Módulo Practice Management

FOCUS FIVE Cinco passos para o sucesso do escritório Acountia: Crescimento Produção Pontual Recebimentos Contacto Mensal Significativo com os Clientes Relatórios Mensais de acompanhamento da unidade Fiducial

1. Crescimento Mínimo: 2 novos clientes/mês -> 1º e 2º Ano 1 novo cliente/mês -> 5º em diante Ou, em alternativa, um objetivo em termos de valor 500€/mês -> 1º e 2º Ano 350€/mês -> 3º e 4º Ano 250€/mês -> 5º em diante

2. Produção Pontual Uma vez vendido o nosso serviço, o próximo passo é produzir o trabalho A regra é:   “No mínimo 90% dos clientes deverão receber os relatórios de gestão até ao dia 25 do mês seguinte aquele que os relatórios digam respeito”

2. Produção Pontual 6 passos a seguir para que os nossos clientes tenham direito a um serviço de elevado profissionalismo: Após a venda, realizar a instalação num prazo máximo de 48 horas Fazer compreender aos RH a importância da entrega pontual da informação aos clientes

2. Produção Pontual Agendar reuniões semanais com os Supervisores e/ou Administrativos de Contabilidade para discutir os problemas que possam ter sentido na recolha dos dados a tempo para serem processados Frequentemente a reinstalação é necessária Acompanhar a “ Folha de Trabalho Mensal” Perguntar a si próprio “Eu sei o nível de produção de cada administrativo de contabilidade no dia X?”

3. Recebimentos A regra é: Deverá ter-se no mínimo 85% dos clientes a pagar via transferência bancária A Meta é 100%

4. Contacto Mensal Significativo com o Cliente A regra é : Deverá contactar-se no mínimo 85% dos clientes de forma significativa uma vez por mês A Meta é 100% Estes contactos são registados no “Relatório Mensal de Contactos com Clientes”

5. Relatórios Mensais Relatórios de Gestão Mensais de Acompanhamento da Própria Unidade Fiducial Orçamento e Plano de Negócios Vs Realizado Relatório Focus Five

Qual é o meu resultado ? Confira mensalmente o seu resultado nos Focus Five Se atingirem os resultados mínimos em cada área, o sucesso do seu negócio está garantido

Qual é o meu resultado ? Focus Five Mensal Objct. Realizado Novos clientes mês/fact. 2/500 € _______ % clientes com RG entregue 90% ______ % clientes a pagar TB 85% _______ % clientes contactados 85% _______ Relatório Financeiros 5.1 Orçamento vs Realizado Revisto _______ 5.2 Relatórios Focus Five Enviado _______ até dia 10

N.N. sociais de auto-realização Recursos Humanos Douglas Mcgregor (1906-1964), Abraham Maslow (1908 -1970) N.N. sociais de auto-realização N. do eu N. sociais N. de segurança N. fisiológicas n. criativas ou de valores ou ideais n. ciência e prestigio social N. siais n. ciência e prestigio social n. segurança económica n. saúde

Recursos Humanos J.A. PÉREZ LÓPEZ (1934-1996) Motivação Extrínseca Vinculo de Interesse Incentivos Políticas de Retribuição Motivação Intrínseca Vinculo de atracão Oportunidades Políticas de Promoção (Desenvolvimento Profissional) Motivação Transcendente Vinculo de lealdade Apelo a Valores Políticas de participação: trabalho em equipa, etc

Administrativo Expediente Geral Recursos Humanos Partner Supervisor Administrativo Expediente Geral Administrativo Consultor Comercial

Administrativo Exp. Geral Recursos Humanos Dinâmica de Contratação Tipo de Empregado N.º de Clientes 1º Administrativo 5 2º Administrativo 20 1º Comercial 1º Supervisor 30/40 Administrativo Exp. Geral 3º Administrativo 60 2º Supervisor

Qualidades num colaborador Recursos Humanos Qualidades num colaborador Existem certas qualidades que são comuns a todos os colaboradores. Na decisão de contratar um novo empregado, existem vários fatores a considerar, tais como: Responsabilidade Proatividade Rigor Disponibilidade Capacidade para trabalhar em equipa Espirito de serviço

Responsabilidades do Cargo Partner Administrativo de Contabilidade Administrativo Expediente Geral Supervisor Consultor Comercial

Partner Gestão Comercial Captação de clientes Manutenção de Clientes Gestão de Recursos Humanos Mediação e controlo da actividade produtiva Avaliação, motivação e formação de colaboradores Gestão administrativa e financeira do seu próprio negócio Plano de negócios, Orçamento e Desvios Pagamentos e recebimentos Manutenção e melhoria do sistema de gestão da qualidade

Administrativos de Contabilidade Quando se contrata um administrativo de contabilidade, um dos principais objectivos será encontrar indivíduos que possam permanecer na empresa por um longo período de tempo Perfil ideal: Jovem e formação média (12º ano) com curso profissional de contabilidade Introduzir os dados no software da forma mais eficiente e rápida possível Obter todos os elementos e dados do cliente Preencher a “Folha de Trabalho Mensal” na parte que diz respeito aos elementos recebidos dos clientes Processar toda a contabilidade e inerentes obrigações fiscais dos clientes ( IVA, S. Social, etc.) Ser capaz de responder às questões dos clientes Ser capaz de lidar com 20 clientes em média, completando todas as obrigações acima descritas

