Gerenciamento Produtivo de Reuniões

Vícios nas Reuniões De modo geral como funciona: Sem objetivos (fuga do tema, solução pra depois...); Os extremos: um ou dois que tomam conta ou todos falam; Repetição dos assuntos ou enrolar quanto ao tema; Não se respeitam os tempos; Pouca participação ou comprometimento.

Quando e Para que se Reunir? Razões de uma Reunião Quando e Para que se Reunir? Desenvolver alternativas ou idéias Compartilhar visões e ações Delegar responsabilidades Transmitir informações, idéias...

Conceito O que é uma Reunião? Evento que permite o encontro de pessoas em determinado local e hora com objetivos pré- definidos. Advertência: Em grupos voluntários o processo de discussão é mais relevante do que a decisão propriamente dita.

Os elementos O que compõem uma Reunião? Diretamente relacionado ao Conteúdo: Diretamente relacionado ao tema, assunto que se deseja discutir. Processo: Tem haver com os comportamentos e relações entre os participantes (comunicação, motivação e conflitos).

Tipos de Reunião 1) Informativa: A preparação prévia é fundamental. Os argumentos do que será repassado devem ser concretos. Apresentação deve ser feita passo a passo, para facilitar o entendimento. Use apoio visual como transparências, cartazes... Sempre que possível utilize exemplos, simulações...

Tipos de Reunião 2) Negociação e Decisão: Preparação novamente é fundamental. Perguntas como: o que queremos, qual o valor, de que forma será entregue, até quando; devem estar previamente respondidas e acordadas pelas pessoas que irão negociar. Após apresentação da oferta colhe-se opiniões e toma-se a decisão. Preferencialmente ouvir todos os presentes. TEMPO: Deve estar a nosso favor.

Tipos de Reunião 3) Planejamento: 4) Delegação de ações: Desenvolver atividades de forma seqüencial, estruturada e organizada buscando maximizar os resultados. 4) Delegação de ações: Distribuir ações aos participantes de forma a executar a tarefa com o mínimo de esforço.

Mobilizar os Participantes Condução da Reunião Antes da Reunião Definir o THOM da reunião Elaborar a pauta Confirmar data, hora, local, convidados Garantir que as providências sejam viabilizadas Organizar sala, materiais... Mobilizar os Participantes

Planejamento da Reunião Tema – Que assunto será discutido? Horário – Qual o tempo disponível? Objetivo – Onde queremos chegar? Método – De que forma será a discussão? Responsabilidade THOM

Ter uma Atitude Positiva Condução da Reunião Durante a Reunião Cumprir horários e Seguir a pauta Buscar a participação e o consenso Promover a resolução de conflitos Concluir os temas (plano de ação) Fazer o resumo e avaliar. Ter uma Atitude Positiva

Comunicação não verbal Defensiva Não olhar diretamente para seu interlocutor; Manter-se afastado de seu interlocutor; Fechar e apertar as mãos com freqüência; Voltar os pés para a porta; Cruzar os braços.

Comunicação não verbal Pensativo Olhar vagamente o interlocutor por longo tempo; Tirar os óculos e colocar o aro na boca; Inclinar-se para trás ao ouvir; Apoiar as mãos no queixo; Mexer no queixo ou no nariz; Inclinar a cabeça para os lados

Condução de Reuniões Consenso Método para tomada de decisões e resolução de problemas, onde a finalidade é de que as pessoas discutam ativamente as questões agregando experiências, idéias, conhecimentos e sentimentos. Unanimidade não é consenso.

Condução da Reunião Resolução de Conflitos Reconhecer a existência; Identificar a causa real; Ouvir todos os pontos de vista; Identificar alternativas de solução; Buscar soluções de consenso; Acompanhar a ação.

Condução da Reunião Finalização da Reunião: Com que informação saímos daqui hoje que não tínhamos ao chegar. Plano de Ação: Por que Como Quando Quem Quanto

Condução da Reunião Evitar Fazer Pelos Outros Pós Reunião Elaborar o relatório Organizar o material utilizado Contatar participantes pouco atuantes Evitar Fazer Pelos Outros

Dicas para Reunião Dicas de fechamento Leve os assuntos a sério, mas não perca o bom humor. Tenha coragem de errar, ou seja fale, participe. Você tem direito. Jamais dê a impressão de que derrotou a outra pessoa Expressões do tipo “é óbvio”, não ajudam a construir relações;

Dicas para Reunião Dicas de fechamento Faça um resumo ao final da reunião. Não existe critica construtiva ou destrutiva; quem ouve é que avalia. Um dialogo só ocorre quando ouvimos a proposta do outro. Comece no horário independente do número de pessoas presentes.

Obrigado pela Atenção!