WORKSHOP MELHORIA DE PROCESSOS WORKSHOP IV – Implementação das Melhorias Superintendência de Planejamento e Gestão Escritório de Processos Organizacionais Goiânia, 01 de julho de 2009

Objetivos do Workshop IV 1)Feedback da Avaliação 2)Apresentação, pelas unidades, da experiência com o levantamento de problemas e causas 3)O que foi feito pelo EPO 4)Base conceitual 5)Prática

1) Feedback da Avaliação

1) Feedback da Avaliação

1) Feedback da Avaliação

1) Feedback da Avaliação

1) Feedback da Avaliação

1) Feedback da Avaliação Observações dos participantes Adequação do material Planejamento Estratégico na área-fim Participação da Catep nos workshops Não acontecerá workshops em julho, porém haverá trabalhos a serem desenvolvidos.

Monitoramento da Frequência

Objetivos do Workshop IV 1)Feedback da Avaliação 2)Apresentação, pelas unidades, da experiência com o levantamento de problemas e causas 3)O que foi feito pelo EPO 4)Base conceitual 5)Prática

Objetivos do Workshop IV 1)Feedback da Avaliação 2)Apresentação, pelas unidades, da experiência com o levantamento de problemas e causas 3)O que foi feito pelo EPO 4)Base conceitual 5)Prática

O que foi feito pelo EPO? → Análise criteriosa do formulário 05 – Análise e Melhoria de Processos → Discussões com as áreas para alguns ajustes

Considerações a respeito da análise e das discussões Aprofundamento das causas Esclarecimentos da análise realizada Alguns problemas não foram levantados – não enfoque nas várias categorias de problemas Alteração do enfoque do processo (nome do processo)‏

MACROFLUXO DAS 4 FASES

Objetivos do Workshop IV 1)Feedback da Avaliação 2)Apresentação, pelas unidades, da experiência com o levantamento de problemas e causas 3)O que foi feito pelo EPO 4)Base conceitual 5)Prática

4) Base conceitual Desenvolvimento das soluções dos problemas Esse passo consiste em desenvolver, em forma de plano de ação, as possíveis soluções dos problemas.

4) Base conceitual Plano de ação: Um plano de ação estabelece ações e prazos, a fim de colocar em prática alguma proposta, podendo ser construído com a ferramenta 5W2H. (FONTE: MAMP – Método de Análise e Melhoria de Processos)‏

4) Base conceitual Ferramenta 5W2H Ferramenta utilizada para esquematizar o planejamento primário de ações. São as letras iniciais das palavras inglesas definidoras dos requisitos de planejamento para realização de uma atividade ou ação qualquer, levando em conta os fatores essenciais de análise. (Fonte: O processo nosso de cada dia – Mauriti Maranhão)‏

NÃO É PRECISO UTILIZAR TODOS OS ITENS 4) Base conceitual Ferramenta 5W2H What – o quê Why – por quê When – quando Who – quem Where – onde How – como How much – quanto NÃO É PRECISO UTILIZAR TODOS OS ITENS

Chefe do Departamento de Elaboração de Projetos Grande número de proje-tos inade-quados Designar equipe temporá-ria para orientar as unidades Diminuir o número de projetos inadequados 24/06 Daniel Equipe nomeada Nomear responsáveis Agendar com as áreas Sim Agendamen-to realizado 30/06 Não Marina Definir palestrante Definir e preparar local e equipamento Agendar com as áreas 24/06 Daniel Sim Capacitar os elaboradores dos projetos Palestrante definido Realizar curso para as unidades 30/06 Marina Local e equipamentos preparados Não 06/07 Não Marina Curso agendado

Certifiquem-se de que as ações serão tomadas principalmente Agora é com vocês! Certifiquem-se de que as ações serão tomadas principalmente sobre as causas fundamentais e eventualmente sobre seus efeitos (problemas). Produto desta etapa → Plano de ação elaborado e implementado Tempo do exercício: 15´

MACROFLUXO DAS 4 FASES

FASE 4 – IMPLEMENTAÇÃO DAS MELHORIAS SITUAÇÃO DESEJADA Pág. 26 – Manual de Apoio

Implementação das Melhorias FASE 4 – Implementação das Melhorias (pág.27)

4) Base conceitual Os primeiros passos desta fase (após desenvolvimento das soluções) consistem em: → Desenhar o novo fluxograma (registrar as melhorias) → Definir seus indicadores e metas → Medir e avaliar o desempenho do processo

Desenho do novo fluxograma 4) Base conceitual Desenho do novo fluxograma O fluxo que será desenhado representará a forma como o processo passará a funcionar a partir das melhorias propostas.

Medição e análise do processo 4) Base conceitual Medição e análise do processo A medição será feita por meio de indicadores, os quais serão definidos, registrados em formulário e monitorados pelo RESPONSÁVEL PELO PROCESSO.

