Manuais Conceitos: “(...) todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, funções, atividades, políticas, objetivos, instruções e orientações que devem ser obedecidos e cumpridos pelos executivos e funcionários da empresa, bem como a forma como estes devem ser executados, quer seja individualmente, quer seja em conjunto” (OLIVEIRA, 2002)

Faz parte do trabalho de análise e redesenho. Manuais “Manual é o conjunto, ou a coleção sistemática de normas, diretrizes, objetivos, instruções e orientações que indicam para todos os funcionários da organização o que deve ser feito, como, onde, quando, quem deve fazer e por que é feito” (D’ASCENÇÃO, 2001). São desenvolvidos ao longo da análise, redesenho e informatização dos processos administrativos. Faz parte do trabalho de análise e redesenho.

Manuais Vantagens: Fontes permanentes de informações e consultas Facilitam a efetivação de normas, procedimentos e funções Propiciam coerência e continuidade na execução das tarefas Facilitam o treinamento de funcionários Novos Antigos (reciclagem) Permitem maior delegação de autoridade Descentralização Maior predisposição para assumir responsabilidades Permitem uma melhor visão de conjunto para os funcionários Constituem-se em um histórico administrativo

Manuais Desvantagens: Custo normalmente alto Apesar de serem ponto de partida, não são solução para todos os tipos de problemas possíveis Custo normalmente alto Quando muito sintéticos, tendem a ser pouco úteis Quando muito detalhados, tendem a se desatualizar rapidamente, pois ignoram os aspectos informais Se incompletos ou malfeitos, causam mais problemas, inclusive devido a redações pouco claras, prolixas ou deficientes Em geral, são pouco flexíveis Podem limitar a criatividade e o julgamento pessoal

Manuais Indicações de uso: Dúvidas freqüentes do público-usuário Demora e formação de filas Desconhecimento de uma determinada rotina Treinamentos

Manuais Requisitos: Necessidade real Diagramação estruturada e adequada às finalidades Um bom índice e sumário Ser flexível e possuir redação simples e clara Sofrer revisões e atualizações constantes Ser distribuído a todos os funcionários

Manuais Tipos de manuais: Manuais técnicos Manuais administrativos manual de manutenção de máquinas e equipamentos manual de operacionalização de máquinas e equipamentos manual de terminologia técnica manual de processos de produção Manuais administrativos manual de organização (funções) manual de políticas e diretrizes manual do empregado manual de instruções especializadas manual de normas e procedimento

Manual de processos administrativos (normas e procedimentos dos processos administrativos Finalidades Divulgar quais as atividades (o que é feito) ao pessoal envolvido com o processo; Padronização de procedimentos (como, quando, quem faz e onde é feito); Delimitar áreas de competências Permitir coordenação efetiva das atividades do processo.

Manual de processos administrativos (normas e procedimentos dos processos administrativos Conteúdo do manual normas/procedimentos (o que é feito, por quem, como, onde e quando); documentação de formulários, relatórios, etc. que pertencem ao processo administrativos; Fluxo do processo Anexos (modelos, tabelas, notas explicativas, figuras)

Manual de processos administrativos Roteiro para elaboração Definição do processo e seus objetivos; Conhecimento da empresa; Planejamento do manual Levantamento Elaboração redação diagramação e formatação codificação e itemização impressão e encadernação testes implantação

Manuais eletrônicos Vantagens Diagramação e formatação Dispensa impressão e encadernação Rapidez na divulgação do manual e nas atualizações Custos reduzidos Arquivamento Acompanhamento (da utilização)