GSI033 – GerÊncia de Projetos de Tecnologia da InformaçÃo UFU – Universidade Federal de Uberlândia FACOM – Faculdade de Computação GSI033 – GerÊncia de Projetos de Tecnologia da InformaçÃo Prof. William Chaves de Souza Carvalho

O que já vimos até agora Diferença entre projetos e operações Ciclo de vida do projeto x do produto Divisão do projeto em fases Stakeholders Cultura Organizacional

O que veremos hoje Estrutura Organizacional Organização Funcional Organização por Projetos PMO nas estruturas organizacionais

Stakeholders (Partes Interessadas) Projeto Cliente Usuário Patrocinador Executor Gerente Equipe Stakeholders: São indivíduos e organizações envolvidos e interessados no projeto Serão afetados pelo projeto Identificar e gerenciar os stakeholeders é ESSENCIAL

Sistemas Organizacionais Organizações baseadas em projetos Não tem áreas funcionais Existem vários projetos com gerentes e Equipe próprios Projetos grandes funcionam como entidades totalmente autônomas Projetos menores podem compartilhar um pool de recursos de infra-estrutura Renda vem da execução de projetos para outras organizações O gerenciamento é por projeto

Sistemas Organizacionais (cont.) Organizações não baseadas em projetos: são estruturas por funções em geral, são hierárquicas e burocráticas gerenciamento de projetos é mais difícil departamentos não estão habituados a gerenciar projetos

Estrutura Organizacional Organização Funcional pessoal é agrupado por especialidade, como produção, marketing, engenharia, contabilidade. os departamentos trabalham independentes Organização por Projeto Os membros da equipe geralmente são colocados juntos O gerente tem grande independência e autoridade Possuem unidades denominadas departamentos que oferecem serviços de suporte e respondem diretamente ao gerente

Organização Funcional Chefe Executivo Equipe Gerente Funcional Coordenação do Projeto

Organização por Projetos Chefe Executivo Equipe Gerente de Projeto Coordenação do Projeto

Estrutura Organizacional (cont.) Organização Matricial mista: funcional e projeto Três tipos: matriz fraca: o papel do gerente é mais de coordenador ou facilitador do que de um gerente de projetos matriz balanceada o gerente não possui autoridade total sobre o projeto e seus recursos financeiros matriz forte gerente e equipe de projetos alocados em tempo integral

Coordenação do Projeto Matriz Fraca Chefe Executivo Gerente Funcional Equipe Equipe Equipe Equipe Equipe Coordenação do Projeto

Coordenação do Projeto Matriz Balanceada Equipe Gerente de Projeto Chefe Executivo Gerente Funcional Coordenação do Projeto

Gerente de Gerentes de Projetos Coordenação do Projeto Matriz Forte Chefe Executivo Gerente Funcional Gerente Funcional Gerente Funcional Gerente de Gerentes de Projetos Gerente de Projeto Equipe Equipe Equipe Gerente de Projeto Equipe Gerente de Projeto Equipe Coordenação do Projeto

Organização Composta Envolvimento de todas as estruturas em vários níveis Organizações funcionais podem criar uma equipe para cuidar de um projeto crítico Cada equipe pode ter características de um projeto, com opções próprias: equipes full-time para diferentes departamentos desenvolvimento dos próprios procedimentos operacionais pode operar fora da estrutura hierárquica padrão

Organização Composta Coordenação do Projeto A Coordenação do Projeto B Chefe Executivo Gerente Funcional Gerente Funcional Gerente Funcional Chefe de Gerentes de Projetos Gerente de Projeto Equipe Equipe Equipe Gerente de Projeto Equipe Gerente de Projeto Equipe Coordenação do Projeto A Coordenação do Projeto B

Resumo: Como estruturar equipes? Funcional Funcional: A equipe é montada com pessoas das áreas A gestão está com executivos Por projetos: Todos os papéis no projeto Matricial: O projeto é ortogonal às áreas Tipos: Fraca: Gestão diluída Balanceada: GP é um analista Forte: GP é um dos GPs Compostas: Combinação das anteriores Por Projetos

Resumo: Como estruturar equipes? Matricial Balanceada Matricial Fraca Coordenação Matricial Forte Composta

Influência das estruturas no projeto Características do Projeto Tipo de Estrutura Por Projeto Funcional Matricial Fraca Balanceada Forte Autoridade do GP Alta – Total Nenhuma – Pouca Limitada Baixa a Moderada Moderada a Alta Controle Orçamento G.Projeto G.Funcional (GF) GF GP e/ou GF GP Designação do GP G. Projeto Líder de Projeto Expedidor de Projetos Coordenador de Projetos G. Projetos Suporte ao GP Integral Parcial Alocação do GP Alocação Recursos 85 - 100% Nenhum 0 – 25% 15 – 60% 50 – 95%

Como fica o gerente de projetos? Pessoas diferentes pensam de maneira diferente e possuem objetivos e expectativas diferentes. Com relação às estruturas organizacionais: Gerente com estilo participativo encontra problemas em organizações hierárquicas Gerente com estilo autoritário terá problemas em uma organização participativa ou horizontal Uma das tarefas mais desafiadoras de um gerente de projetos é encontrar soluções adequadas para conciliar divergências e conflitos entre os envolvidos.

PMO nas estruturas organizacionais Um escritório de projetos (PMO) é uma unidade organizacional que centraliza e coordena o gerenciamento de projetos O PMO se concentra no planejamento, na priorização e na execução coordenada de projetos e subprojetos Um PMO pode operar de modo contínuo, desde o fornecimento de funções de apoio (treinamento, software, políticas padronizadas e procedimentos) até o gerenciamento direto real do projeto.

PMO nas estruturas organizacionais Um PMO pode existir em qualquer uma das estruturas organizacionais porém a probabilidade de ocorrer aumenta em organizações matriciais fortes e por projeto A função do PMO numa organização pode variar de uma assessoria até uma concessão formal de autoridade pela gerência executiva. Existindo um PMO na organização, uma caixa será adicionada entre a camada do gerente de projetos e a camada do executivo chefe.

PMO nas estruturas organizacionais Chefe Executivo Equipe Gerente de Projeto Coordenação do Projeto PMO

Qual a melhor estrutura? Depende do contexto e situação Determinar o tipo de trabalho que será realizado Identificar resultados primários no projeto Listar as principais tarefas associadas com cada resultado e determinar seu responsável Definir a melhor forma de integração Considerações importantes: fatores ambientais, de dentro ou de fora da organização entendimento das vantagens e desvantagens das estruturas

Questões?