Projeto Processo Digital Treinamento de Usuários no Processo Digital Projeto Processo Digital Treinamento de Usuários no Processo Digital SECRETARIA DE ESTADO DA CASA CIVIL SUBSECRETARIA DE GESTÃO Fevereiro de 2013 SECRETARIA DE ESTADO DA CASA CIVIL SUBSECRETARIA DE GESTÃO Fevereiro de 2013

2 2 Agenda 1.Processo Digital 2.Padronização de Processos e Gestão Documental 3.Benefícios 4.Suporte ao usuário 5.Interface do Usuário 6.Demonstração da Solução 7.Laboratório

3 3 Processo Digital É uma solução corporativa para implantação em todos os órgãos do estado que substituirá a tramitação do Processo Administrativo em papel pela Digital, ou seja, é o uso do meio eletrônico na gestão dos Processos Administrativos, possibilitando a geração, envio e recebimento de processos e documentos eletrônicos, agilizando a tramitação, reduzindo custos operacionais, burocracia e aumentando a colaboração entre as partes envolvidas. SERVIDOR ÓRGÃOS CIDADÃO TERCEIROS Gestão Documental ESTADO Fluxo de Trabalho Gestão Documental ESTADO Fluxo de Trabalho SEGURANÇA PADRONIZAÇÃO AGILIDADE CONTROLE

4 4 Processo Digital Arcabouço Legal Lei Estadual nº 5.427, de 01 de abril de 2009, que dispõe, inclusive, sobre a informatização de documentos e processos administrativos na administração pública estadual e dá outras providências, regulamentada pelo decreto nº , de 15 de março de A Autenticidade, integridade e validade jurídica do Processo Administrativo Digital são asseguradas por meio da assinatura digital com a utilização de Certificados Digitais padrão ICP-Brasil MP de 24 de Agosto de 2001).

5 5 Processo Digital (Certificação) Certificação digital Certificação Digital é todo um conjunto de técnicas, processos e normas estabelecidas ou adotadas, que visam propiciar mais segurança às comunicações e transações eletrônicas, e permite também a garantia de Autenticidade e Integridade dos documentos e procedimentos eletrônicos. O Certificado Digital é um arquivo em formato eletrônico que contém um conjunto de informações (nome, , cpf, url), que identifica de forma única um servidor.

6 6 Padronização da Gestão Documental e Processos A implantação do Processo Digital no Estado do Rio de Janeiro, permitirá padronizar a Gestão Documental e Fluxos de Trabalhos comuns em todos os órgãos. A Gestão Documental visa padronizar os procedimentos dos Processos Administrativos por meio do levantamento de todos os requisitos dos documentos gerados pelos órgãos, visando obter subsídios para apoio a Gestão da Informação no Governo do Estado. Os Processos terão seus Fluxos de Trabalhos padronizados para que sejam executados da mesma maneira em todos os Órgãos. Os primeiros processos do Projeto são Cadastrar Veículos e Gerir Solicitação de Combustível.

7 7 Processo Administrativo Digital

8 8 Fluxo de Trabalho Mapeado e Padronizado

9 9 Benefícios Otimizar os recursos financeiros com a padronização das ferramentas de Gerenciamento de Processos e Documentos que serão utilizadas por todos órgãos. Classificar a Informação de maneira padronizada em todos os órgãos estaduais; Permitir a gestão do fluxo de informações em meio digital, em todo o estado; Diminuir o volume de documentos em mídias não digitais; Centralizar o repositório de processos administrativos do Estado visando obter informações estratégicas para apoio a gestão; e Promover mudança cultural, aferir resultados alcançados e garantir a melhoria contínua no uso dos processos digitais.

Suporte ao Usuário 1 - Central de Serviços Em casos de dúvidas de utilização da solução ou no processo você terá disponível uma central de serviço para esclarecimentos, acessível pelos telefones: Portal Processo Digital - Portal na intranet que disponibiliza manuais, guias e vídeos tutoriais com todas as informações sobre o processo digital. 3. Manual do usuário Descrição completa de todas as funcionalidades da solução e de cada processo.