4) Base conceitual Indicadores Indicadores são medidas que representam ou quantificam um insumo, um resultado, uma característica ou o desempenho de um processo, de um serviço, de um produto ou da organização como um todo. (FONTE: Drª. Maria das Graças Rua)‏

4) Base conceitual Indicadores Não são simplesmente dados, mas uma balança que nos permite “pesar” os dados, ou uma régua que nos permite “aferir” os dados em termos de qualidade, resultado, impacto, etc., dos processos e dos eventos. (FONTE: Drª. Maria das Graças Rua)‏

Os indicadores podem ser: 4) Base conceitual Os indicadores podem ser: → Simples: expressos em valores absolutos. Exemplo: número de dias para liberar diárias.

Os indicadores podem ser: 4) Base conceitual Os indicadores podem ser: → Relativos: expressam uma proporção, permitindo comparações entre situações no tempo e no espaço. (FONTE: Drª. Maria das Graças Rua)‏ Exemplo: proporção de projetos básicos de licitação elaborados de acordo com o padrão estabelecido / projetos básicos de licitação recebidos.

Principais atributos dos indicadores 4) Base conceitual Principais atributos dos indicadores → Simplicidade – facilidade de ser compreendido e aplicado tanto pelos executores quanto pelos que receberão seus resultados. → Rastreabilidade – facilidade para identificação da origem dos dados, seu registro e manutenção.

Principais atributos dos indicadores 4) Base conceitual Principais atributos dos indicadores →Disponibilidade – facilidade de acesso para coleta dos dados, estando disponíveis a tempo, sem distorções, servindo de base para que decisões sejam tomadas. →Praticidade – garantia de que realmente funciona na prática e permite a tomada de decisões gerenciais.

Principais atributos dos indicadores 4) Base conceitual Principais atributos dos indicadores →Economia – o indicador não deve requerer tempo demasiado em busca de dados, pesquisando ou aguardando novos métodos de coleta. →Estabilidade – garantia de que é gerado em rotinas de processo e permanece ao longo do tempo, permitindo a formação de série histórica. (FONTE: Drª. Maria das Graças Rua)‏

4) Base conceitual Tipos de indicadores 1. Indicador de eficiência (produtividade): Eficiência: define-se como a capacidade de empregar, da melhor maneira, os meios disponíveis para obtenção do efeito que se deseja.(FONTE: Guia de Simplificação do Gespública)‏

4) Base conceitual Tipos de indicadores 1. Indicador de eficiência (produtividade): É ligado à eficiência e trata da utilização dos recursos para a geração de produtos e serviços. Exemplo: percentual de redução de gastos com manutenção de veículos

4) Base conceitual Tipos de indicadores 2. Indicador de eficácia (qualidade): Eficácia: define-se como a capacidade de obter o efeito que se deseja (os meios não são considerados).(FONTE: Guia de Simplificação do Gespública)‏

4) Base conceitual Tipos de indicadores 2. Indicador de eficácia (qualidade): Refere-se à capacidade do processo em atender aos requisitos do cliente. Medem como o produto ou serviço é percebido pelo cliente (satisfação do cliente). Exemplo:percentual de solicitações atendidas no prazo

4) Base conceitual Tipos de indicadores Esses dois tipos de indicadores devem andar lado a lado, formando, assim, o equilíbrio necessário ao desempenho global do processo. Olhe o exemplo a seguir...

4) Base conceitual Tipos de indicadores Exemplo: → Indicadores: 1.percentual de solicitações atendidas no prazo (eficácia)‏ 2.tempo gasto em cada atendimento (eficiência)

4) Base conceitual Tipos de indicadores Exemplo: → Apuração dos dados (avaliação): Solicitações atendidas no prazo aumentaram em 50% Tempo gasto em cada atendimento reduziu em 30%

Dicas para a elaboração de indicadores: 4) Base conceitual Dicas para a elaboração de indicadores: →O que você está querendo medir? → Para que será feita a medição? → Como ela será feita?

Dicas para a elaboração de indicadores: 4) Base conceitual Dicas para a elaboração de indicadores: → Onde será feita a medição? → Quando serão feitas as medições? → Quem será responsável pela medição?

Percentual de solicitações atendidas no prazo

Mede o percentual de atendimento das solicitações no prazo Percentual de solicitações atendidas no prazo

Mede o percentual de atendimento das solicitações no prazo Percentual de solicitações atendidas no prazo Presidente da Comissão de Licitação

Mede o percentual de atendimento das solicitações no prazo Percentual de solicitações atendidas no prazo Presidente da Comissão de Licitação % Eficá- cia

Mede o percentual de atendimento das solicitações no prazo Percentual de solicitações atendidas no prazo Presidente da Comissão de Licitação % Eficá- cia SAP*100 TSP

Mede o percentual de atendimento das solicitações no prazo Percentual de solicitações atendidas no prazo Presidente da Comissão de Licitação % Eficá- cia SAP*100 TSP Livro de registros de solicitações

Mede o percentual de atendimento das solicitações no prazo Percentual de solicitações atendidas no prazo Presidente da Comissão de Licitação % Eficá- cia SAP*100 TSP Livro de registros de solicitações Valores até 60% - faixa de risco Valores entre 60% e 80% - faixa aceitável Valores acima de 80% - aumento da eficácia do processo

Mede o percentual de atendimento das solicitações no prazo Presidente da Comissão de Licitação % Eficá- cia SAP*100 TSP Livro de registros de solicitações Percentual de solicitações atendidas no prazo Valores até 60% - faixa de risco Valores entre 60% e 80% - faixa aceitável Valores acima de 80% - aumento da eficácia do processo Valores maiores ou iguais a 60% e menores ou iguais a 80%

Monitoramento e Avaliação 4) Base conceitual Monitoramento e Avaliação → Compreende o acompanhamento do andamento do processo por meio de coleta de dados para a avaliação. → O monitoramento contínuo deve ser feito de forma sistemática pelo responsável pelo processo.

