Administração de Projetos drivanmelo@yahoo.com.br

O que é Projeto? Projeto é intenção, pretensão, sonho: “Meu projeto é comprar uma casa”; Projeto é idéia ou concepção de produto ou serviço: “Estes dois carros são projetos muito semelhantes”; Projeto é esboço ou proposta: “Todos têm o direito de apresentar um projeto de lei ao congresso”; Projeto é desenho para orientar construção: “Já aprovei e pedi ao arquiteto que detalhasse o projeto”;

Projeto é empreendimento com investimento: “A prefeitura vai construir novo projeto habitacional”; Projeto é atividade organizada com o objetivo de resolver um problema: “Precisamos iniciar o projeto de desenvolvimento de um novo motor, menos poluente”; Projeto é um tipo de organização temporária, criada para realizar uma atividade finita: “Aquele pessoal é a equipe do projeto do novo motor”.

Projeto – É atividade com começo e fim programados, que tem o objetivo de fornecer um produto singular.

Produtos – idéias – Eventos Os objetivos do projeto sempre são chamados de produtos. Que pode ser: Produtos físicos, Idéias e serviços ou Eventos. Idéia Produto Eventos

PRODUTOS FÍSICOS Casas Rodovias Veículos Máquinas e equipamentos Produtos físicos são tangíveis. Muitos projetos são atividades temporárias ao final das quais um item tangível deve ser fornecido: Casas Rodovias Veículos Máquinas e equipamentos Estações espaciais Pirâmide do antigo Egito Túnel do Canal da Mancha

IDÉIAS – Produtos Conceituais Produtos conceituais são intangíveis, como idéias, roteiros de filmes, mapas, sistemas, organogramas, processos, plantas, desenhos, fórmulas e teorias. Muitos projetos são esforços finitos que visam fornecer produtos desse tipo. Por exemplo: Escrever um livro ou trabalho acadêmico; Montar o conteúdo de um curso ou programa de uma disciplina; Preparar o roteiro de um programa de estudos; Organizar os Jogos Olímpicos; Desenvolver um sistema de telemarketing.

EVENTOS Planejar, organizar e realizar eleições, prêmio de fórmula I; Eventos são produtos que consistem na realização de tarefas, serviços ou atividades. O projeto é a própria execução da atividade que, em geral, representa apenas a parte final de um conjunto de atividades de planejamento, organização e controle. Exemplo: Planejar, organizar e realizar eleições, prêmio de fórmula I; Planejar, organizar e realizar estudos, pesquisas e diagnósticos, cursos e seminários, reuniões e congressos; Implantar sistemas, processos e modelos de organização.

A maioria dos projetos contém Conceitos, Produtos fisicos e Eventos, como os jogos olímpicos que envolvem atividades de Planejamento, Organização, Construções e Competições.

Ciclo de Vida de um Projeto É a seqüência de fases que vão do começo ao fim de um projeto. O entendimento do ciclo da vida permite a visualização sistêmica do projeto desde seu inicio até a conclusão, facilitando o estudo e a ampliação das técnicas de administração de projetos.

Fases do Ciclo de Vida do Projeto Volume de Recursos Comprometimento Entrega Valor real Desenvolvimento Desenho ou Projeto do Produto Concepção Valor estimado Inspiração Tempo

A maioria dos Ciclos de Vida de Projetos tem 05 (cinco) fases: Inspiração - Descoberta da idéia ou visão do produto. Concepção - A idéia transforma-se em um modelo mental ou representação do produto que deverá ser fornecido ao final do projeto. Desenho ou Projeto do Produto – O modelo mental transforma-se em um desenho detalhado do produto; Eventualmente é feito um protótipo ou maquete do produto. Desenvolvimento – O produto é gradativamente elaborado. Entrega – No final do projeto, o produto é apresentado ao cliente. Cada tipo de projeto tem um tipo de ciclo de vida específico e o número de fases pode aumentar ou diminuir.

CONCLUSÃO: Inspiração e Transpiração Todo projeto começa com uma idéia e passa por diferentes fases antes de se concretizar como produto que possa ser utilizado. As idéias nascem de problemas, necessidades, encomendas de cliente ou da criatividade de mentes visionárias que trabalham para si só. A idéia corresponde à fase de inspiração como sendo 10% do projeto. Os 90% restantes são feitos de transpiração.

Roteiro para a Administração de um Projeto Encerramento do Projeto Controle da Execução Entrega do Produto Mobilização de Recursos Execução dos Planos Planejamento do Produto e Meios Esclarecimento de Necessidades

para Administração de Projetos Processos básicos para Administração de Projetos 02 (dois) processos básicos compõem a administração de um projeto: Planejamento e Execução, que se dividem em outros processos. Entender a necessidade a que o projeto deverá atender; Planejar o produto a ser fornecido pelo projeto; Planejar o tempo e os recursos necessários para fornecer o produto; Mobilizar os recursos; Executar e controlar as atividade e o consumo de recursos; Fornecer o produto; Encerrar o projeto.

Planejamento do Projeto O planejamento é uma atividade administrativa, um modelo teórico que determina as ações a serem desenvolvidas, que procura antecipar o que deve ser feito no futuro; O processo de planejamento é gradual e sucessivo a primeira idéia do projeto, em muitos casos, passa por um processo de avaliação de seu interesse e viabilidade; Planejar é requisito primário, o mais elementar da administração; Planejar é uma relação temporal entre as atividades a serem executadas e o tempo disponível para tanto.

Principais Etapas do Processo de Planejamento Plano Básico do Projeto Idéia do Projeto Filtro da Idéia Filtro do Projeto Plano Detalhado do Projeto Filtro do Plano Inicio da Execução

Elementos Básicos de um Plano de Projeto Produto Prazo Plano do Projeto Custo Riscos Comunicações Qualidade Logística Equipe

Planejamento do Escopo A parte mais importante do planejamento de um projeto é a definição do produto. O escopo descreve todos os produtos de um projeto, os serviços necessários para realizá-los e resultados finais esperados. Descreve também o que é preciso fazer para que alcance seus objetivos com os recursos e funções especificados. O escopo de um projeto se divide em: Escopo do Produto – Que descreve as características do produto final, e Escopo do Projeto – Que descreve o trabalho necessário para que seja entregue com as características especificadas.

Festa de Lançamento de um Produto Estrutura analítica do projeto de uma festa, cada retângulo representa um objetivo: um produto a ser entregue pelo gerente do projeto. Festa de Lançamento de um Produto Convidados Convites Apresentador Festa Alimentos Bebidas Apresentador Música Local da Festa Carros Salão Mesas e Cadeiras Eletricidade

A estrutura analítica de todos os projetos do mesmo tipo são parecidos. Nos projetos de desenvolvimentos e implantação de idéias e sistemas, de forma geral, têm estruturas analíticas em que os objetivos variam conforme o ciclo de vida do projeto. Projeto de implantação de um sistema Diagnóstico da situação atual Plano do novo sistema Treinamento dos funcionários Implantação, teste e avaliação

Planejamento Operacional Para desenvolver e fornecer o produto do projeto, é preciso realizar atividades que consomem recursos. Prazos e custos são afetados pelo risco do projeto, que são identificados e avaliados com base no escopo. Os riscos do projeto são um conjunto de eventos que podem ocorrer sob a forma de ameaças ou de oportunidades que, caso se concretizem, influenciam o objetivo do projeto, negativamente ou positivamente. A necessidade de gerenciar riscos decorre, principalmente, da consciência de existência de fatores, internos ou externos ao projeto, cujo desencadeamento, ao longo do seu ciclo de vida, podem fazer alterar o objetivo do mesmo.

São três as ferramentas básicas de Planejamento Operacional: Plano de Gestão dos Riscos, do Cronograma e do Orçamento do Projeto. Análise do Escopo do Projeto Análise dos Riscos do Projeto Identificação dos Recursos necessários Definição das atividades, de sua seqüência e sua duração Elaboração do Orçamento do Projeto Elaboração do cronograma do projeto Plano Operacional do Projeto

Execução do Projeto A execução do projeto consiste em realizar as atividades e aplicar os recursos previstos no plano. A medida que as atividades se completam e os recursos são consumidos, o produto ou serviço concretizam-se, o projeto aproxima-se do encerramento. O Processo de Controle integra o de Execução. Controlar é um procedimento para administrar as variações em relação aos planos e garantir a realização dos objetivos. Possibilitar as próprias mudanças dos planos é outra função importante do processo de Controle.

Atividade de Execução e Encerramento do Projeto Execução e Conclusão Aprovação dos Resultados Desmobilização e Realocação da Equipe Homologação do Produto Encerramento das Contas Preparação dos Relatórios Finais

ADMINISTRAÇÃO DE PROJETOS Gerência de Projetos, Gestão de Projetos, Gerenciamento de Projetos ou ainda Administração de Projetos - É a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas na elaboração de atividades relacionadas para atingir um conjunto de objetivos pré-definidos, num certo prazo, com um certo custo e qualidade, através da mobilização de recursos técnicos e humanos.

GERENTE DO PROJETO A gerência de projetos é um ramo da Ciência da Administração que trata do planejamento e controle de projetos; Gerenciamento de projetos é o controle de tarefas, prazos e recursos de projetos; O Gerente do Projeto coordena uma equipe, em geral multidisciplinar, cujos integrantes pertencem a diferentes departamentos; Envolve também a comunicação dos progressos e resultados alcançados para os clientes, staff ou alta administração; O desempenho do Projeto e conseqüentemente do Gerente são avaliados pela Satisfação do Cliente e da Equipe.

Responsabilidades e Papéis do Gerente do Projeto É assegurar a realização do projeto de acordo com os planos de escopo, qualidade, prazo e custo. A necessidade de se adicionar valor aos produtos e serviços, visando o atendimento de um consumidor que se encontra em constante mutação, apresentando um nível de exigência cada vez maior, tem provocado nas organizações uma crescente necessidade de superação no atendimento a critérios como: eficiência, eficácia, redução de custos, agilidade, flexibilidade, qualidade, criatividade, inovação, dentre outros.

Sob esta ótica, o gerente de projetos assume uma relevância fundamental dentro das organizações, uma vez que o sucesso desejado no projeto está relacionado diretamente ao seu desempenho.

Habilidades necessárias para um bom desempenho no gerenciamento de projetos. Orçamento, Prazo, Custo Voltada para o gerente Planejamento Controle Voltada para a equipe Capacidade de Organização Liderança Tecnologia Informação Formação Técnica Formação Técnica e Administrativa HABILIDADES Variação nas estruturas Formação Acadêmica Experiência Autoridade Tomada de decisão Competência Técnica Mudança de diretriz Conflito Relacionamento Motivação Comunicação Clientes Equipe Fornecedores

Competências São as qualificações necessárias para o desempenho eficaz do papel de Gerente de Projetos. Competências da Administração de Projetos: Escopo, Tempo, Custo, Risco Competências da Administração Geral: Planejamento, Organização, Execução, Controle Competências Humanas: Liderança, Motivação, Trabalho de grupo

O Cargo na Estrutura A natureza do cargo de gerente de projetos é influenciada pelo tipo de estrutura em que opera. Há 03 (três) tipos principais de estrutura pata projetos: Funcional, Autônomo e Matricial. Projeto Matricial Responsabilidades em geral maiores que autoridade. GP não é o chefe formal da equipe e pode tornar-se apenas coordenador de esforços. Projeto Funcional Gerente de projeto com total controle sobre a equipe. Autoridade compatível com responsabilidades. Projeto Autônomo Gerente de projeto com total controle sobre a equipe. Autoridade compatível com responsabilidades.

Como Preparar uma Proposta de Projeto Defina os objetivos do projeto; Esclareça a necessidade a ser atendida; Defina o Produto do Projeto; Defina os meios para atingir os objetivos; Prepare um programa de trabalho; Prepare um cronograma; Identifique os recursos necessários para realizar as atividades; Defina o custo do programa de trabalho; Defina a equipe e a organização do projeto; Defina a forma de administração do projeto.

Lição de Gerenciamento Nunca comece um projeto sem ter em mãos todos os recursos.