Gerência de comunicação Disciplina responsável por: Geração, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação e entrega das informações do projeto de forma adequada e no momento certo A comunicação envolve: Equipe, sponsor, parceiros, interessadas e cliente É uma das principais responsabilidades do GP A boa comunicação (plano e execução) é um dos fatores críticos de sucesso do projeto 8. Gerência de Comunicação – Slide 1

Processos da gestão de comunicação 8. Gerência de Comunicação – Slide 2

Relações entre processos 8. Gerência de Comunicação – Slide 3

8. Gerência de Comunicação – Slide 4 Conceitos Emissor: Aquele que gera (codifica) uma mensagem Receptor: Aquele que recebe (decodifica) uma mensagem Ruído: Interferências (obstáculos) na comunicação Feedback: Entendimento da mensagem recebida Meio físico: Verbal, escrita, formal, informal, e-mail, etc. Estilo de redação: Voz ativa ou passiva, estruturação do texto, etc. Técnicas de apresentação: Cative, envolva, apresente a questão, dê espaço para pensar e feche Técnicas de gestão de reuniões: Pauta, introdução, resolução de conflitos, consenso x votação e ata Ruído Emissor Mensagem Receptor Codificar Decodificar Ruído Feedback - Mensagem Decodificar Codificar Meio físico 8. Gerência de Comunicação – Slide 4

Planejamento das comunicações Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas Fatores ambientais da empresa Ativos de processos da empresa Declaração de Escopo PGP (Restrições e Premissas) Análise de requisitos de comunicação Tecnologia das comunicações P. G. das Comunicações O planejamento determina: quem precisa de qual informação, quando, como e quem deverá fornecê-la Feito no começo do projeto e revisado durante Ativos: Lições aprendidas e históricos Restrições: Membros em locais distintos, versões de software distintas 8. Gerência de Comunicação – Slide 5

8. Gerência de Comunicação – Slide 6 Plano de comunicação O resultado do processo é um plano contendo: Quais eventos serão comunicados Quem deverá gerar a comunicação para quem Meios e formatos utilizados na comunicação Qual a freqüência de geração da comunicação Prazos e pessoas para escalação de problemas Outras questões importantes para o projeto Fundamental: combinado com o cliente Ex: Evento Freqüência Responsável Audiência Relatório de Status Semanal GP G. Funcional Requisição de Mudança Eventual Interessado 8. Gerência de Comunicação – Slide 6

Distribuição das informações Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas P. Gestão das Comunicações Habilidades de comunicação Sistema de coleta e recuperação Métodos de distribuição Processo de lições aprendidas Ativos de processos atualizado Requisição de mudanças As habilidades fazem parte da gestão, dimensões: Escrita e oral, falar e ouvir, interna e externa (projeto), formal e informal, vertical e horizontal Métodos: reuniões, relatórios, e-mails, web, etc. Processo de lições aprendidas: Os erros devem ser corrigidos e servir de guias do caminho Ativos: lições, registros, relatórios, apresentações, etc. 8. Gerência de Comunicação – Slide 7

Relatório de desempenho Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas Informações sobre desempenho Medições de desempenho Previsão de término Medições de qualidade PGP (linha base) Mudanças aprovadas Entregas Ferramentas de apresentação Coleta e compilação de informações Reuniões de avaliação do andamento Sistemas de relatórios de horas Sistemas de relatórios de custos Relatório de desempenho Previsões (prazo e custos) Requisição de mudanças Ações corretivas recomendadas Ativos de processos atualizado Reuniões de avaliação têm freqüência diferentes: Exemplo: interna – semanal e cliente – mensal Relatório de desempenho (status): Um dos documentos mais importantes (deve ser combinado) Deve conter: realizações feitas, a fazer, % completo, riscos, previsões de conclusão e custos, mudanças e correções, etc. 8. Gerência de Comunicação – Slide 8

Gerenciar partes interessadas Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas P. G. das Comunicações Ativos de processos da empresa Métodos de comunicação Registros de problemas Problemas resolvidos Requisições de mudança aprovadas Ações corretivas aprovadas Ativos de processos atualizado PGP atualizado Processo que gere problemas de comunicação Registro de problemas: O que foi tratado, ações tomadas, resultados, lições Quando resolvidos: condições, negociações, etc. Mudanças e ações corretivas aprovadas 8. Gerência de Comunicação – Slide 9