Administrativo Expediente Geral Não lida diretamente com o processo produtivo nem com o cliente Atender o telefone Escrever cartas Organização e Arquivo Serviços externos Ajudar na introdução de dados, quando necessário

Supervisor Perfil ideal: Ser TOC, a experiência é importante, Sentido de responsabilidade Ser responsável por todas as questões contabilisticas e fiscais de + de 30 clientes em média

Supervisor Administrativos Contratar, formar e supervisionar os Administrativos Acompanhar todo o processo produtivo Responder a todas as questões técnicas de contabilidade e do seu respetivo processamento Rever toda a informação para o cliente Rever a “Folha de trabalho mensal” e a “Folha de controlo da avença mensal/tempo gasto” Preparar e rever os incentivos mensais aos administrativos

Supervisor Cliente atuais Contactar mensalmente com os clientes Rever todos os relatórios de gestão antes de os apresentar ao cliente Lidar e resolver questões dos clientes Novos clientes Instalar novos clientes Completar e processar o trabalho em atraso Processar dois meses de trabalho para clientes novos e rever a contabilidade com o administrativo

Supervisor Preparar os impostos e o trabalho de final de ano Referências Ativamente solicitar referências aos clientes Preparar os impostos e o trabalho de final de ano Correspondência do cliente Inquéritos do cliente Inquéritos das Autoridades Fiscais

Supervisor Manter semanalmente uma reunião com o Gestor/Franchisado para revisão de todas as questões: produção, contabilidade, problemas de clientes, staff, etc

Consultor Perfil ideal: Formação em Gestão/Economia, experiencial profissional relevante em análise financeira Planos de negócio e orçamento Estudos de Viabilidade Projetos de Investimento Avaliações de Empresas

Incentivos Administrativo de Contabilidade: Deve existir um incentivo de 25% do total da faturação dos clientes sob alçada do administrativo, cujo trabalho tenha sido acabado até final de cada mês Exemplo: O Administrativo é pago a €5/hora para um horário de trabalho de 40h semanais. O valor base será de €800 No final do mês o administrativo completou o trabalho para 20 clientes, com um total de faturação de €4.000 O incentivo é calculado: €4.000*25%=1000 Menos a base de =800 Incentivo do mês=200

Comercial Perfil ideal: Espírito comercial/consultor, pessoa que inspire confiança e credibilidade, de preferência com alguns conhecimentos nesta área Trabalhar por objetivos “Beber” a filosofia Fiducial Trabalhar ativamente na prospeção de clientes Trabalhar sistematicamente de forma a atingir os níveis de vendas estabelecidos: Assinar acordos de prestação de serviços Entregar relatórios de forma regular como requisitados pelo Gestor/Franchisado Inserir todos os dados no CRM

Incentivos Comercial: Nos primeiros 3 meses de atividade, deve-se pagar um valor fixo de por exemplo €1.000. Após esse período devemos ter o seguinte esquema de retribuição: Retribuição de 2 x o valor da avença mensal, para contactos gerados por nós Retribuição de 4 x o valor da avença mensal, para contactos gerados pelo comercial O valor de 2 avenças inclui todos os custos relacionado com deslocações, embaixador andante, telemarketing, etc. Exemplo: Supondo que o comercial angaria 2 novos clientes por mês, com uma avença média de €200. Se esses contactos tiverem sido gerados por ele, terá direito a uma retribuição de = 2*200*4= €1.600

Medição e Controlo

Relatórios Controlo da Atividade São instrumentos de medição para avaliar a perfomance e controlar a atividade O objetivo é o maior crescimento e produtividade possível Todos os escritórios necessitam de registar o seu crescimento e a sua atividade usando sistemas que possam ser duplicados e delegados

Relatórios de Controlo Interno Folha de controlo da avença mensal/tempo gasto É um relatório usado pelo staff para documentar o tempo despendido diariamente com o processamento do cliente No final de cada mês o relatório está completo O responsável revê se a informação está a ser processada a X ( 75 €/ hora ) Por ex. Cobra-se 150 €/mês ao cliente, todo o processo não deverá demorar mais de duas horas a processar e a rever toda a informação do cliente Se o processo demorar mais que duas horas em média, está-se a perder € com o cliente

Relatórios de Controlo da Atividade Relatório de Contactos Mensais com Clientes: É um relatório onde deverão ser registadas o nº de chamadas mensais para cada cliente, e sempre que possível o respetivo tempo gasto Relatório de Trabalho Administrativo: Este relatório serve como uma comparação interna do trabalho dos administrativos. Este relatório poderá servir como fator de motivação para si e para a sua equipa

Relatórios de Controlo Interno Folha de Trabalho Mensal Reflete por administrativo o estado (produtivo) do trabalho com cada cliente a cada momento. O relatório deve ser preenchido por cada individuo que tiver clientes na sua alçada Fecho e Apresentação de Contas Fecho de Contas: Dossier Fiscal