PLANO DE LOGÍSTICA COMERCIAL ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS CURSO SUPERIOR DE TECNOLOGIA EM GESTÃO COMERCIAL
FORNECEDORES Cadeia de fornecimento é o grupo de fornecedores que supre as necessidades de uma empresa na criação e no desenvolvimento dos seus produtos. Pode ser entendido também como uma forma de colaboração entre fornecedores, varejistas e consumidores para a criação de valor. Cadeia de fornecimento pode ser definida como o ciclo da vida dos processos que compreendem os fluxos físicos, informativos, financeiros e de conhecimento, ...
FORNECEDORES ... cujo objetivo é satisfazer os requisitos do consumidor final com produtos e serviços de vários fornecedores ligados. A cadeia de fornecimento, no entanto, não está limitada ao fluxo de produtos ou informações no sentido Fornecedor -> Cliente. Existe também um fluxo de informação, de reclamações e de produtos, entre outros, no sentido Cliente -> Fornecedor (Ayers, 2001, p. 4-5).
CADASTRO DE FORNECEDORES O cadastro de fornecedores tem as atribuições de qualificar o desempenho de fornecedores de materiais e serviços. No exercício de suas atividades, acompanha a evolução do mercado, subsidia as informações e tarefas do comprador e, fundamentalmente, efetua a manutenção dos dados cadastrais, inclusive pontuando cada fornecedor com méritos e deméritos, obtidos por meio da análise da atuação respectiva durante as fases de consulta e de fornecimento.
CADASTRO DE FORNECEDORES Analisando-se as premissas do tripé “qualidade-preço–prazo”, determina-se: Ter registrado fornecedores de produtos ou serviços de interesse efetivo ou potencial; Garantir fornecedores padrão acima do mínimo; Despertar o interesse do fornecedor em manter-se atualizado perante metas da empresa; Antecipar as necessidades de aquisição da empresa.
CADASTRO DE FORNECEDORES Tripé “qualidade-preço–prazo”: Cadastro de Fornecedores Qualidade Prazo Preço
CRITÉRIOS DE CADASTRAMENTO A quantidade de empresas mantidas no cadastro varia em função do número e da diversidade dos materiais consumidos. Então, se, por um lado, esse número não deve ser tão reduzido, o que poderá resultar em poucas alternativas de fornecimento, com riscos de aferições inadequadas e, conseqüentemente, compras a preços elevados, pro outro lado, não deve ser tão elevado, de forma a dificultar o estreito controle do desempenho dos fornecedores cadastrados.
CRITÉRIOS DE CADASTRAMENTO Nesse contexto, o cadastro deve pautar sua atuação no sentido de não ficar saturado, mantendo uma quantidade equilibrada e suficiente de fornecedores para todos os materiais utilizados, impedindo o registro de fornecedores que pouco ou nada têm a contribuir para o abastecimento da empresa.
PROCEDIMENTOS PARA CADASTRAMENTO Cada empresa adota procedimentos próprios para inclusão de fornecedores em seu rol, e obedecem geralmente a duas regras gerais: Fase inicial – análise preliminar: Análise social; Análise econômico-financeira; Análise Técnica preliminar. Fase final – análise complementar: Análise jurídica; Análise Técnica conclusiva.
ANÁLISE TÉCNICA CONCLUSIVA O formulário “Planilha de qualificação técnica” facilita a tabulação dos critérios anteriormente analisados, visando determinar a qualificação referente ao conceito técnico do fornecedor em análise.
PROCEDIMENTOS PARA CADASTRAMENTO
PROCEDIMENTOS PARA CADASTRAMENTO
PROCEDIMENTOS PARA CADASTRAMENTO APROVAÇÃO DO CADASTRO No preenchimento do formulário, dá-se notas/pesos da seguinte forma: Insatisfatório – 0 Satisfatório – 1 Bom – 2 Excelente – 3 Soma-se os pontos e classifica-se com segue abaixo: Não cadastrar – de 2 a 8 pontos; Recomendar medidas para nova avaliação – de 9 a 16 pontos; Cadastrar sem restrições – entre 17 e 24 pontos.
PROCEDIMENTOS PARA CADASTRAMENTO De posse dos dados coletados, elabora-se a análise, atribuindo-se o conceito técnico do fornecedor: deficiente, regular, bom e excelente. As empresas com conceito bom e excelente deverão ser cadastradas; as com conceito regular poderão vir a sê-lo, desde que atendam às exigências e superem as restrições; e as deficientes não deverão obter registro. Cumprida as formalidades, a empresa deve ser comunicada a respeito.
PROCEDIMENTOS PARA CADASTRAMENTO CLASSIFICAÇÃO DE FORNECEDORES As empresas cadastradas são classificadas consoante a classe de materiais de sua linha, de conformidade com os critérios estabelecidos pelo setor de compras, objetivando o inter-relacionamento entre fornecedores e grupos de materiais, originando, em conseqüência, os grupos de compra, que objetivam facilitar o processo de seleção de fornecedores para a concorrência.
