo e qualquer conjunto de normas, Manuais administrativos “. . . é todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, funções, atividades, políticas, objetivos, instruções e orientações que devem ser obedecidas e cumpridas pelos funcionários da empresa, bem como a forma como estas serão executadas, quer seja individualmente ou em conjunto.” ( OLIVEIRA, 2010. p.365) 1

Manuais administrativos CARACTERÍSTICAS: Eficiente instrumento de racionalização de métodos, de aperfeiçoamento do sistema de comunicações; Favorece a integração dos diversos subsistemas organizacionais; Tem a finalidade de uniformizar os procedimentos que devem ser observados nas diversas áreas de atividades; Divulgam aspectos mais estáveis, tais como: a estrutura organizacional e seus métodos, rotinas e procedimentos administrativos básicos; 2

Manuais administrativos CARACTERÍSTICAS: Constituído de diversos tomos, segundo os subsistemas integrantes da empresa; Pode ter conteúdo diverso de uma empresa para outra, embora alguns pontos possam ser comuns; Permite que os executivos de quaisquer órgãos fiquem sabendo, com exatidão, quais suas responsabilidades e qual seu relacionamento com os demais gerentes da organização, evitando-se, conflitos de jurisdição, sobreposição da autoridade, agilizando, assim, a tomada de decisões programadas, e indicando, os graus de autoridade atribuídos aos diferentes níveis administrativos. 3

Manuais administrativos VANTAGENS: Importante e constante fonte de informações sobre os trabalhos da empresa; Facilitam o processo de efetivar normas, funções e procedimentos administrativos; Possibilitam a normatização das atividades administrativas; Instrumento efetivo de consulta, orientação na empresa; Aprimoram o sistema de autoridade da empresa Aumentam a predisposição do pessoal para assumir responsabilidades, etc; Facilita treinamentos; Elemento de revisão e avaliação das práticas e processos. 4

Manuais administrativos DESVANTAGENS: Constituem um ponto de partida, porém não a solução para todos os problemas administrativos; Sua preparação, quando malfeita ou pouco cuidadosa, traz sérios inconvenientes no desenvolvimento normal das operações pelas várias unidades organizacionais; O custo de preparação e de atualização pode ser elevado, dentro de uma relação custo-benefício; São, em geral, pouco flexíveis; Incluem somente os aspectos formais da empresa; “Freio”a iniciativa e criatividade individuais; 5

Requisitos básicos de utilização de manuais: Manuais administrativos Requisitos básicos de utilização de manuais: Diagramação estruturada e adequada para as suas finalidades; Redação simples, curta, eficiente, clara e entendível, bem como bom índice ou sumário; Instruções autênticas, necessárias e suficientes; Distribuídos a todos os funcionários que dele necessitem; Ter racional, adequada e aprimorada utilização pelos usuários do sistema; Ter adequada flexibilidade; Ter processo contínuo de revisão, atualização e distribuição. 6

Fases da elaboração do Manual Manuais administrativos Fases da elaboração do Manual Definição do objetivo do manual; Escolha do(s) responsável(eis) pela preparação; Análise preliminar da empresa; Planejamento; Levantamento de informações; Elaboração propriamente dita (redação/ diagramação/ formato/ codificação/ impressão/ encadernação/ teste piloto); Distribuição; Instrução aos usuários; Acompanhamento do uso. 7

Estrutura de um manual Capa – título (indica a finalidade); Manuais administrativos Estrutura de um manual Capa – título (indica a finalidade); Índice numérico ou sumário: indica o assunto e número da página. Permite rápida localização da informação; Apresentação: enfocado seu objetivo. Geralmente representada por uma carta do presidente; Instrução para uso: A fim de facilitar o uso. Deve conter instruções básicas sobre:  princípios que se baseiam os capítulos;  codificação utilizada;  utilização do apêndice;  utilização do glossário;  utilização do índice temático;  utilização da lista de figuras, quadros, etc..;  forma de atualizações;  necessidade de consulta em materiais extras. 8

Estrutura de um manual Conteúdo: a razão de ser do manual; Manuais administrativos Estrutura de um manual Conteúdo: a razão de ser do manual; Apêndice ou anexo: Formulários, fluxogramas, gráficos, etc..; Glossário: dicionário de termos técnicos; Índice temático: Temas relativos ao assunto do manual; Bibliografia: referências bibliográficas (ordem alfabética, sobrenome dos autores citados, título da obra, edição, local, editora e ano de publicação) 9

Tipos de manuais: Manual de Organização; Manuais administrativos Tipos de manuais: Que atendem a diferentes tipos de necessidade da empresa: Manual de Organização; Manual de Normas e Procedimentos; Manual de Políticas e Diretrizes; Manual do Empregado; Manual de Instruções Especializadas. 10

Renata Murta (31)9996.8860 renatamurtamoreira@ig.com.br FONTES: OLIVEIRA, D. P. R.. Sistemas, Organização e Métodos. 19a. ed. São Paulo: Atlas, 2010. Parte IV, Cap.13, Págs. 366 a 400. ARAÚJO, L. C. G.. Organização, Sistemas e Métodos. 4a. ed. São Paulo: Atlas, 2010. Cap.7, Págs. 137 a 148. CURY, A. Organização e Métodos: uma visão holística. 8a. ed. São Paulo: Atlas, 2009. Cap.15, Págs. 427 a 469.