Mede o percentual de atendimento das solicitações no prazo Presidente da Comissão de Licitação % Eficá- cia SAP*100 TSP Livro de registros de solicitações Percentual de solicitações atendidas no prazo Valores até 60% - faixa de risco Valores entre 60% e 80% - faixa aceitável Valores acima de 80% - aumento da eficácia do processo Valores maiores ou iguais a 60% e menores ou iguais a 80% Após cada solicitação

Mede o percentual de atendimento das solicitações no prazo Presidente da Comissão de Licitação % Eficá- cia SAP*100 TSP Livro de registros de solicitações Percentual de solicitações atendidas no prazo Valores até 60% - faixa de risco Valores entre 60% e 80% - faixa aceitável Valores acima de 80% - aumento da eficácia do processo Valores maiores ou iguais a 60% e menores ou iguais a 80% Após cada solicitação Trimestral

Mede o percentual de atendimento das solicitações no prazo Presidente da Comissão de Licitação % Eficá- cia SAP*100 TSP Livro de registros de solicitações Percentual de solicitações de licitações atendidas no prazo Valores até 60% - faixa de risco Valores entre 60% e 80% - faixa aceitável Valores acima de 80% - aumento da eficácia do processo Valores maiores ou iguais a 60% e menores ou iguais a 80% Após cada solicitação Trimestral 50%

4) Base conceitual Após definir os indicadores e monitorar o → As metas de desempenho estabelecidas devem ser compatíveis com a capacidade dos processos, conduzidos por pessoas normais, treinadas para as funções. Após definir os indicadores e monitorar o processo, é preciso elaborar as metas

4) Base conceitual Metas → As metas devem ser expressas em termos de uma quantidade, um objeto e um espaço de tempo. Exemplo: Aumentar a satisfação do cliente para 80% no prazo de 1 (um) ano.

Mede o percentual de atendimento das solicitações no prazo Presidente da Comissão de Licitação % Eficá- cia SAP*100 TSP Livro de registros de solicitações Percentual de solicitações de licitações atendidas no prazo Valores até 60% - faixa de risco Valores entre 60% e 80% - faixa aceitável Valores acima de 80% - aumento da eficácia do processo Valores maiores ou iguais a 60% e menores ou iguais a 80% Após cada solicitação Trimestral 50% 90% 6 meses

Mede o percentual de atendimento das solicitações no prazo Presidente da Comissão de Licitação % Eficá- cia SAP*100 TSP Livro de registros de solicitações Percentual de solicitações de licitações atendidas no prazo Valores até 60% - faixa de risco Valores entre 60% e 80% - faixa aceitável Valores acima de 80% - aumento da eficácia do processo Valores maiores ou iguais a 60% e menores ou iguais a 80% Após cada solicitação Trimestral 50% 90% 6 meses

Indicadores do Sistema de Exemplo prático Superintendência de Administração Indicadores do Sistema de Transportes.

Criar um indicador para cada Vamos exercitar? Criar um indicador para cada processo priorizado. Tempo: 15´

Resumo das atividades: Elaborar e implementar plano de ação Definir indicador(es)‏ Medir a situação atual do(s) indicador(es) (monitoramento – T0)‏ Definir a meta Medir continuamente e divulgar os dados

Objetivos do Workshop IV 1)Feedback da Avaliação 2)Apresentação, pelas unidades, da experiência com o levantamento de problemas e causas 3)O que foi feito pelo EPO 4)Base conceitual 5)Prática

5) Prática → Preencher os formulários EPO 05 (plano de ação) e 06 (indicadores)‏ Elaborar plano de ação – 08/07* Implementar as soluções – 22/07* Desenhar novo fluxo – 29/07* Definir indicador(es), medir situação atual e estabelecer meta – 05/08* * Prazos para encaminhar para SUPLAN – até 18:00h

→Enviar para o e-mail do planejamento@mp.go.gov.br 5) Prática →Enviar para o e-mail do planejamento@mp.go.gov.br Formulários disponíveis na: http//wikimp.mp.go.gov.br

Agradecemos a presença. PRÓXIMO WORKSHOP V – 12/08 Cada área apresentará: Melhorias implementadas Indicador(es) definidos Situação atual do(s) indicador(es)‏ Metas estabelecidas (valor e prazo)‏. Agradecemos a presença. Bom trabalho!!!