SELEÇÃO DE FORNECEDORES PARA CONCORRÊNCIA CRITÉRIO DE SELEÇÃO A SEREM ADOTADOS: O fornecedor da última compra deve sempre ser indicado, exceto se desclassifica na avaliação de fornecedores; Não indicar fornecedores com atrasos na entrega superiores a 20%; Evitar concentração de consultas em grupos reduzidos de fornecedores; Priorizar as consultas aos fabricantes; Evitar fornecedores com baixo índice de cotação em seleções anteriores.
AVALIAÇÃO DE FORNECEDORES Os fornecedores devem ser constantemente e sistematicamente avaliados quanto ao desempenho de seus fornecimentos, por meio dos seguintes critérios: Desempenho comercial; Cumprimento de prazos de entrega; Qualidade do produto; Desempenho do produto em serviço.
AVALIAÇÃO DE FORNECEDORES DESEMPENHO COMERCIAL O fornecedor é avaliado sob os seguites aspectos: Coleta de preços: Índice de cotação ou respostas positivas á consultas; Obediência às condições gerais de fornecimento. Cumprimento das confições Contratuais: Condições de pagamento; Reajustes de preços; Preços propostos; Ética comercial.
AVALIAÇÃO DE FORNECEDORES CUMPRIMENTO DOS PRAZOS DE ENTREGA Oportunidade em que o fornecedor é avaliado quanto a: Cumprimento dos prazos de entrega; Presteza no atendimento de emergências. QUALIDADE DO PRODUTO Oportunidade em que o fornecedor é avaliado por meio da quantidade de devoluções efetuadas.
AVALIAÇÃO DE FORNECEDORES DESEMPENHO DO PRODUTO O fornecedore é avaliado por meio das ocorrências de desempenho insatisfatórios no serviço. Os cadastros coletados são processados e tabulados por meio de pontuações ponderadas, estabelecendo-se um “ranking” de fornecedores em função de seu desempenho, o que pode gerar, em casos negativos: Suspensão temporária; Exclusão do cadastro.
AVALIAÇÃO DE FORNECEDORES DESEMPENHO DO PRODUTO EM SERVIÇO As ocorrências significativas referentes as fornecedores do rol do cadastro devem ser apontadas em formulário adequado para aprovação superior e registro respectivo.
PROCEDIMENTOS PARA CADASTRAMENTO
CONCORRÊNCIA As compras devem ser formalizadas e, em conseqüência, devidamente documentadas, isentando de qualquer suspeita os fornecimentos de materiais à empresa. Assim, a decisão de uma compra requer a análise de vários fatores: o preço, a condição de pagamento e o prazo de entrega, necessitam ser obtidos fora da empresa e, sempre que necessário, o setor de compras efetua levantamento formal desses pormenores.
CONCORRÊNCIA Logo, a concorrência é o procedimento inicial para aquisição de materiais e serviços, por meio de consulta formal ao mercado, compreendendo a expedição de consulta aos fornecedores, abertura, análise e avaliação das propostas. Nesse contexto, torna-se evidente a necessidade de um documento comprobatório do fornecimento dessas informações, documento este conhecido por várias denominações, como: tomada de preços, cotação de preços, coleta de preços, etc...
MODALIDADE DE COLETA DE PREÇOS PELO GRAU DE URGÊNCIA: NORMAL – para reposição normal, com prazo para entrega compatível a obtenção das melhores condições comerciai; EM EMERGÊNCIA – necessidade de entrega em prazo incompatível para o trâmite normal. Lesivo a empresa, impede a prática da concorrência em sua plenitude. Majoração dos preços, dada a urgência.
MODALIDADE DE COLETA DE PREÇOS PELA DURAÇÃO DA CONTRATAÇÃO: MEDIANTE AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO – independente do grau de urgência, atua por autorização; LONGO PRAZO – aquisição de materiais regular necessários à empresa por determinado período de tempo, por meio de contrato de longo prazo.
DISPENSA DE CONCORRÊNCIA Admitida nos casos que se caracterizam por: Pequenos valores; Conveniência administrativa; Concorrência sem resposta; Concorrência com preços acima do mercado; Fornecedor exclusivo; Compra de imóvel.
DISPENSA DE CONCORRÊNCIA CONDIÇÕES GERAIS DA CONCORRÊNCIA O sucesso da concorrência está alicerçado em regras claras e precisas que norteiam o fornecedor a respeito dos critérios e condições para sua promoção, motivo pelo qual o verso do formulário em questão fica destinado à transcrição de tais regras norteadoras.
DISPENSA DE CONCORRÊNCIA CONDIÇÕES GERAIS DA CONCORRÊNCIA Assim, entre outros, devem ser citados: PREÇO – os preços unitários deverão ser cotados por item e incluir todas e quaisquer despesas e ônus. IPI não indicado na proposta, presume-se que está embutido no preço; Embalagens, quando necessário devem ser destacadas do preço total; Deverá ser indicado se o preço é reajustável ou fixado.