11 Suporte ao Usuário 1 - Central de Serviços Em casos de dúvidas de utilização da solução ou no processo você terá disponível uma central de serviço para esclarecimentos, acessível pelos telefones e Portal Processo Digital - Portal na intranet que disponibiliza manuais, guias e vídeos tutoriais com todas as informações sobre o processo digital. 3 - Video-Tutorial Vídeo explicativo para cada atividade dos processos. 4 - Manual do usuário Descrição completa de todas as funcionalidades da solução e de cada processo. 5 - Guia rápido Fonte de consulta resumida com informações para acesso rápido para execução das principais atividades do processo.

Interface do Usuário do Processo Digital Identifica ç ão do usu á rio logado Caixa de Entrada Atividades do usu á rio Encerrar sessão

Demonstração da Solução

Objetivo LABORATÓRIO Visa estabelecer perante aos usuários um mecanismo guia para execução de treinamentos dos Processos Gerir Combustíveis e Receber Nota Fiscal.

Demonstração da Solução GERIR COMBUSTÍVEL

GERIR COMBUSTÍVEL CENÁRIO 01 Solicitação de Combustível sem Processo Autuado no Ano Corrente para o Órgão.

Passo 01: Preencher o formulário de Solicitação de Combustível Atividade: Preencher Formulário de Solicitação Perfil: Solicitante Os passos desta atividade estão detalhados na Seção do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis. GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 01:

Passo 02: Avaliar o Formulário de Solicitação de Combustível Atividade: Avaliar Formulário de Solicitação Perfil: DAF - Solicitante Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.2 do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis. GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 01:

Passo 03: Autuar Processo Administrativo Atividade: Autuar Processo Administrativo Perfil: Analista Protocolo Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.3 do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis. GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 01:

Passo 04: Analisar Adiantamento/Disponibilidade de Crédito Atividade: Analisar Adiantamento/Disponibilidade de Crédito Perfil: Analista da Coordenadoria de Transportes Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.9 do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis.

Passo 05: Finalizar Análise de Adiantamento/Disponibilidade de Crédito Atividade: Finalizar Análise de Adiantamento/Disponibilidade de Crédito Perfil: Titular da Coordenadoria de Transportes Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.10 do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis. GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 01:

22 GERIR COMBUSTÍVEL CENÁRIO 02 Encaminhamento de Nota de Crédito sem Processo Autuado no Ano Corrente para o Órgão.

Passo 01: Preencher o Formulário de Encaminhamento de Nota de Crédito. Atividade: Preencher Formulário de Solicitação Perfil: Solicitante Os passos desta atividade estão detalhados na Seção do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis. GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 02:

Passo 02: Avaliar o Formulário de Encaminhamento de Nota de Crédito Atividade: Avaliar Formulário Perfil: DAF – Solicitante Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.2 do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis. GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 02:

Passo 03: Autuar Processo Administrativo Atividade: Autuar Processo Administrativo Perfil: Analista de Protocolo Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.3 do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis. GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 02:

Passo 04: Analisar Conformidade da NC Atividade: Analisar Conformidade da NC Perfil: Analista da Coordenadoria de Transportes Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.5 do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis. GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 02:

Passo 05: Finalizar Análise de Conformidade da NC Atividade: Finalizar Análise de Conformidade da NC Perfil: Titular da Coordenadoria de Transportes Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.6 do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis. GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 02:

Passo 06: Anexar NAD (Nota de Autorização de Despesa) e NE (Nota de Empenho) Atividade: Anexar NAD e NE Perfil: Analista da Coordenadoria de Transportes Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.7 do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis. GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 02:

Passo 07: Analisar Conformidade da NE Atividade : Analisar Conformidade da NE Perfil: Analista da ASCON Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.8 do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis. GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 02:

Passo 08: Finalizar Análise de Conformidade da NE Atividade: Finalizar Análise de Conformidade da NE Perfil: Titular da Coordenadoria de Transportes Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.12 do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis. GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 02:

GERIR COMBUSTÍVEL CENÁRIO 03 Solicitação de Combustível / Encaminhamento de Nota de Crédito com Processo Autuado no Ano Corrente para o Órgão com Revisão da Solicitação.

Passo 01: Preencher o Formulário de Solicitação Atividade: Preencher Formulário de Solicitação Perfil: Solicitante Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.1 do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis. GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 03:

33 Passo 02: Avaliar o Formulário de Solicitação Atividade: Avaliar Formulário de Solicitação Perfil: DAF - Solicitante Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.2 do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis. GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 03:

Passo 03: Ajustar Formulário de Solicitação Atividade: Ajustar Formulário de Solicitação Perfil: Solicitante Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.11 do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis. GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 03:

GERIR COMBUSTÍVEL CENÁRIO 04 Solicitação de Combustível / Encaminhamento de Nota de Crédito com Processo Encerrado para o Órgão.

