SIMPÓSIO DE ADMINISTRAÇÃO DAS UNIDADES GESTORAS ASSUNTO: SEGURANÇA NO SIAFI Palestrante: Responsável pela Conformidade dos Registros de Gestão.

Preparar os agentes da administração para o registro da conformidade de operadores, bem como quanto aos procedimentos para a incineração de documentos contábeis. OBJETIVO

 Conformidade de operadores  Destruição (Incineração) de documentos contábeis SUMÁRIO

CONFORMIDADE DE OPERADORES  A Conformidade de operadores integra o processo de gerenciamento de acesso e segurança do SIAFI/SIASG e tem como objetivo automatizar a rotina periódica de confirmação ou de desativação de usuários do Sistema pela própria UG, por meio de usuário titular ou substituto devidamente habilitado respectivamente nas funções CONFOP/RESP-UASG.

CONFORMIDADE DE OPERADORES  A UG deve providenciar, ATÉ O ÚLTIMO DIA ÚTIL DO MÊS, o registro no SIAFI e no SIASG, da conformidade de seus usuários, confirmando aqueles que devam permanecer cadastrados, por estarem devidamente autorizados pelo Ordenador de Despesas (OD), ou excluindo aqueles operadores que foram dispensados de suas funções.  A conformidade somente pode ser realizada por operador da UG designado pelo OD para exercer este encargo, sendo necessário que o mesmo possua perfil específico no Sistema Senha, que pode ser obtido junto à ICFEx de vinculação de UG, mediante solicitação escrita.

CONFORMIDADE DE OPERADORES PROCEDIMENTOS PARA REALIZAR A CONFORMIDADE DE OPERADORES NO SIAFI:  Acessar o SIAFI, em qualquer dia do mês, registrar a conformidade, por intermédio da transação “>REGCONFOP”. Para isso, o operador deve possuir o perfil “CONFOP”.  Assinalar com um “X”, em campo específico, os operadores que deverão ser excluídos do Sistema, confirmando na operação seguinte estas exclusões;

CONFORMIDADE DE OPERADORES  Quando no período considerado não houver operador a ser excluído, deixar o campo específico em branco, procedendo em seguida a confirmação da manutenção dos existentes.  O Sistema emitirá o Relatório de Conformidade, sempre que solicitado, devendo ser arquivado na UG, ficando à disposição do Cadastrador Parcial pertencente a sua ICFEx de vinculação.  A não execução da conformidade de operadores dentro do prazo implicará na suspensão de todos os operadores da UG.

CONFORMIDADE DE OPERADORES Entrar no SIAFI – Tela inicial

CONFORMIDADE DE OPERADORES

- Na linha de comando informar: >REGCONFOP

CONFORMIDADE DE OPERADORES - Colocar um “X” nos usuários a serem excluidos, se não hover exclusão – nada preencher neste campo. exclusão – nada preencher neste campo.

CONFORMIDADE DE OPERADORES - Preencher o campo solicitado com uma das opções apresentadas. apresentadas.

CONFORMIDADE DE OPERADORES PROCEDIMENTOS PARA REALIZAR A CONFORMIDADE DE OPERADORES NO SIASG:  Acessar o SIASG PRODUÇÃO, em qualquer dia do mês, registrar a conformidade, por intermédio da transação “>REGCONFUSU”.  Para isso, o responsável deve possuir o perfil “RESP-UASG” e seu nome deve constar na lista “IALRESUASG” (inclui/altera responsável UASG).  Assinalar com um “X”, em campo específico, os operadores que deverão ser excluídos do Sistema, confirmando na operação seguinte estas exclusões;  Quando no período considerado não houver operador a ser excluído, deixar o campo específico em branco, procedendo em seguida a confirmação da manutenção dos existentes.

CONFORMIDADE DE OPERADORES Entrar no SIAFI – Tela inicial

CONFORMIDADE DE OPERADORES Entrar no SIASG – Posicionar o cursor na palavra SIASG

CONFORMIDADE DE OPERADORES No SIASG – Marcar um “X” na palavra PRODUÇÃO

CONFORMIDADE DE OPERADORES No SIASG – Digitar o comando “>REGCONFUSU”

CONFORMIDADE DE OPERADORES No SIASG – Teclar No SIASG – Teclar

CONFORMIDADE DE OPERADORES No SIASG – Marcar com um “X” os usuários a serem excluídos (se for o caso); - teclar, ou comandar “PF4”; – comandar “C, N ou A”.

CONFORMIDADE DE OPERADORES IMPORTANTE!  A execução da Conformidade de Operadores é obrigatória para todas as UG. A sua não execução dentro do prazo estabelecido, implicará na suspensão temporária (desativação) de todos os operadores da UG.  Para retirar a suspensão será necessário solicitar à ICFEx de vinculação, que seguirá os procedimentos para recadastramento, concessão de perfil e de novas senhas aos usuários da OM.

CONFORMIDADE DE OPERADORES - Para mais informações consultar também o MANUAL-SIAFI “on –line” ( na MACROFUNÇÃO. CODIGO: – CONFORMIDADE DE OPERADORES.

DESTRUIÇÃO DE DOCUMENTOS CONTÁBEIS  A destruição de documentos contábeis no âmbito do Comando do Exército está regulada pelas Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército (EB10-IG-01.01).2)  A documentação contábil e financeira correspondente à prestação contas mensal e a relativa a licitações e contratos, bem como os documentos apresentados pelos fornecedores por ocasião do seu cadastro no Sistema Cadastramento Unificado de Fornecedores (SICAF), devem permanecer arquivados na UG por um prazo não inferior a cinco anos, a contar da data de aprovação das contas pelo Tribunal de Contas da União (TCU), com a quitação dos responsáveis.

DESTRUIÇÃO DE DOCUMENTOS CONTÁBEIS  Após decorridos o citado prazo (cinco anos) fica a UG autorizada a destruir a documentação, a menos que receba, em tempo hábil, determinação em contrário.  A documentação correspondente aos comprovantes de recolhimento de encargos sociais (INSS, FGTS, etc) não poderá ser destruída, devendo ser arquivada em pastas próprias, com vistas a garantir a necessária comprovação futura dos recolhimentos efetuados, e resguardar os interesses dos respectivos contribuintes.  A destruição da documentação poderá ser feita por qualquer processo (picotagem, trituração, incineração, etc), devendo tal fato ser registrado mediante publicação em Boletim Interno (BI) da UG.

DESTRUIÇÃO DE DOCUMENTOS CONTÁBEIS Em caso de dúvida sobre a data a partir da qual poderá destruir a documentação a que se referem as Normas baixadas pela SEF, a UG deverá consultar à sua Inspetoria de Contabilidade Finanças do Exército (ICFEx) de vinculação, e esta se for o caso, consultará a SEF. Obs: Devem ser consultado também a Portaria Nº – do Gab Cmt Ex de 29 SET 14. – (EB10-IG )