DISPENSA DE CONCORRÊNCIA CONDIÇÕES GERAIS DA CONCORRÊNCIA Assim, entre outros, devem ser citados: ALTERNATIVAS – cotações para materiais similares aos discriminados ou alternativas de execução dos serviços deverão ser apresentadas a parte, com todas as indicações necessárias a sua competente caracterização. Deverão ser cotados, preferencialmente, materiais de origem nacional. Se a cotação for para material nacionalizado, deverá constar obrigatoriamente sua procedência.
DISPENSA DE CONCORRÊNCIA CONDIÇÕES GERAIS DA CONCORRÊNCIA Assim, entre outros, devem ser citados: GARANTIA – o prenome deverá garantir o produto ou serviço contra defeitos de fabricação, de material ou de execução, por período mínimo adequado a cada situação. A garantia incluirá a reposição do material ou o retrabalho do serviço, sempre sem quaisquer ônus.
DISPENSA DE CONCORRÊNCIA CONDIÇÕES GERAIS DA CONCORRÊNCIA Assim, entre outros, devem ser citados: ACEITAÇÃO DO MATERIAL – a aceitação do material está condicionada à conferência de quantidade e de qualidade. Caso o material não seja aprovado, os encargos de frete e de seguro, de e volta, correrão por conta do fornecedor.
DISPENSA DE CONCORRÊNCIA CONDIÇÕES GERAIS DA CONCORRÊNCIA Assim, entre outros, devem ser citados: OUTRAS CONDIÇÕES – serão desclassificadas propostas sem prazo de entrega, manuscritas, sem assinatura, entregues fora do prazo estabelecido, c/ preços ilegíveis,sujeitos a qualquer tipo de confirmação posterior a critério do proponente, por ocasião da eventual encomenda ou entrega, ou ainda, que deixem de atender a quaisquer das exigências contidas nessas instruções.
DISPENSA DE CONCORRÊNCIA CONDIÇÕES GERAIS DA CONCORRÊNCIA Assim, entre outros, devem ser citados: OUTRAS CONDIÇÕES – ... É vedado anexar à proposta quaisquer “condições de venda” de comércio em geral; fica a critério da empresa julgar as propostas por item, assim como revogar essa concorrência; a abertura dos envelopes que contêm as propostas dar-se-á em reunião em local, data e horário indicados no anverso dessa coleta de preços.
DISPENSA DE CONCORRÊNCIA INFORMAÇÕES ADICIONAIS Preço-teto: É o preço máximo estipulado para aquisição. Vantagens – dispêndio pode ser previsto e induz a preços mais vantajosos; Desvantagens – mal formulado pode induzir a preços mais elevados e sequência de disso traz descrédito desta ferramenta.
DISPENSA DE CONCORRÊNCIA INFORMAÇÕES ADICIONAIS Preço-referência: Trata-se de preço mencionado como parâmetro, como segue: Último preço praticado; Informalmente repassado aos concorrentes durante a negociação.
ETAPAS DA CONCORRÊNCIA A concorrência é processada por meio das seguintes etapas: Montagem do processo; Estipulação de datas devolução / abertura; Expedição e endereçamento; Recepção das propostas dos fornecedores; Abertura; Avaliação; Negociação; Adjudicação.
PROPOSTA Para padronizar e facilitar os trâmites, a maioria das empresas adota a praxe de aceitar a proposta de fornecimento no formulário coleta de preços, objeto da concorrência. Estabelecidos os critérios da concorrência, por meio dos aspectos gerais, comerciais e técnicos, cada fornecedor participante apresenta sua respectiva proposta.
ASPECTOS DA PROPOSTA CONDIÇÕES COMERCIAIS - A proposta deverá conter clara e precisamente os seguintes itens: Preço; Prazo de entrega; Frete; Embalagem; Condições de pagamento; Descontos; Fórmula de reajuste de preços; Multas contratuais; Garantias; Assistência técnica.
ASPECTOS DA PROPOSTA CONDIÇÕES ESPECÍFICAS A proposta também deverá explicitar clara e precisamente a confirmação dos requisitos técnicos descritos na especificação de compra, ou, se for o caso, apresentar alternativas possíveis de fornecimento.
MODELO DE COLETA DE PREÇOS
AVALIAÇÃO DA CONCORRÊNCIA Abertos os envelopes que contêm as propostas, é necessário avaliar, analisar e proceder ao julgamento, elegendo o vencedor da concorrência, mediante a adoção dos critérios previamente definidos e conhecidos dos participantes.
QUADRO COMPARATIVO DOS RESULTADOS Para facilitar a avaliação e a eleição do vencedor da concorrência, o comprador utiliza o formulário quadro comparativo, que permite imediata visualização das condições mais importantes cotadas pelos fornecedores concorrentes. O quadro comparativo deve reservar espaço para o respectivo parecer do comprador quanto à concorrência.
QUADRO COMPARATIVO DOS RESULTADOS
Mauricio Rodrigues de Magalhães MBA em Logística Empresarial mauriciorodm@prof.sc.senac.br (48) 9669-0224