Fundamentos Arquivísticos Aula 6

A Gestão Documental a Arquivística no séc. XX Arquivo guardava apenas material dito ‘histórico’ e dificilmente fazia recolhimento. Desenvolvimento da História positivista e sua entrada nos arquivos e começando a organizar de acordo com suas necessidade de pesquisa. Diferenciava, de país para país os graus de intervenção dos arquivos nas instituições produtora de documentos.

Primeiras discussões: Hillary Jenkinson (1928): Os documentos de arquivos são apenas os de suporte papel; Preocupado com os arquivo históricos e na necessidade de prestar serviços arquivísticos à produção históriográfica; Ser arquivista é produzir soluções políticas e técnicas para preservação da história. A eliminação é um trabalho da administração e não do arqui-vista No período entre guerras outra preocupação passa a caracterizar a arquivística: A Avaliação documental Complexificação do Estado e aumento exponencial da produção de documentos.

A ‘Explosão documental’ amplia os problemas: Pessoal, equipamentos, edifícios; Caráter pragmático: saturação dos depósitos de arquivos ‘históricos’; Fazer avaliações e eliminações dos documentos Cada país trata de encarar o tema: Inglaterra Public Record Office Act (1877); Alemanha estabelecimento de 3 parâmetros: idade conteúdo e posição hierárquica da entidade produtora. EUA Teorização sobre os valor dos documentos.

Desenvolvimento no EUA da Administração Científica: Aplicação de métodos cientí-ficos à administração para garantir a consecução de seus objetivos com a máxima pro-dução e o menor custo; Eficiência: capacidade de obter melhores resultados com menores recursos; Eficácia: fazer o que é preciso para se atingir os objetivos. (Fazer a coisa certa da forma certa) Produtividade Criação de comissões para avaliar as formas de produ-ção, tramitação e armaze-namento dos documentos = subsídios para a gestão dcumental. Comissão Hoover(1950): si-tuação crítica de documen-tos (Federal Record Act) Comissão Federal sobre o Fluxo de papéis(1970): ex-cesso de formulários e infor-mação dispersa. (Paperwork Reduction act)

Controle da produção documental, a racionalização das eliminações e conservação econômica e concentrada dos documentos de guarda intermediária; difusão de manuais de procedimentos. (Indolfo, 2007) Na Arquivística o primeiro profissional a fazer referência ao ciclo vital dos documentos foi Philip C. Brooks: “(...) reconhecia a necessidade dos arquivistas desviarem sua atenção dos usos acadêmicos dos registros para todas as fases de seu ciclo de vida.(Indolfo, 2007)” Neste ambiente Theodore Schellenberg (1950) desenvolve uma teorização própria sobre o valor do documento: Valor primário – para entidade produtora (administrativo, fiscal e jurídico) e Valor secundário – para a investigação (valor de prova, memória e de informação)

Valores de Prova: Valor de informação: Organização e funcionamento da instituição; História da instituição (origem, desenvolvimento e encerramento); Usos históricos; Valor de informação: Unicidade: a informação não pode ser encontrada em outras fontes; Forma: concentração de informação nos documentos; Importância: deve ser julgado depois dos critérios de unicidade e forma.

Record Management e Teoria das 3 Idades Criação americana traduzida como Gestão Documental: visa a intervenção da administração Arquivística logo na primeira idade dos documentos, na fase de produção e tramitação. A gestão documental afirma-se como uma nova área distinta da Arquivística e com estrito vínculo com a administração. Record management x Archivist = criação de profissionais separados e atuações separadas Base para criação da Teoria das 3 Idades.

Arquivos Intermediário: Arquivos Permanentes: 3 Teoria das Três Idades Linha Americana: Documentos ligados a Administra-ção e documentos ligados aos Arquivos (Record Management e Archives) Estabelecimento das Idades dos Documentos: Arquivo Corrente: são constituídos por docu-mentos de utilização fre-quente que se encontram junto aos órgãos ou setores que os criaram. Arquivos Intermediário: são formados pelos docu-mentos que já não tem uso frequente pelo setor que o gerou e são armazenados temporariamente e que esperam tratamento arqui-vístico Arquivos Permanentes: são constituídos pelos documentos que legal-mente já não precisam estar junto das entida-des produtoras e que após tratamento podem ser liberados para disse-minação pública.

Terminologia Conceito de Arquivo