Passo 01: Preencher Formulário de Solicitação. Atividade: Preencher Formulário de Solicitação Perfil: Solicitante Os passos desta atividade estão detalhados na Seção do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis. GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 04:

Passo 02: Avaliar Formulário de Solicitação Atividade: Avaliar Formulário de Solicitação Perfil: DAF – Solicitante Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.2 do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis. GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 04:

Passo 03: Reabrir Processo Administrativo Atividade: Reabrir Processo Administrativo Perfil: Analista de Protocolo Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.4 do Manual do Usuário do Processo Gerir Combustíveis. GERIR COMBUSTÍVEL - CENÁRIO 04:

Demonstração da Solução RECEBER NOTA FISCAL

RECEBER NOTA FISCAL CENÁRIO 01 Recebimento de Nota Fiscal/Nota de Débito.

Passo 01: Solicitar Emissão de DL Atividade: Solicitar Emissão de DL Perfil: Analista da Coordenadoria de Transportes Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.1 do Manual do Usuário do Processo Receber Nota Fiscal. RECEBER NOTA FISCAL - CENÁRIO 01:

Passo 02: Emitir DL Atividade: Emitir DL Perfil: Analista da ASCON Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.2 do Manual do Usuário do Processo Receber Nota Fiscal. RECEBER NOTA FISCAL - CENÁRIO 01:

Passo 03: Verificar/Corrigir Solicitação Atividade: Verificar/Corrigir Solicitação Perfil: Analista da Coordenadoria de Transportes Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.3 do Manual do Usuário do Processo Receber Nota Fiscal. RECEBER NOTA FISCAL - CENÁRIO 01:

44 Passo 04: Analisar Solicitação para Emissão de PD Atividade: Analisar Solicitação para Emissão de PD Perfil: Ordenador de Despesas Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.4 do Manual do Usuário do Processo Receber Nota Fiscal. RECEBER NOTA FISCAL - CENÁRIO 01:

Passo 05: Emitir PD Atividade: Emitir PD Perfil: Analista da Coordenadoria de Transportes Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.5 do Manual do Usuário do Processo Receber Nota Fiscal. RECEBER NOTA FISCAL - CENÁRIO 01:

Passo 06: Avaliar Encerramento do Processo Administrativo Atividade: Avaliar Encerramento do Processo Administrativo Perfil: Titular da Coordenadoria de Transportes Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.6 do Manual do Usuário do Processo Receber Nota Fiscal. RECEBER NOTA FISCAL - CENÁRIO 01:

Passo 07: Encerrar Processo Administrativo Atividade: Encerrar Processo Administrativo Perfil: Solicitante Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.7 do Manual do Usuário do Processo Receber Nota Fiscal. RECEBER NOTA FISCAL - CENÁRIO 01:

RECEBER NOTA FISCAL CENÁRIO 02 Recebimento de Nota Fiscal/Nota de Débito. (Com Processo Encerrado)

Passo 01: Solicitar Emissão de DL Atividade: Solicitar Emissão de DL - Seleção de Processo Encerrado Perfil: Analista da Coordenadoria de Transportes Os passos desta atividade estão detalhados na Seção do Manual do Usuário do Processo Receber Nota Fiscal. RECEBER NOTA FISCAL - CENÁRIO 02:

Passo 02: Solicitar Reabertura de Processo Administrativo Atividade: Emitir DL Perfil: Titular da Coordenadoria de Transportes Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.8 do Manual do Usuário do Processo Receber Nota Fiscal. RECEBER NOTA FISCAL - CENÁRIO 02:

Passo 03: Reabrir Processo Administrativo Atividade: Reabrir Processo Administrativo Perfil: DAF - Solicitante Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.9 do Manual do Usuário do Processo Receber Nota Fiscal. RECEBER NOTA FISCAL - CENÁRIO 02:

Passo 04: Ajustar Solicitação para Emissão de DL Atividade: Ajustar Solicitação para Emissão de DL Perfil: Analista da Coordenadoria de Transportes Os passos desta atividade estão detalhados na Seção 2.10 do Manual do Usuário do Processo Receber Nota Fiscal. RECEBER NOTA FISCAL - CENÁRIO 02: