Prof. Josemar Henrique de Melo Aula 3 Gestão de Documentos I Prof. Josemar Henrique de Melo Aula 3

Conceitos de Arquivo “O arquivo do Arquivo Municipal de João Pessoa não se encontra, no arquivo, junto dos arquivos depositado no arquivo daquele Arquivo”. (Mouta. 1989, p. 12) Conceitos distintos expressos numa mesma palavra; Polissemia: Arquivo serviço / Arquivo da Instituição Arquivo informação / Arquivo construção arqui-tetônica / Arquivo móveis.

Conceito de Arquivo Conjunto de Documentos produzidos e recebi-dos seja qual for a sua data, sua forma e suporte, acumulados em um processo natural por uma pessoa ou instituição pública ou privada no transcurso de sua gestão. Conservados, res-peitando aquela ordem para servir como testemunho e informação (Herrera, 1993)

Conceito de Arquivo O Arquivo é um sistema (semi-)fechado de informação social materializada em qualquer tipo de suporte, configurado por dois fatores essenciais – a natureza orgânica (estrutura) e a natureza funcional (serviço/ uso) – a que se associa um terceiro – a memória – imbricado nas anteriores.” (Silva, 1999)

Conceito de Documento Documento provêm do verbo latim ‘docere’ que significa ensinar instruir. Em latim empregaria o vocá-bulo ‘documentum’ para designar o objeto de ação de ensinar e portanto de apren-der. Sentido moderno de escrito probatório de algo: ‘Prova’ “Qualquer base de conheci-mento fixada materialmente e disposta de modo que se possa utilizar para consulta, estudo, prova.” (Dicionário Aurélio) Consideram-se documentos quaisquer escritos, instru-mentos ou papéis públicos ou particulares. (Código do Pro-cesso Penal) Produto da atividade huma-na

Em todo documento aparecem 3 elementos: O suporte material duro (pedra, argila, bronze) ou brando (papiro, pergaminho, papel etc.) A linguagem para fixar a informação (escritura alfabética, imagem, impulsos eletromagnéticos, etc.) Informação: mensagem, conteúdo, notícia (testamento, carta, lei, provas, etc.) Segundo esta perspectiva o documento poderia ser um papiro egípcio, uma pintura rupestre, uma moeda, pois em todos eles encontram-se os 3 elementos. O documento seria, portanto, o meio pelo qual se transmite uma mensagem

Classificação dos documentos Natureza do suporte: papel, suportes óticos, (CD’s, DVD’s,), pen drives, além dos antigos (pe-dra, pele, pergaminhos, metais, etc.) Gênero ou Código empregado: textuais, audio-visuais, iconográficos, , informáticos, cartográ-ficos. Natureza do assunto: ultra-secretos, sigilosos, ostencivos. Capacidade de difusão: público, inédito, reservado, pessoal.

Documento administrativo São aqueles que gerados na gestão dos assuntos púbicos ou privados, por pessoas físicas ou jurídicas, tanto pública como privadas. Públicas: emanados de uma autoridade pública e formam parte do domínio público inalienáveis, imprescritíveis e inegociáveis. Privados: se referem a assuntos de direito privado. Em todo documento administrativo podemos distinguir: Elementos materiais: papel, signos e símbolos, fotocópias, minutas. Elementos subjetivos: autor jurídico (responsável pelo conteúdo), autor material (que as vezes põe suas iniciais), referendadores (complementam a posição do sujeito jurídico, outras testemu-nhas. Elementos formais: selo, papel especial, legalização de fórmulas, traduções.

Características dos documentos administrativos São emitidos por um órgão administrativo; Produz efeitos (jurídicos, informativos ou comunicativos) frente a terceiros ou na própria organização; Sua emissão é válida sempre e quando cumpram os requisitos formais exigidos pelas normas da atividade administrativa; São seriados; São exclusivos, pois a informação que contem é exclusiva.

Documentos públicos Segundo o critério de divisão de poderes do Estado os documentos públicos se dividem em: Normativos: relacionados com a atividade legislativa (leis, decretos, resoluções, etc.); Administrativos: relacionados com a atividade executiva do Estado e seus organismos públicos; Jurisdicionais: relacionados com o poder judicial. Obs: levar em consideração as atividades meios e as atividades fins; Documentos da administração e documentação dos administrados (sobem e descem).

Documento de Arquivo “O documento de arquivo nasce como uma ferra-menta da administração ante a necessidade da ges-tão (valor administrativo) para conservar as contas e os documentos financeiros (valor contábil) para assinalar como se obtiveram, assinaram, gastaram e justificaram (valor fiscal), para ter refenrêcia sobre as pessoas, lugares e assuntos (valor informativo), para salvaguardar direitos e obrigações, patrimô-nios e rendas (valor jurídico), cumprir as exigências da lei (valor legal) e reconstruir e revisar o passado (valor histórico e cultural).” (LOPEZ, et . al. 2007, p.63)

Documento de Arquivo Em outras palavras: Se trata de documentos produzidos e acumulados por uma instituição pública ou privada, pessoa ou família no curso de sua gestão ou atividade, para o cumprimento de seus fins e conservados como testemunhos, informação e gestão. Os documentos de arquivo podem ser: Documentos simples quando se trata de um único documento ou Documentos compostos quando são integrados por vários documentos que não se podem separar

Características do Documento de Arquivo Imparcialidade: os documentos de arquivo são inerentemente verdadeiros. As razões de sua produção (para desenvolver atividades) e as cir-cunstâncias de sua criação (rotinas processuais) asseguram o caráter de prova e fidedignidade; Autenticidade: são autênticos porque são cria-dos, transmitidos, mantidos e conservados sob custódia de acordo com procedimentos regulares;

Naturalidade: os documentos de arquivo não são coletados artificialmente, mas surgem de acordo com o cur-so dos atos e ações de uma administração; Integridade: todos os docu-mentos de arquivo são íntegros nas suas partes internas e externas; Unicidade: não existe um documento igual ao outro. O documento de arquivo é único independente das cópias que se façam dele.

Interrelacionados: cada do-cumento está intimamente relacionado com outros e com a sua unidade produ-tora, no qual está preserva-do o seu significado (orga-nicidade); Contexto: todo documento de arquivo é produto de um encadeamento que lhe confere um traço diferen-ciador (porque foi produzi-do e quais as etapas e seu trâmite?). Obs: Se o documento é re-sultado da atividade de uma pessoa física ou jurídi-ca podemos falar de um caráter orgânico desse re-gistro. A acumulação dos documentos orgânicos de caráter arqui-vístico dá ori-gem aos arquivos da organi-zação.