Gerenciamento das comunicações

Gerenciamento das comunicações Descreve as necessidades de comunicação do projeto incluindo audiências, mensagens, métodos e outras informações relevantes. Informações típicas incluem: Parte interessada Informações Método ou mídia Oportunidade ou frequência Remetente Premissas e restrições de comunicação Glossário de termos ou siglas Pode incluir recursos, tempo e orçamentos associados às atividades de comunicação, métodos para lidar com informações confidenciais ou proprietárias e métodos para atualização do plano de gerenciamento das comunicações.

Gerenciamento das comunicações No trabalho de projeto, a omissão ou falta de atenção à necessidade de comunicação é a raiz de muitos problemas de desentendimento ou conflito. A comunicação visual é um meio eficaz, e às vezes inequívoco, de superar muitas barreiras de comunicação. Para propostas simples, os diagramas de Gantt, os histogramas e gráficos são a forma de representação visual mais usadas e de fácil compreensão. Para levar a mensagem aos demais interessados pode ser necessário um programa balanceado de reuniões, entrevistas, rádio ou TV. Também podem ser utilizados vídeos contendo informações ou apresentações do projeto e, também as ferramentas que utilizam internet, como email, site ou vídeo conferências.

Dimensões da comunicação A atividade de comunicação tem muitas dimensões em potencial, incluindo: Interna (dentro do projeto) e externa (cliente, outros projetos, os meios de comunicação, o público) Formal (relatórios, memorandos, instruções) e informal (e-mails, discussões ad hoc) Vertical (nos níveis superiores e inferiores da organização) e horizontal (com colegas) Oficial (boletins informativos, relatório anual) e não oficial (comunicações confidenciais) Escrita e oral Verbal e não-verbal (inflexões da voz, linguagem corporal

Habilidades de comunicação Ouvir ativamente e de modo eficaz Perguntar, investigando ideias e situações para garantir um melhor entendimento Educar a fim de aumentar o conhecimento da equipe para que ela seja mais eficaz Levantar fatos para identificar ou confirmar as informações Definir e administrar as expectativas Persuadir uma pessoa ou empresa a executar uma ação Negociar para conseguir acordos mutuamente aceitáveis entre as partes Solucionar conflitos para evitar impactos negativos Resumir, recapitular e identificar as etapas seguintes

Fatores que podem afetar o projeto Urgência da necessidade de informações O sucesso do projeto depende de ter informações atualizadas com frequência disponíveis imediatamente ou seria suficiente ter relatórios impressos emitidos periodicamente? Disponibilidade de tecnologia Já existem sistemas adequados ou as necessidades do projeto exigem modificações? Por exemplo, as partes interessadas têm acesso à tecnologia de comunicação selecionada? Equipe do projeto esperada Os sistemas de comunicação propostos são compa_veis com a experiência e os conhecimentos dos parPcipantes do projeto ou sera necessário um extenso treinamento e aprendizado? Duração do projeto É provável que haja mudanças na tecnologia disponível antes do término do projeto? Ambiente do projeto A equipe se reúne e trabalha em contato direto ou em um ambiente virtual?

Métodos de comunicação Comunicação interativa Entre duas ou mais partes que estão realizando uma troca de informações mulidirecional. É a forma mais eficiente de garantir um entendimento comum por todos os participantes sobre determinados tópicos. Inclui reuniões, telefonemas, videoconferências, etc. Comunicação ativa (push) Encaminhada para destinatários específicos que precisam saber das informações. Garante que as informações sejam distribuídas mas não verifica se chegaram ou foram compreendidas pelo público-alvo. A comunicação ativa inclui cartas, memorandos, relatórios, emails, faxes, correio de voz, comunicados de imprensa, etc. Comunicação passiva (pull) Usada para volumes muito grandes de informações ou para um público muito grande, requer que os destinatários acessem o conteúdo da comunicação a seu próprio critério. Esses métodos incluem sites de intranet, e-learning, repositórios de conhecimentos, etc.

Elementos do plano de gerenciamento das comunicações Elemento do documento Descrição Parte interessada Listar as pessoas ou os grupos de pessoas que devem receber informações sobre o projeto Informações Descrever as informações que devem ser comunicadas: por exemplo: relatórios de status, atualizações do projeto, atas de reuniões Método Descrever como as informações serão entregues. Por exemplo, e-mails, reuniões, reuniões via WEB etc. Oportunidade ou frequência Listar com que frequência ou em que circunstâncias as informações devem ser fornecidas Remetente Inserir o nome da pessoa ou do grupo que irá fornecer as informações Restrições e premissas das comunicações Listar restrições e premissas. As restrições podem incluir descrições das informações proprietárias, protegidas ou sigilosas e as restrições relevantes para distribuição Glossário de termos ou siglas Listar quaisquer termos ou acrônimos exclusivos ao projeto ou que são utilizados de uma forma única

Bibliografia Este material foi extraído de: XAVIER, Carlos M. S. Gerenciamento de projetos: como definir e controlar o escopo do projeto. 2 ed. São Paulo: Saraiva, 2009. PMBOK. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos (guia PMBOK). 4 ed. Project Management Institute – São Paulo: Saraiva, 2012. STACKPOLE, Cynthia. Guia de templates para gerenciamento de projetos. Rio de Janeiro: Elsevier, 2013. MENEZES, Luís C. M. Gestão de Projetos. 3 ed. São Paulo: Atlas, 2009. CARVALHO, Marly M; RABECHINI JR, Roque. Fundamentos em gestão de projetos: construindo competências para gerenciar projetos. 3 ed. São Paulo: Atlas, 2011. KABANAR, Vijay; WARBURTON, Roger D. Gestão de projetos. São Paulo: Saraiva, 2012. KEELING, Ralph; BRANCO, Renato H. F. Gestão de projetos: uma abordagem global. 2 ed. São Paulo: Saraiva, 2012.